Kundenduplikate zusammenführen oder auflösen
Du hast zwei Kundensätze entdeckt, die dieselbe Person oder Firma darstellen. Hier entscheidest du, ob sie wirklich ein Duplikat sind: Falls ja, wählst du den Datensatz aus, der bleiben soll – der andere wird archiviert. Falls nein, markierst du das Paar als geklärt, damit es nicht wieder vorgeschlagen wird.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü Stammdaten und wähle Kunden.
- In der Kundenliste findest du oben ein Werkzeug zum Suchen nach Duplikaten (das Symbol mit zwei überlagerten Personen). Klicke es an.
- Das System zeigt dir eine Liste verdächtiger Kundenpaare. Wähle eines aus.
- Die Detailansicht öffnet sich und vergleicht die beiden Kunden nebeneinander.
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Das System zeigt dir nur Paare, bei denen Stammdaten so ähnlich sind, dass eine Verwechslung möglich ist.
Aufbau der Übersicht
Die Detailansicht zeigt die beiden verdächtigen Kunden nebeneinander in einer Tabelle. Jede Spalte stellt einen Kunden dar; jede Zeile ein Datenfeld (Name, Adresse, Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen usw.). So erkennst du sofort, worin sich die Kunden unterscheiden.
Oben stehen dir drei Schaltflächen zur Verfügung, die deine Entscheidung umsetzen.
So gehst du vor
Vergleiche die beiden Kunden in der Tabelle nebeneinander. Achte besonders auf Namen, Adresse und Kontaktdaten.
Entscheide dich für einen der beiden Optionen:
- Wenn es tatsächlich derselbe Kunde ist: Klicke die Schaltfläche mit der Kundennummer desjenigen Kunden, der bleiben soll (z. B. „[Kundennummer] akzeptieren"). Das System fragt dich zur Bestätigung, ob du dir wirklich sicher bist – diese Aktion lässt sich nicht rückgängig machen. Der andere Kundendatensatz wird dann archiviert, alle seine Aufträge und Kontakte werden dem bleibenden Kunden zugeordnet.
- Wenn es zwei verschiedene Kunden sind: Klicke „Es handelt sich nicht um ein Duplikat". Das System fragt um Bestätigung und vergisst dann dieses Paar – es wird dir nicht noch mal als Duplikat vorgeschlagen.
Was danach passiert
- Nach einer Zusammenführung: Der archivierte Kundendatensatz ist gelöscht, alle seine Geschäftsvorfälle (Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen) werden dem Kunden zugeordnet, den du akzeptiert hast. Die Detailansicht aktualisiert sich und zeigt das nächste verdächtige Paar.
- Nach „Es handelt sich nicht um ein Duplikat": Die Markierung wird gelöscht, das Paar verschwindet aus der Duplikat-Liste.
Wenn du Duplikate systematisch aufräumen möchtest, überprüfe danach Kundenpreise oder verkaufte Produkte, um sicherzustellen, dass die Daten konsistent sind.
Tipps und Hinweise
- Vor dem Zusammenführen überprüfen: Schau dir die Aufträge und Zahlungshistorie beider Kunden an, bevor du zusammenführst. Manche „Duplikate" sind tatsächlich zwei Filialen derselben Firma oder Privatperson und Geschäftsperson.
- Keine Undo-Funktion: Wenn du einen Kunden zusammenführst, ist das endgültig. Es gibt keine Möglichkeit, das rückgängig zu machen. Im Zweifelsfall markiere das Paar lieber als „kein Duplikat" und kläre es später manuell.
- Speichern nicht nötig: Deine Entscheidung wird sofort umgesetzt – es gibt keine Schaltfläche „Speichern". Sobald du dich entschieden hast, ist die Aktion aktiv.