Auftrag stornieren oder als Gutschrift buchen

Du kannst einen bestehenden Auftrag stornieren oder ihn als Storno-Gutschrift bzw. Ausgangs-Gutschrift neu buchen. Das ist nötig, wenn du eine Rechnung oder einen anderen Auftrag rückgängig machen oder korrigieren möchtest.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht, Rechnungen zu bearbeiten. Der Auftrag muss bereits erstellt und gespeichert sein.

So gehst du vor

Öffne den Auftrag, den du stornieren oder als Gutschrift buchen möchtest.
Wähle oben im Bereich Auftrag & Kunde unter Auftragsdatum den aktuellen Tag aus – oder das Datum, auf das die Stornierung wirksam sein soll.
Rufe in der Werkzeugleiste die Schaltfläche Folgeauftrag auf. Es öffnet sich ein Fenster mit den verfügbaren Auftragstypen.
Wähle einen der folgenden Typen:
- Gutschrift – um den ursprünglichen Auftrag als Gutschrift abzubilden
- Storno-Gutschrift (falls für deinen Auftragstyp verfügbar) – um den Auftrag mit umgekehrten Vorzeichen zu buchen
Das System erstellt einen neuen Auftrag des gewählten Typs. Alle Positionen und Gruppen aus dem Original werden übernommen. Überprüfe die Daten und passe sie bei Bedarf an.
Speichere den neuen Auftrag mit der Schaltfläche Speichern (oder Finalisieren, wenn der Auftrag ein Entwurf ist).

Aufbau des Fensters

Wenn du einen Folgeauftrag erstellst, öffnet sich ein Fenster, in dem du den Auftragstyp auswählst. Nach Bestätigung erscheint der neue Auftrag im gewohnten Bearbeitungsformular:

Auftrag & Kunde: Auftragsdatum, Standort, Kunde und Leistungsempfänger
Finanzielles: Besteuerung, Zahlungsbedingungen, Skonto und Rabatte
Texte: Kopf- und Fußtext für das Dokument
Baum (linke Seite): Alle Positionen und Gruppen aus dem Original sind hier aufgelistet
Bearbeiten (Mitte): Hier kannst du Positionen ändern oder löschen
Vorschau (rechte Seite): Live-Ansicht des Gutschrifts- oder Storno-Dokuments

Was danach passiert

Sobald du speicherst, wird der neue Auftrag als Storno-Gutschrift oder Ausgangs-Gutschrift gebuckt. Der ursprüngliche Auftrag bleibt unverändert erhalten. Beide Belege sind dann in deinem System verfügbar.

Je nach Auftragstyp kannst du anschließend ein Angebot als Folgeangebot erstellen, eine Rechnung versenden oder Zahlungen erfassen.

Tipps und Hinweise

Die Vorzeichen (Mengen, Beträge) des Storno-Belegs sind automatisch umgekehrt – prüfe die Vorschau, um sicherzustellen, dass alles richtig abgebildet ist.
Wenn der ursprüngliche Auftrag bereits versendet, bezahlt oder gemahnt wurde, zeigt weboffice eine Warnung an. Du kannst die Stornierung trotzdem speichern – beachte aber, dass dies Abweichungen zum bereits versendeten Dokument verursachen kann.
Die Gruppierung und Struktur der Positionen wird übernommen. Du kannst Gruppen und Positionen vor dem Speichern noch ändern.