Eine E-Mail-Kampagne planen

Du planst hier eine E-Mail-Kampagne: du gibst einen Betreff und Text ein, wählst eine Zielgruppe aus Kontakten und legst fest, wann die E-Mail versendet werden soll. Du kannst die Kampagne auch als Entwurf speichern und später ändern, oder sie direkt zur Versendung freigeben.

So kommst du hierher

1. Klicke in der Seitenleiste auf Web.Office.Marketing
2. Wähle die Registerkarte Zielgruppen
3. In der Liste deiner Zielgruppen findest du oben eine Schaltfläche zum Erstellen einer neuen Kampagne

Oder du öffnest eine bestehende Kampagne, um sie zu bearbeiten: wechsle zur Registerkarte Kampagnen oder Kampagnen-Verlauf und öffne die Kampagne aus der Liste.

Voraussetzungen

• Du benötigst das Recht „Marketing verwalten"
• Es muss mindestens eine Zielgruppe mit Kontakten vorhanden sein

So gehst du vor

1. Kampagnentitel: Trage eine aussagekräftige Bezeichnung ein, unter der du die Kampagne wiederfindest.

2. Zielgruppe: Wähle die Gruppe von Kontakten aus, die die E-Mail erhalten sollen. Neben dem Namen siehst du auch, zu welchem Profit-Center die Gruppe gehört.

3. Betreff: Trage die Betreffzeile ein – das ist das erste, das deine Empfänger sehen.

4. E-Mail-Text: Schreibe die Nachricht. Du kannst folgende Platzhalter einfügen, die sich für jeden Empfänger automatisch füllen:

   • [VORNAME] – wird durch den Vornamen des Empfängers ersetzt
   • [NACHNAME] – wird durch den Nachnamen ersetzt
   • [LINK] – wird durch einen Buchungslink mit Tracking-Parametern ersetzt

   Wenn du die E-Mail mit künstlicher Intelligenz verfassen lassen möchtest, klicke auf das Zauberstab-Symbol neben dem Textfeld.

5. Entwurf: Schalte diese Option EIN, wenn du die Kampagne noch nicht versenden möchtest. So kannst du sie später weiterbearbeiten. Wenn du die Option ausschaltest, musst du danach noch ein Sendedatum und eine Uhrzeit festlegen.

6. Sendedatum und Uhrzeit (nur wenn Entwurf ausgeschaltet ist):

   • Sendedatum: Wähle den Tag, an dem die E-Mail versendet werden soll. Das kann heute sein oder ein zukünftiges Datum
   • Uhrzeit: Lege die genaue Uhrzeit fest (Voreinstellung: 09:00 Uhr)

7. Während du den Text eingibst, siehst du auf der rechten Seite eine Vorschau, wie die E-Mail für deine Empfänger aussieht. Platzhalter wie [VORNAME] werden hier mit Beispieldaten angezeigt.

8. Klicke Speichern.

   • Wenn du einen Entwurf speicherst, erscheint die Meldung „Entwurf wurde gespeichert."
   • Wenn du eine aktive Kampagne mit Sendedatum speicherst, zeigt das System „Kampagne wurde erfolgreich geplant." – die E-Mail wird dann zu der festgelegten Zeit automatisch versendet

Das Fenster schließt sich, und du kehrst zur Übersicht zurück.

Aufbau des Eingabefensters

Das Fenster teilt sich bei E-Mail-Kampagnen in zwei Spalten:

Linke Spalte – Kampagneneinstellungen und Inhalt:

• Kampagne: Hier trägst du Titel, Zielgruppe und Entwurfs-Status ein. Wenn die Kampagne nicht als Entwurf gespeichert wird, erscheinen zusätzlich Sendedatum und Uhrzeit
• E-Mail-Inhalt: Betreff und Nachrichtentext. Über das Textfeld kannst du Platzhalter einfügen oder einen KI-generierten Text erstellen

Rechte Spalte – E-Mail-Vorschau:

• Zeigt dir die Nachricht so an, wie sie der Empfänger sieht. Die Vorschau aktualisiert sich mit jedem Zeichen, den du eingibst
• Wenn das Feld noch leer ist, siehst du einen Hinweis zum Eingeben von Text

Was danach passiert

Deine gespeicherte Kampagne findest du in den Registerkarten wieder:

• Entwürfe erscheinen unter Zielgruppen – dort kannst du sie jederzeit noch bearbeiten oder löschen
• Geplante Kampagnen (mit Sendedatum) stehen unter Kampagnen und werden automatisch zu ihrer Zeit versendet
• Versendete Kampagnen siehst du später unter Kampagnen-Verlauf, wo du auch siehst, wie viele E-Mails angekommen sind

Um eine Entwurfskampagne sofort zu versenden statt sie zu planen, siehe Kampagnen versenden.

Tipps und Hinweise

• Zielgruppe einrichten: Wenn du noch keine Zielgruppe hast oder eine anpassen möchtest, wechsle zur Registerkarte Zielgruppen – siehe Zielgruppe einrichten
• SMS statt E-Mail: Für Kurznachrichten nutze SMS-Kampagne planen
• Pflichtfelder: Kampagnentitel, Zielgruppe und (bei aktiven Kampagnen) Betreff müssen immer gefüllt sein – sonst zeigt das System eine Warnung
• Zeitzone: Das Sendedatum und die Uhrzeit basieren auf der Zeitzone deines weboffice-Kontos