Eine Lagerbestellung erstellen
Du erstellst eine Bestellung bei einem Lieferanten, um dein Lager aufzufüllen. Du gibst den Lieferanten, das Lager und die gewünschten Artikel mit Mengen ein. Nach dem Speichern kannst du das Bestelldokument erzeugen und per E-Mail versenden oder ausdrucken.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü und wähle Lager-Bestellungen.
- Klicke auf die Schaltfläche Bestellung hinzufügen (grünes Plus-Symbol).
Voraussetzungen
Du benötigst die Berechtigung zum Erstellen von Lagerbestellungen. Mindestens ein Lieferant und ein Lager müssen in deinem System angelegt sein.
So gehst du vor
Lieferant wählen: Im Fenster „Bestellung hinzufügen" klickst du auf das Feld Lieferant und suchst den Namen oder die Nummer des Lieferanten. Wähle ihn aus der Liste.
Lager festlegen: Wähle das Lager, in das die bestellten Artikel eingehen sollen. Das System bindet den Standort automatisch an das Lager – wechselst du später den Standort, werden alle bisherigen Positionen gelöscht.
Bestellung fortsetzen: Klicke Weiter, um die Bestellung zu speichern und zur Eingabe der Artikel zu gehen.
Artikel hinzufügen: Du hast mehrere Möglichkeiten:
- Klicke Artikel hinzufügen, wähle einen oder mehrere Artikel aus der Liste und bestätige.
- Nutze einen Barcode-Scanner: Scanne die Barcodes der Artikel direkt ein. Das System erkennt den Artikel und fügt ihn hinzu. Scannst du denselben Barcode zweimal, erhöht sich die Menge automatisch.
- Klicke Neuen Artikel erstellen, wenn ein Artikel noch nicht im System vorhanden ist. Nach der Erstellung wird er automatisch zur Bestellung hinzugefügt.
Menge eingeben: Trage für jeden Artikel die gewünschte Bestellmenge ein. Das System zeigt dir den aktuellen Lagerbestand und den Mindestbestand an, damit du gezielt nachbestellen kannst.
Optionale Notiz hinzufügen: Du kannst in der Spalte Notiz zusätzliche Informationen zu einer Position eintragen – etwa eine besondere Anforderung an den Artikel.
Position löschen: Wenn du einen Artikel nicht mehr brauchst, klicke das Papierkorb-Symbol in seiner Zeile.
Speichern: Klicke Speichern, um deine Eingaben zu sichern. Du kannst die Bestellung danach noch bearbeiten.
Bestellung abschließen: Sobald du mindestens einen Artikel hinzugefügt hast, klicke Bestellung abschließen. Das System fragt dich um Bestätigung, setzt das Bestelldatum und öffnet daraufhin ein Fenster zur Dokumentverwaltung.
Bestelldokument versenden: Wähle eine der beiden Optionen:
- An E-Mail senden: Das Bestelldokument wird direkt an die E-Mail-Adresse des Lieferanten verschickt.
- Drucken: Das Bestelldokument wird zum Ausdrucken geöffnet.
Sobald du eine Option wählst, schließt sich das Fenster und die Bestellung ist vollständig erstellt.
Aufbau der Bestellung
Lieferant: Wer beliefert dich. Pflichtfeld.
Lager: Wohin die bestellten Artikel kommen. Pflichtfeld.
Standort: Der Standort ist an das gewählte Lager gebunden. Wenn du den Standort wechselst, werden alle erfassten Positionen entfernt – das System fragt dich um Bestätigung, bevor es geschieht.
Bestelldatum: Das Datum wird automatisch beim Abschließen der Bestellung gesetzt. Danach kannst du die Bestellung nicht mehr bearbeiten.
Positionen (Registerkarte): Eine Tabelle mit allen Artikeln der Bestellung. Jede Zeile zeigt die Artikelnummer, die Herstellernummer (falls vorhanden), den Artikel-Namen, die eingegeben Menge, das Ziellager, wer die Position hinzugefügt hat und eine optionale Notiz.
Informationen (Registerkarte): Übersicht der Bestelldaten (Lieferant, Lager, Standort).
Was danach passiert
Sobald du die Bestellung abschließt, wird ein Bestelldokument erzeugt. Du entscheidest, wie das Dokument verschickt wird – per E-Mail oder zum Drucken. Die Bestellung ist dann gespeichert und wird in der Bestellübersicht angezeigt.
Später kannst du den Wareneingang aus dieser Bestellung verbuchen, um zu erfassen, welche Artikel du erhalten hast.
Du kannst auch eine erstellte Bestellung öffnen, um sie anzusehen oder das Bestelldokument erneut zu versenden – siehe Bestellung versenden.
Tipps und Hinweise
Barcode-Scanner: Der Scanner funktioniert nur, wenn mindestens ein Artikel in der Bestellung vorhanden ist. Füge zuerst manuell einen Artikel hinzu oder erstelle einen neuen.
Bestandsverfolgung aktivieren: Wenn du einen Artikel scannst, dessen Bestandsverfolgung deaktiviert ist, wird dir eine Frage gestellt. Wähle Ja, um die Verfolgung jetzt zu aktivieren – dann wird der Artikel zur Bestellung hinzugefügt.
Artikel nicht gefunden: Wenn ein gescannter Barcode nicht im System existiert, kannst du den Artikel direkt anlegen. weboffice ordnet ihn deinem Standort zu.
Bestellung abschließen: Nach dem Abschließen ist das Bestelldatum gesetzt und die Bestellung für weitere Bearbeitungen gesperrt – du kannst Artikel nicht mehr hinzufügen oder entfernen. Speichere daher vorher, wenn du noch unsicher bist.
Standortwechsel: Wenn du während der Bearbeitung den Standort wechselst, werden alle bereits erfassten Positionen gelöscht. Das System warnt dich davor.