Arbeitszeit und Urlaub verwalten

Hier siehst du den aktuellen Stand aller Mitarbeiter: wer gerade anwesend ist, wie viele Überstunden jeder hat und wie viel Urlaub noch zur Verfügung steht. Du kannst Zeiteinträge bearbeiten, Urlaubstage planen und Anträge genehmigen oder ablehnen.

So kommst du hierher

Klick in der Seitenleiste auf Arbeitszeit, dann auf Verwaltung.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zum Verwalten von Zeitbuchungen.

Aufbau der Übersicht

Die Seite hat mehrere Registerkarten. Die erste, Verwaltung, zeigt deine Mitarbeiter in einer Tabelle:

Bild: Das Profilfoto des Mitarbeiters
Mitarbeiter: Der Name
Anwesenheit: Der aktuelle Status (Anwesend, Homeoffice, Abwesend, Urlaub, Krank)
Saldo: Die Über- oder Unterstunden in Stunden und Minuten – grün bedeutet Guthaben, rot bedeutet Schulden
Spalten für das aktuelle Jahr: Krankenstand, Homeoffice-Tage, nicht abgeschlossene Tage

Am Ende jeder Zeile gibt es zwei Schaltflächen:

Aktionen: Zum Bearbeiten von Zeiteinträgen dieses Mitarbeiters
Buchungen anzeigen: Zur Detailansicht aller Zeitbuchungen

Die Registerkarte Urlaubsverwaltung zeigt einen Jahreskalender mit allen Urlaubstagen und eine Tabelle mit den Urlaubssaldi aller Mitarbeiter.

So gehst du vor

Mitarbeiterstatus und Saldo prüfen

Öffne die Seite wie oben beschrieben. Du siehst sofort die aktuelle Anwesenheit und das Saldo jedes Mitarbeiters.
Nutze die Suchleiste oben links, um schnell einen bestimmten Mitarbeiter zu finden.
Um archivierte Mitarbeiter einzublenden, schalte den Schalter Zeige archivierte Einträge rechts oben ein.

Zeiteinträge eines Mitarbeiters bearbeiten

Klick auf die Schaltfläche Aktionen in der Zeile des Mitarbeiters. Ein Fenster öffnet sich mit Optionen zum Bearbeiten oder Hinzufügen von Zeitbuchungen.
Nimm die gewünschten Änderungen vor und speichere sie.

Alle Buchungen eines Mitarbeiters ansehen

Klick auf die Schaltfläche Buchungen anzeigen in der Zeile des Mitarbeiters. Ein Fenster zeigt alle bisherigen Ein- und Ausstempelungen sowie andere Zeitbuchungen.

Zeiterfassung drucken

Klick oben auf die Schaltfläche Zeiterfassung drucken.
Wähle den Monat oder Zeitraum aus, den du drucken möchtest.
Wähle die Mitarbeiter aus, deren Daten du brauchst.
Die Druckdatei wird erzeugt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden.

Urlaub planen und verwalten

Klick auf die Registerkarte Urlaubsverwaltung.
Der Jahreskalender zeigt alle geplanten Urlaubstage. Nutze die Pfeile oben links, um zum nächsten oder vorherigen Jahr zu wechseln.
Klick auf einen Urlaubseintrag im Kalender, um die Details zu sehen.
Die Tabelle rechts zeigt für jeden Mitarbeiter:
- Übertrag: Urlaubstage aus dem Vorjahr
- Anspruch: Urlaubstage für dieses Jahr
- Verbraucht: Bereits genommene Urlaubstage
- Aktueller Urlaubsstand: Verfügbare Tage insgesamt (kann negativ sein, wenn mehr Urlaub genommen als vorhanden)
- Geplant: Urlaubstage, die beantragt, aber noch nicht genehmigt sind
- Resturlaub: Verfügbare Tage nach Abzug geplanter Tage

Anträge verwalten

Die Registerkarten Offene Anträge und Bearbeitete Anträge zeigen alle Urlaubs- und Krankmeldungsanträge. Hier kannst du Anträge genehmigen oder ablehnen. Siehe dazu Anträge genehmigen oder ablehnen.

Weitere Einstellungen

Über die anderen Registerkarten verwaltest du:

Arbeitszeitmodelle: Siehe Arbeitszeitmodelle einrichten
Zeitbuchungsarten: Siehe Zeitbuchungsarten einrichten
Zeitbuchungs-App-Layout: Legt fest, welche Felder in der mobilen Zeit-App angezeigt werden (nur wenn das Modul aktiviert ist)

Was danach passiert

Die Änderungen sind sofort gespeichert. Mitarbeiter sehen ihre aktualisierten Daten im System, und ausstehende Anträge bleiben zur Verfügung, bis du sie genehmigt oder abgelehnt hast.

Tipps und Hinweise

Du kannst eine Mitarbeiterliste direkt aus dieser Übersicht drucken, ohne jeden Mitarbeiter einzeln zu öffnen – nutze die Schaltfläche Zeiterfassung drucken.
Das Saldo wird automatisch berechnet: Arbeitszeit minus vereinbarte Arbeitszeit ergibt das Guthaben oder die Schulden.
Negative Werte beim Urlaubsstand zeigen an, dass ein Mitarbeiter mehr Urlaub genommen hat als ihm zusteht – das kann durch Carreover aus dem Vorjahr entstehen oder absichtlich genehmigt sein.
Klicke doppelt auf eine Zeile, um zur Bearbeitungsmaske des Mitarbeiters zu gelangen.