Boards erstellen und ändern
Hier erstellst und bearbeitest du Kanban-Boards, mit denen dein Team Aufgaben und Projekte visuell organisiert. Du legst fest, welche Spalten (Statusse) das Board haben soll, wer es sehen darf und welche Standorte und Kunden es betreffen.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Aufgaben > Verwaltung
- Du landest auf der Seite der Board-Verwaltung
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht zur Board-Verwaltung. Es gibt keine weiteren Voraussetzungen.
So gehst du vor
Ein neues Board anlegen
Öffne die Übersicht der Boards (siehe oben)
Klicke auf die Schaltfläche zum Hinzufügen eines neuen Boards
Trage die Grunddaten ein:
- Name: Gib eine Bezeichnung ein, unter der dein Team das Board erkennt (erforderlich)
- Icon: Wähle ein Symbol, das das Board in der Übersicht kennzeichnet (optional)
- Standorte: Wähle einen oder mehrere Standorte aus. Nur Mitarbeiter dieser Standorte können auf das Board zugreifen (erforderlich, es sei denn, es handelt sich um ein Support-Board)
- Sichtbar für: Wähle die Mitarbeiter aus, denen das Board angezeigt werden soll (erforderlich)
- Kunde: Wähle einen Kunden aus, falls das Board für Kundenaufgaben gedacht ist (optional, nicht verfügbar für Support-Boards)
Lege die Spalten (Statusse) des Boards fest:
- Klicke auf Hinzufügen, um eine neue Spalte zu erstellen
- Gib ein:
- Name: Der Status, z. B. „Offen", „In Bearbeitung" oder „Erledigt"
- Icon: Ein Symbol für die Spalte (optional)
- Farbe: Eine Farbe zur visuellen Unterscheidung (optional)
- Beschreibung: Ein erklärungstext für die Spalte (optional)
- Bestätige mit Speichern
- Wiederhole dies für alle Spalten, die du brauchst
Ordne die Spalten in der richtigen Reihenfolge an:
- Nutze die Pfeile Nach oben und Nach unten neben jeder Spalte
- Die obere Spalte ist der Anfangsstatus, die untere der Endstatus
Klicke auf Speichern, um das Board anzulegen
Ein bestehendes Board ändern
- Öffne die Übersicht der Boards
- Klicke auf das Board, das du ändern möchtest
- Ändere die Grunddaten wie beim Anlegen (siehe oben)
- Für die Spalten kannst du:
- Eine neue Spalte hinzufügen: Klicke auf Hinzufügen und folge den Schritten unter „Ein neues Board anlegen"
- Eine Spalte bearbeiten: Doppelklick auf die Spalte oder klicke auf das Bearbeiten-Symbol
- Eine Spalte entfernen: Klicke auf das Löschen-Symbol und bestätige
- Die Reihenfolge ändern: Nutze die Pfeile nach oben und unten
- Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu sichern
Aufbau der Verwaltungsseite
Die Seite zeigt dir eine Übersicht aller Boards. Jedes Board wird mit seinem Namen, Icon und den zugeordneten Informationen angezeigt. Von hier aus kannst du ein Board öffnen, um es zu bearbeiten.
Das Bearbeitungsfenster ist in zwei Bereiche eingeteilt:
Daten: Hier legst du Name, Icon, Standorte, sichtbare Mitarbeiter und Kunde fest.
Status-Übersicht: Hier verwaltest du die Spalten des Boards. Jede Spalte zeigt ihren Namen, das Icon und die Farbe. Mit den Schaltflächen neben jeder Spalte kannst du sie verschieben, bearbeiten oder löschen.
Was danach passiert
Das Board wird gespeichert und ist sofort einsatzbereit. Die Mitarbeiter, die du unter „Sichtbar für" ausgewählt hast, können es jetzt im Modul Aufgaben öffnen und Aufgaben in die Spalten eintragen.
Du kannst das Board jederzeit wieder ändern – neue Spalten hinzufügen, bestehende umbenennen oder löschen.
Wenn du neue Aufgaben im Board organisieren möchtest, öffne das Board und lege Aufgaben an oder arbeite bestehende Aufgaben ab.
Tipps und Hinweise
- Support-Boards: Sind diese gekennzeichnet, kannst du Standort und Kunde nicht ändern. Diese Boards sind für interne Support-Aufgaben reserviert.
- Spaltenreihenfolge: Die Reihenfolge der Spalten bestimmt den Workflow – ordne sie in der Reihenfolge an, in der Aufgaben normalerweise bearbeitet werden.
- Sichtbarkeit regeln: Indem du einzelne Mitarbeiter unter „Sichtbar für" auswählst, sorgst du dafür, dass jeder nur die Boards sieht, die für seine Arbeit relevant sind.
- Gelöschte Spalten: Wenn du eine Spalte löschst, werden Aufgaben in dieser Spalte nicht gelöscht – sie bekommen einen anderen Status zugeordnet.