Bankbewegung einer Eingangsrechnung zuordnen

Du verknüpfst eine Kontobewegung mit einer oder mehreren Eingangsrechnungen. Das brauchst du, wenn eine Zahlung eingegangen ist und du dokumentieren möchtest, welche Rechnung(en) damit beglichen wurden.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü und wähle Buchhaltung > Bankkonten.
2. Klick auf das Bankkonto, auf dem die Bewegung verzeichnet ist.
3. Du siehst die Liste der Kontobewegungen. Hier kannst du eine neue erfassen oder eine vorhandene bearbeiten.

Voraussetzungen

• Du brauchst Zugriff auf die Buchhaltung.
• Es müssen bereits Eingangsrechnungen eingegeben sein, die du zuordnen möchtest.

So gehst du vor

Neue Bewegung erfassen oder vorhandene bearbeiten

1. Klick auf Hinzufügen, um eine neue Kontobewegung zu erfassen – oder doppelklick auf eine vorhandene Zeile, um sie zu bearbeiten.

   Ein Fenster öffnet sich mit den Bewegungsdaten:

2. Trage die Grundinformationen ein:

   • Datum: Der Tag der Buchung
   • Empfänger: Name des Geschäftspartners, von dem die Zahlung kommt oder an den sie geht
   • Empfänger-IBAN: IBAN des Geschäftspartners (optional)
   • Betrag: Der Zahlungsbetrag
   • Verwendungszweck: Beschreibung der Bewegung, z. B. Rechnungsnummer oder Projektkürzel

Rechnungen verknüpfen

3. Im rechten Bereich siehst du die Liste Offene Rechnungen. Standardmäßig werden nur Rechnungen angezeigt, deren Betrag, Kreditor oder Verwendungszweck der Bewegung ähneln.

4. Um alle vorhandenen Eingangsrechnungen zu sehen, aktiviere Zeige alle Eingangsrechnungen an.

5. Klick in einer Rechnungszeile auf die grüne Schaltfläche mit dem Kettenglied-Symbol, um die Rechnung mit dieser Bewegung zu verknüpfen. Die Schaltfläche wird rot und zeigt jetzt einen Papierkorb – damit kannst du die Verknüpfung wieder aufheben.

   Du kannst mehrere Rechnungen gleichzeitig verknüpfen, z. B. wenn eine Zahlung mehrere offene Posten begleicht.

6. Klick auf Speichern.

Automatische Zuordnung nutzen

Alternativ kannst du weboffice Bewegungen automatisch mit Rechnungen abgleichen lassen:

1. Klick auf Automatisch zuordnen in der Kopfzeile der Transaktionsliste.

2. weboffice zeigt dir eine Liste mit Vorschlägen – Bewegungen und Rechnungen, die zusammenpassen.

3. Aktiviere die Kontrollkästchen vor den Vorschlägen, die du übernehmen möchtest. Du kannst dir jeden Vorschlag als PDF ansehen, indem du auf den Link mit der Rechnungsnummer klickst.

4. Klick auf Ausgewählte zuordnen, um die angehakten Verknüpfungen zu speichern.

Aufbau des Bewegungsfensters

Linke Spalte – Daten der Kontobewegung:

• Hier trägst du die Bewegung ein oder bearbeitest die vorhandenen Werte.

Rechte Spalte – Offene Rechnungen:

• Liste mit Rechnungen: Jede Zeile zeigt eine Eingangsrechnung mit ihrer Nummer, dem Kreditor, dem Betrag und Zahlungsinformationen.
• Grüne oder rote Schaltfläche: Grün bedeutet „noch nicht verknüpft", rot bedeutet „bereits mit dieser Bewegung verknüpft". Klick auf die Schaltfläche, um den Status umzuschalten.
• Link mit Rechnungsnummer: Öffnet eine Vorschau der Rechnung.

Was danach passiert

Nach dem Speichern:

• Die Kontobewegung ist mit der Rechnung verknüpft.
• In der Transaktionsliste siehst du jetzt die Kreditorennamen unter der Spalte Rechnungen.
• Die Rechnung wird als „erledigt" markiert, sobald die komplette Zahlungsreihenfolge abgestimmt ist.

Du kannst eine verknüpfte Bewegung später noch bearbeiten und weitere Rechnungen hinzufügen oder entfernen.

Tipps und Hinweise

• Duplikate: Wenn weboffice mehrmals die gleiche Rechnung erfasst hat, wirst du beim Verknüpfen gewarnt. Du kannst dann entscheiden, ob es wirklich ein Duplikat ist oder nicht.
• Fehlende Kostenstelle: Wenn eine Rechnung noch keine Kostenstelle zugeordnet hat, fragt dich weboffice, bevor die Verknüpfung gespeichert wird. Wähle die richtige Kostenstelle.
• Filter anpassen: Mit dem Schalter Zeige alle Transaktionen in der Kopfzeile kannst du auch bereits erledigte Bewegungen sehen.
• Mehr zur Eingangsrechnung und zum Bankkonto selbst.