Bestellung bei Lieferanten aufgeben

Du erstellst eine neue Bestellung für einen Lieferanten, fügst die gewünschten Artikel mit Mengen hinzu und schickst das Bestelldokument ab – per E-Mail oder zum Drucken. Nach der Bestellung kannst du den Eingang der Waren mit Wareneingang aus Bestellung buchen.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Lager > Bestellungen. Klicke auf die grüne Schaltfläche Neue Bestellung, um eine neue Bestellung zu starten.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Die Bestellung wird automatisch deinem Standort zugeordnet.

Aufbau des Fensters

Das Bestellfenster besteht aus zwei Schritten. Der erste Schritt (Informationen) zeigt die grundlegenden Daten: Lieferant, Standort und Notizen. Der zweite Schritt (Positionen) ist eine Tabelle mit den bestellten Artikeln, ihren Mengen und den Lagern, aus denen sie berechnet werden.

So gehst du vor

1. Lieferant wählen: Im Auswahlfeld Lieferant klickst du auf die blaue Schaltfläche und suchst deinen Lieferanten. Bestätige die Auswahl.

2. Standort überprüfen: Das Feld Zielager ist automatisch auf deinen Standort gesetzt. Du kannst es ändern, wenn die Bestellung für ein anderes Lager bestimmt ist.

3. Notiz eintragen (optional): Im Feld Notiz kannst du eine interne Bemerkung hinzufügen, z. B. für besondere Anforderungen.

4. Klicke auf Weiter, um zum Schritt der Bestellpositionen zu wechseln. Das Fenster bleibt offen; der Überblick wechselt zur Bestelltabelle.

5. Artikel hinzufügen: Klicke auf Artikel hinzufügen. Ein Auswahlfeld öffnet sich, in dem du nach Artikeln suchst. Markiere alle Artikel, die du bestellen möchtest, und bestätige die Auswahl. Die Artikel werden der Bestellung hinzugefügt.

   • Alternativ kannst du mit einem Barcode-Scanner die Artikel direkt einscannen. Mit jedem Scan wird die Menge um 1 erhöht. Wenn der Artikel bereits in der Bestellung ist, wird die Menge erhöht.
   • Wenn du einen neuen Artikel anlegen möchtest, der noch nicht im System vorhanden ist, klickst du auf Neuen Artikel erstellen.

6. Menge eintragen: In der Spalte Menge gibst du ein, wie viel von jedem Artikel du bestellen möchtest. Die Eingabe wird automatisch gespeichert, sobald du das Feld verlässt.

7. Notiz zu einer Position (optional): In der Spalte Notiz kannst du eine Anmerkung zu einem einzelnen Artikel hinzufügen, z. B. spezielle Anforderungen oder eine Bestellnummer des Lieferanten.

8. Position löschen (falls nötig): Klicke auf das Papierkorb-Symbol am Ende einer Zeile, um einen Artikel aus der Bestellung zu entfernen. Der System fragt zur Bestätigung nach.

9. Klicke auf Speichern, um die eingegebenen Daten zu sichern. Die Bestellung bleibt offen, sodass du noch weitere Änderungen vornehmen kannst.

10. Bestellung abschließen: Klicke auf Bestellung abschließen, sobald alle Artikel erfasst sind. Ein Bestätigungsfenster fragt nach.

    • Es muss mindestens ein Artikel eingetragen sein.
    • Nach der Bestätigung wird ein Bestelldokument erstellt und ein Fenster öffnet sich mit zwei Optionen:

11. Bestelldokument versenden:

    • Klicke auf An E-Mail senden, um das Dokument direkt an den Lieferanten zu mailen. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem du die Empfängeradresse eingeben kannst.
    • Oder klicke auf Drucken, um das Bestelldokument zum Ausdrucken zu öffnen (z. B. zum Faxen oder zur Archivierung).

Die Bestellung ist nun abgeschlossen und der Status geändert. Du findest sie in der Liste Alle Bestellungen unter dem Reiter Bestellungen wieder.

Was danach passiert

Nach dem Abschließen ist die Bestellung nicht mehr änderbar – es sei denn, sie wurde noch nicht vom Lieferanten beantwortet. Die Bestellung erhält automatisch ein Bestelldatum. Das Bestelldokument wird gespeichert und kann später jederzeit erneut gedruckt oder versendet werden.

Wenn die bestellte Ware ankommt, buche den Wareneingang mit Wareneingang aus Bestellung. Das System ordnet die angekommenen Mengen automatisch den offenen Bestellpositionen zu.

Brauchst du eine Zusammenfassung offener Bestellungen oder einen Überblick über den Status deiner Bestellungen? Sieh dir die Bestellungen verwalten an.

Tipps und Hinweise

• Barcode-Scanning ist schneller: Wenn deine Artikel mit EAN-Codes gekennzeichnet sind, sparst du Zeit durch das direkte Einscannen statt manueller Suche.
• Standort vor dem ersten Speichern überprüfen: Wenn du den Standort nach der ersten Position wechselst, werden alle bereits eingegebenen Positionen automatisch gelöscht – du musst sie neu hinzufügen.
• Bestandsinformationen nutzen: In der Positionstabelle siehst du den aktuellen Bestand und Mindestbestand, falls konfiguriert. So erkennst du, wie viel Nachbestellung sinnvoll ist.
• Änderungen nach dem Abschließen: Ist die Bestellung bereits beantwortet oder teilweise eingegangen, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. Wende dich in diesem Fall an den Support oder erstelle eine Umlagerung.