Manuelle Buchungsvorlagen anlegen und verwalten

Mit manuellen Buchungsvorlagen legst du Kassenbewegungen vor, die regelmäßig vorkommen – etwa Bankeinzahlungen, Wechselgeldbeschaffung oder Kassenentnahmen. Du erstellst sie einmal, weist ihnen ein Icon, eine Zahlungsart und optional ein Buchhaltungskonto zu. In der Kasse kannst du sie dann mit einem Klick eintragen, ohne die Daten jedes Mal neu zu tippen.

So kommst du hierher

1. Öffne in der linken Seitenleiste den Bereich System.
2. Klicke auf Einstellungen.
3. Wähle die Registerkarte Manuelle Buchungen (unter der Gruppe „Kasse & Zahlung").

Voraussetzungen

Du benötigst das Modul CashPoint und das Recht „Unternehmen verwalten".

Aufbau der Übersicht

Die Seite zeigt alle bereits angelegten Buchungsvorlagen in einer Liste. Zu jeder Vorlage wird der Name angezeigt. Du kannst neue Vorlagen hinzufügen oder bestehende bearbeiten.

So gehst du vor

Eine neue Buchungsvorlage anlegen:

1. Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen.

   Ein Eingabefenster öffnet sich mit dem Titel „Neue Manuelle Buchung".

2. Wähle ein Icon – das ist das Symbol, das die Buchungsvorlage später in der Kasse darstellt. Klicke auf das Feld und wähle aus der verfügbaren Auswahl.

3. Gib einen Name ein – unter diesem Namen findest du die Vorlage später in der Kasse wieder.

4. Gib eine Beschreibung / Verwendungszweck ein (optional) – das hilft deinem Team, wofür die Vorlage gedacht ist.

5. Wähle eine Zahlungsart (optional) – das ist die Zahlungsmethode, die mit dieser Buchung verknüpft wird. Du kannst das Feld leer lassen, wenn keine Zuordnung nötig ist.

6. Wähle ein Buchhaltungskonto (optional) – dieses Konto wird bei der Buchung in der Buchhaltung verwendet. Das Feld zeigt die Kontonummer und den Namen. Auch hier ist die Zuordnung optional.

7. Klicke auf Speichern.

   Die Vorlage wird gespeichert und erscheint in der Übersichtsliste.

Eine bestehende Buchungsvorlage bearbeiten:

1. Klicke in der Liste auf den Namen der Vorlage oder auf das Stift-Icon in der gleichen Zeile.

   Das Eingabefenster öffnet sich mit dem Titel „Manuelle Buchung bearbeiten" und zeigt alle bisherigen Einträge.

2. Ändere die gewünschten Felder.

3. Klicke auf Speichern.

Was danach passiert

Die Buchungsvorlage steht jetzt in der Kasse zur Verfügung. Sobald du ein Mal speicherst und die Liste sich aktualisiert, kannst du die Vorlage dort verwenden. Eine gelöschte Vorlage wird aus der Liste entfernt und ist nicht mehr in der Kasse erreichbar.

Weitere Informationen zum Einrichten der Kasse findest du unter Kasse: Erste Schritte.

Die Zahlungsarten, die du hier zuordnest, werden in Zahlungsarten und Steuersätze verwaltet. Die Buchungsgründe, mit denen du Buchungen kategorisierst, findest du unter Buchungsgründe.

Tipps und Hinweise

• Icon wählen: Wähle ein aussagekräftiges Symbol, damit dein Team die Vorlage in der Kasse schnell findet.
• Kontenverknüpfung: Wenn du ein Buchhaltungskonto zuordnest, werden Buchungen mit dieser Vorlage automatisch auf dieses Konto gebucht. Das erspart manuelle Zuordnungen später.
• Keine Zahlungsart nötig: Manche Buchungen gehören keiner Zahlungsart an – etwa reine Umlagenbuchungen. Lass das Feld in solchen Fällen leer.