Ein Formular erstellen

Du erstellst eine Formularvorlage, in die Kunden oder Mitarbeiter später ihre Daten eintragen können. Das fertige Formular kannst du dann freigeben und die eingefüllten Antworten verwalten.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle Formulare → Alle.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Formularverwaltung. Es gibt keine besonderen Voraussetzungen, um ein neues Formular anzulegen.

Aufbau der Übersicht

Die Seite zeigt alle ausgefüllten Formulare in einer Tabelle. Oben rechts findest du einen Schalter zum Anzeigen erledigter Formulare. Wenn noch keine Formulare vorhanden sind, wird dir ein Hinweis mit der Schaltfläche Formular erstellen gezeigt.

So gehst du vor

1. Klicke auf Formular erstellen.

   Ein Eingabefenster öffnet sich mit dem Editor für die Formulardefinition. Der Bereich zeigt links einen Baum mit dem Formular und seinen Seiten, rechts die Detailansicht.

2. Beginne oben rechts im Bereich Formular mit grundlegenden Angaben:

   • Formularname: Ein Name, unter dem du das Formular wiederfindest und der den Nutzern angezeigt wird.
   • Standort: Der Standort, dem das Formular zugeordnet wird. Dieser ist relevant für die Empfänger von Einreichungen (falls du später bestimmte Empfänger festlegst).
   • Beschreibung: Eine optionale Kurzbeschreibung des Formulars.
   • Formulareinleitung: Ein optionaler Text, den Nutzer sehen, bevor sie das Formular ausfüllen. Du kannst hier z. B. erklären, worum es geht.

3. Lege fest, wer die ausgefüllten Formulare erhalten soll:

   Im Feld Empfänger der Einreichungen kannst du gezielt Mitarbeiter auswählen, die eine Benachrichtigung bekommen, wenn das Formular eingereicht wird. Ohne Auswahl gehen die Einreichungen an alle Mitarbeiter des Standorts mit E-Mail-Adresse.

4. Erstelle die erste Seite des Formulars:

   Klicke im Baum auf das +-Symbol neben „Formulare", um eine neue Seite hinzuzufügen. Trage einen Seitenname ein. Eine optionale Beschreibung hilft den Nutzern. Wenn das Formular aus mehreren Seiten besteht, kannst du auch einen Abschlusstext hinterlegen, der nach dieser Seite gezeigt wird.

5. Füge Felder zur Seite hinzu:

   Klicke im Baum auf das +-Symbol neben der Seite, um ein Feld hinzuzufügen. Der Editor zeigt dann die Felddetails:

   • Feldbezeichnung: Der Text, den der Nutzer sieht.
   • Feldtyp: Wähle aus, welche Art von Eingabe das Feld erwartet (z. B. Text, Nummer, Auswahlfeld, Datei-Upload, Kontakt-Auswahl).
   • Platzhalter: Ein Hinweistext im leeren Feld (bei den meisten Feldtypen).
   • Pflichtfeld: Wenn du den Schalter aktivierst, muss der Nutzer dieses Feld ausfüllen.

   Für spezielle Feldtypen gibt es zusätzliche Einstellungen:

   • Zahl: Minimalwert und Maximalwert
   • Text: Mehrzeiligkeit, minimale und maximale Länge
   • Auswahlfeld / Radiobuttons / Kartenwahl: Optionen hinzufügen (hier kannst du auch Bilder hochladen)

6. (Optional) Bedingungen einrichten:

   Wenn ein Feld oder eine Seite nur unter bestimmten Bedingungen sichtbar sein soll, öffne die Registerkarte Bedingung und aktiviere „Bedingung aktivieren". Du kannst dann festlegen, von welchen anderen Feldwerten die Anzeige abhängt. Weitere Informationen dazu findest du unter Felder und Bedingungen.

7. Wiederhole die Schritte 5 und 6 für alle weiteren Felder und Seiten, die dein Formular braucht.

8. Speichere das Formular:

   Klicke auf Speichern. Das Formular ist jetzt als Vorlage hinterlegt und kann ausgefüllt werden.

Was danach passiert

Dein Formular ist erstellt und wird in der Übersicht aufgelistet. Sobald Kunden oder Mitarbeiter das Formular ausfüllen und einreichen, erscheinen die ausgefüllten Versionen in der Formular-Übersicht. Du kannst sie dann ansehen, als PDF ausdrucken oder als erledigt markieren. Weitere Informationen zur Verwaltung von eingefüllten Formularen findest du unter Formulare/Alle - weitere Fenster und Dialoge.

Das Formular kann jederzeit bearbeitet werden – öffne es aus der Liste der Formulardefinitionen und nimm deine Änderungen vor.

Tipps und Hinweise

• Denke über die Reihenfolge der Felder nach: Sie sollte für den Nutzer logisch sein.
• Nutze Bedingungen sparsam: Ein komplexes Formular mit vielen Bedingungen kann verwirrend wirken.
• Teste dein Formular, bevor du es freigibst – füll es selbst aus und schau, wie es aussieht.
• Wenn du mehrere Seiten hast, kannst du den Abschlusstext nutzen, um den Nutzer zu leiten (z. B. „Bitte fahren Sie auf der nächsten Seite fort").