Bestellungen aus Bestellvorschlägen anlegen

Du siehst auf einen Blick, welche Artikel unter dem Meldebestand liegen oder von Kunden angefragt wurden. Aus diesen Vorschlägen erstellst du automatisch Bestellungen bei deinen Lieferanten – gruppiert nach Lieferant und Lagerort.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Lager, dann Bestellvorschlag.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zum Anzeigen von Lagerbeständen. Für die Bestellungen selbst ist Schreibzugriff auf Bestellungen erforderlich.

So gehst du vor

Überblick prüfen: Du siehst eine Liste mit allen Artikeln, deren Lagerbestand unter dem Meldebestand liegt. Die Spalte Letzte Bewegung zeigt dir, wann der Artikel zuletzt verkauft oder entnommen wurde. So erkennst du, welche Artikel wirklich nachgeordert werden sollten.
Bestellungen anlegen anklicken. Ein Eingabefenster öffnet sich, in dem du siehst, welche Artikel du bestellen kannst.
Artikel filtern (optional):
- Aktiviere Zeige Bestellvorschläge, um nur Artikel mit zu niedrigem Bestand anzuzeigen.
- Aktiviere Zeige Kundenbestellungen, um zusätzlich Artikel zu sehen, die von Kunden angefragt wurden.
Für jeden Artikel die Bestellmenge eintragen: Gib in der Spalte Bestellmenge ein, wie viele Stück du bestellen möchtest. Während du eingibst, wird automatisch berechnet, wie viele Bestellungen sich daraus ergeben – diese Zahl steht in Klammern auf der Schaltfläche Bestellungen anlegen.
Lieferant zuweisen: Wähle in der Spalte Lieferant aus, von wem du den Artikel bestellen möchtest. Wenn ein Artikel nur einen möglichen Lieferanten hat, wird dieser automatisch vorausgewählt.
- Wenn kein passender Lieferant in der Liste steht, klicke auf Lieferant zuweisen und füge einen hinzu.
Bestellungen anlegen anklicken. Ein Bestätigungsfenster fragt, ob du die Bestellungen wirklich erstellen möchtest.
Bestätigen: Klicke Ja. Die Bestellungen werden sofort erstellt und automatisch nach Lieferant gruppiert. weboffice öffnet die Übersicht der neuen Bestellungen und du siehst deine erstellten Einträge mit dem Status Entwurf.

Aufbau der Seite

Bestellvorschlag-Liste: Zeigt alle Artikel mit Bestand unterhalb des Meldebestands:

Artikelnummer: Die interne Nummer des Artikels
Artikel: Der Name des Artikels (Klick führt zu den Artikeldetails)
Meldebestand: Die Menge, ab der der Artikel nachgeordert werden sollte
Zielbestand: Die Menge, auf die der Artikel aufgefüllt werden sollte
Lagerbestand: Die Anzahl, die aktuell im Lager liegt
Lager: In welchem Lager der Artikel lagert
Letzte Bewegung: Wann der Artikel zuletzt verkauft oder entnommen wurde
Lagerwert EK: Der Wert des Lagerbestands zu Einkaufspreisen
Lagerwert VK: Der Wert des Lagerbestands zu Verkaufspreisen

Eingabefenster „Positionen für Bestellungen auswählen":

Zeige Bestellvorschläge: Schalter – aktiviert, wenn du Artikel mit niedrigem Bestand sehen möchtest
Zeige Kundenbestellungen: Schalter – aktiviert, wenn du von Kunden angeforderte Artikel einbeziehen möchtest
Bestellmenge: Eingabefeld für die Anzahl der Stücke pro Artikel
Lieferant: Auswahlfeld für den Lieferanten; Lieferant zuweisen öffnet ein Eingabefenster, um einen Lieferanten hinzuzufügen
Bestellungen anlegen: Schaltfläche, die die eingegebenen Positionen in einzelne Bestellungen umwandelt. Die Anzahl in Klammern zeigt, wie viele Bestellungen entstehen

Was danach passiert

Die neuen Bestellungen werden erstellt und nach Lieferant gruppiert. Du landest in der Bestellungsübersicht und siehst deine neuen Einträge dort mit Status Entwurf. Jede Bestellung wartet auf deine Freigabe – dazu öffnest du sie, prüfst die Positionen und gibst sie frei. Sobald eine Bestellung freigegeben ist, kannst du sie drucken und an den Lieferanten versenden.

Siehe auch Bestellungen verwalten und Bestellungen versenden.

Tipps und Hinweise

Lieferant fehlt? Wenn ein Artikel keinen zugewiesenen Lieferanten hat und du eine Bestellmenge eingibst, schlägt das System vor dem Anlegen Alarm – du musst erst einen Lieferanten auswählen.
Automatische Zuordnung: Wenn ein Artikel nur einen Lieferanten hat, wird dieser bereits beim Öffnen des Eingabefensters automatisch eingetragen. Das spart dir Zeit.
Bestellmenge auf 0 setzen: Klick auf das Papierkorb-Symbol neben einem Artikel, um die eingetragene Menge zu löschen. Die Bestellung wird dann nicht angelegt.
Kundenbestellungen prüfen: Wenn du Zeige Kundenbestellungen aktivierst, siehst du zusätzlich, von welchen Kunden die Artikel angefordert wurden. Das hilft dir, Lieferverzögerungen zu priorisieren.