Auftrag stornieren oder gutschreiben

Du kannst einen vorhandenen Auftrag stornieren oder eine Gutschrift dafür erstellen. Das ist nötig, wenn du eine Rechnung rückgängig machen, einen Auftrag annullieren oder dem Kunden Geld zurückgeben möchtest.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zum Bearbeiten von Aufträgen. Der Auftrag, den du stornieren oder gutschreiben möchtest, muss bereits existieren.

So gehst du vor

Öffne den Auftrag, den du stornieren oder gutschreiben möchtest.
Klicke oben im Fenster auf Speichern (oder Finalisieren, wenn es noch ein Entwurf ist). Das Fenster speichert deine aktuelle Bearbeitung.
Sobald der Auftrag gespeichert ist, schließt sich das Fenster. Du siehst dann wieder die Liste der Aufträge.
Rufe denselben Auftrag erneut auf – diesmal wirst du aufgefordert, zu wählen, ob du
- eine Gutschrift (Gutschein) erstellen möchtest oder
- einen Storno (Umbuchung zu 0 EUR) durchführen möchtest.
Beide Varianten erstellen einen neuen, verknüpften Auftrag mit umgekehrten Vorzeichen.
weboffice öffnet den neuen Auftrag zur Bearbeitung. Überprüfe die Positionen und Beträge – alle Angaben sind bereits vom Originalauftrag übernommen.
Passe bei Bedarf einzelne Positionen an:
- Menge ändern: Wenn du nur teilweise stornieren möchtest, reduziere die Menge in der betroffenen Position.
- Position löschen: Klicke die Position an und lösche sie, wenn sie nicht in die Gutschrift gehört.
Klicke Speichern, um die Gutschrift oder den Storno zu buchen.
Wenn du die Gutschrift dem Kunden zusenden möchtest, verwende die Druckfunktion oder versende sie per E-Mail.

Aufbau des Fensters

Das Fenster ist in drei Bereiche unterteilt:

Links (Baum): Zeigt die Struktur deines Auftrags – Gruppen und Positionen. Hier wählst du aus, was du bearbeiten möchtest.
Mitte (Bearbeitung): Hier änderst du die Details der ausgewählten Position oder Gruppe. Oben siehst du die Auftragsdaten (Datum, Kunde, Zahlungsbedingungen).
Rechts (Vorschau): Eine Live-Vorschau des Dokuments, wie der Kunde es sehen wird. Auf Mobilgeräten wechselst du mit den Reitern oben zwischen diesen Ansichten.

Auftrag & Kunde:

Auftragsdatum: Das Datum des Auftrags.
Standort: Der Geschäftsort, von dem dieser Auftrag ausgeht.
Kunde: Der Empfänger der Gutschrift.
Leistungsempfänger (falls abweichend): Wer die Leistung tatsächlich erhält.
Ansprechpartner: Ein Kontakt beim Kunden, falls gespeichert.

Finanzielles:

Besteuerung: Art der Umsatzsteuer (Inlandsverkauf, Reverse-Charge, etc.).
Zahlbar bis: Das Fälligkeitsdatum – wird vom Kundenstamm übernommen, lässt sich aber anpassen.
Bruttorechnung: Schalter, ob die Preise brutto oder netto angezeigt werden.
Skonto: Rabatt in Prozent und Tage – übernommen aus dem Kundenstamm.
Referenznummer: Deine interne oder externe Referenz (z. B. Kundennummer).
Leistungszeitraum: Der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde.

Texte:

Kopftext: Ein Text, der oben auf dem Dokument erscheint (z. B. Hinweis auf die Stornierung).
Fußtext: Text am Ende des Dokuments.

Was danach passiert

Die Gutschrift oder der Storno wird als neuer Auftrag gebucht und erhält eine eigene Nummer. Der Originalauftrag bleibt unverändert; beide sind in deinem System verlinkt.

Danach kannst du:

Die Gutschrift ausdrucken oder versenden
Zahlungen erfassen, wenn der Kunde die Gutschrift nicht in Anspruch nimmt
Offene Posten ansehen, um den Status zu verfolgen

Tipps und Hinweise

Teilstornos: Du musst nicht den ganzen Auftrag stornieren. Passe einfach die Mengen an oder lösche einzelne Positionen, bevor du speicherst.
Änderungen nach Versand: Wenn der Originalauftrag bereits versendet, bezahlt oder gemahnt wurde, warnt dich weboffice mit einem orangenen Hinweis. Du kannst trotzdem ändern, solltest dich aber bewusst sein, dass Abweichungen zum versendeten Dokument entstehen können.
Entwürfe: Wenn du dich nicht sofort entscheiden kannst, speichere die Gutschrift als Entwurf (Als Entwurf speichern). Du kannst sie später noch bearbeiten und finalisieren.
Folgeaufträge: Von einer Gutschrift kannst du wiederum einen Folgeauftrag erstellen (z. B. eine korrigierte Rechnung).