Bestellung per E-Mail versenden
Hier versendest du eine Lagerbestellung per E-Mail an den Lieferanten. Du kannst die E-Mail-Daten anpassen, eine Kopie an dich selbst senden und entscheiden, ob die E-Mail-Adresse beim Lieferanten gespeichert werden soll.
Voraussetzungen
- Eine Lagerbestellung muss erstellt sein
- Das Bestelldokument wurde automatisch generiert
- Eine E-Mail-Adresse sollte beim Lieferanten hinterlegt sein
- Du benötigst eine funktionierende E-Mail-Konfiguration
Aufbau der Seite
E-Mail-Formular
Das Formular enthält alle wichtigen E-Mail-Einstellungen:
Empfänger-Daten
- E-Mail-Adresse: Ziel-E-Mail-Adresse des Lieferanten
- Automatische Übernahme: Wird aus Lieferanten-Stammdaten geladen
- Bearbeitbar: Kann für diese E-Mail angepasst werden
E-Mail-Inhalt
- Betreff: Automatisch generiert mit Bestellnummer
- E-Mail-Text: Vorgefertigter Text, anpassbar
- Standard-Text: Höflicher Geschäftstext mit Bestellbezug
- Anhang: Bestelldokument wird automatisch angehängt
Versand-Optionen
- Kopie an sich selbst: Test-E-Mail an eigene Adresse
- E-Mail speichern: Entscheidung über Speicherung beim Lieferanten
- Größe: Dokumentengröße wird angezeigt
Schaltflächen
- Test-E-Mail senden: Sendet eine Kopie an deine eigene Adresse
- E-Mail versenden: Sendet die finale E-Mail an den Lieferanten
So arbeitest du mit dieser Seite
E-Mail-Daten prüfen und anpassen
- Kontrolliere die E-Mail-Adresse des Empfängers
- Prüfe den Betreff (meist automatisch korrekt)
- Lies den E-Mail-Text durch
- Passe den Text bei Bedarf an:
- Füge persönliche Anrede hinzu
- Ergänze spezielle Lieferwünsche
- Ändere Höflichkeitsformeln
Test-E-Mail versenden
- Klicke auf Test-E-Mail senden
- Eine Kopie wird an deine eigene E-Mail-Adresse gesendet
- Prüfe in deinem E-Mail-Programm:
- Ist die E-Mail angekommen?
- Ist das Bestelldokument korrekt angehängt?
- Ist der Text richtig formatiert?
- Kehre zum Versand-Fenster zurück
Finale E-Mail versenden
- Stelle sicher, dass alle Daten korrekt sind
- Entscheide über die E-Mail-Speicherung:
- Speichern: E-Mail-Adresse wird beim Lieferanten hinterlegt
- Nicht speichern: Nur für diesen Versand verwenden
- Klicke auf E-Mail versenden
- Bestätige den Versand im Bestätigungsfenster
- Die E-Mail wird sofort versendet
E-Mail-Speicherung entscheiden
Neue E-Mail-Adresse
Wenn der Lieferant noch keine E-Mail-Adresse hat:
- Das System fragt automatisch nach Speicherung
- Ja: E-Mail wird in Lieferanten-Stammdaten übernommen
- Nein: Nur für diesen Versand verwenden
Geänderte E-Mail-Adresse
Wenn du eine andere E-Mail-Adresse eingegeben hast:
- Das System erkennt die Änderung
- Speichern: Überschreibt die bisherige Adresse
- Nicht speichern: Behält die alte Adresse bei
E-Mail-Text anpassen
Standard-Text enthält:
- Höfliche Anrede
- Verweis auf die Bestellung im Anhang
- Dankesformel
- Geschäftsgruß
Mögliche Anpassungen:
- Persönliche Anrede mit Namen
- Spezielle Lieferwünsche oder -termine
- Zusätzliche Kontaktinformationen
- Projektbezogene Hinweise
Tipps und Hinweise
- Nutze die Test-E-Mail-Funktion bei wichtigen Bestellungen
- Prüfe die E-Mail-Adresse sorgfältig auf Tippfehler
- Verwende professionelle und höfliche Formulierungen
- Speichere korrekte E-Mail-Adressen für zukünftige Bestellungen
- Dokumentiere den Versandzeitpunkt für deine Unterlagen
- Bei kritischen Bestellungen folge telefonisch nach
- Prüfe regelmäßig deinen Spam-Ordner auf Antworten
- Bewahre eine Kopie der gesendeten E-Mail auf