Zeitbuchungen eines Mitarbeiters anschauen und bearbeiten

Du siehst hier alle Zeitbuchungen eines Mitarbeiters für einen bestimmten Monat – wann er arbeitet, Urlaub hat oder abwesend ist. Du kannst einzelne Tage bearbeiten, Abwesenheiten eintragen oder den Zeitnachweis drucken.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü und wähle Arbeitszeit-Verwaltung.
2. Suche den Mitarbeiter in der Liste und öffne seine Übersicht.

Voraussetzungen

Der Mitarbeiter muss ein Arbeitszeitmodell und ein Eintrittsdatum haben. Sonst sind die meisten Funktionen gesperrt.

So gehst du vor

1. Navigiere zum gewünschten Monat – nutze die Pfeile oben rechts:

   • Der linke Pfeil zeigt den vorherigen Monat
   • Der rechte Pfeil zeigt den nächsten Monat
   • Die beiden doppelten Pfeile springen ein Jahr zurück oder vorwärts
   • Mit Aktueller Monat kehrst du zum heutigen Datum zurück

2. Lies die Übersicht: Die Tabelle zeigt für jeden Tag die Soll-Zeit (was der Mitarbeiter arbeiten soll), die Ist-Zeit (was er tatsächlich gearbeitet hat), Pausen, den Saldo und besondere Buchungen wie Urlaub oder Krankmeldung.

3. Bearbeite einen Tag – klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten neben dem Tag oder doppelklick auf die Zeile:

   • Ein Fenster öffnet sich mit allen Buchungen dieses Tages
   • Du kannst Anfangs- und Endzeit ändern, Pausen eintragen oder Zeiten hinzufügen
   • Speichern mit Übernehmen

4. Füge Abwesenheiten hinzu – oben rechts findest du ein Menü mit weiteren Aktionen:

   • IST-Zubuchung: Arbeitszeiten manuell nachtragen
   • Urlaub eintragen, Krankmeldung eintragen, Unbezahlte Abwesenheit und weitere Abwesenheitsarten: Wähle die Art, dann den Zeitraum oder die genauen Zeiten
   • Überstunden ausbezahlen: Der Mitarbeiter erhält Überstunden als Lohn ausbezahlt
   • Buchungsübersicht: Springt zu einer detaillierten Ansicht aller Buchungen (siehe unten)
   • Urlaubsanspruch bearbeiten: Bearbeite, wie viele Urlaubstage dem Mitarbeiter zustehen
   • Drucken: Druckt den Zeitnachweis

5. Drucke einen Zeitnachweis – nutze die Schaltfläche Drucken in der Toolbar, um den aktuellen Monat zu drucken.

Detaillierte Buchungsübersicht

Wenn du auf Buchungsübersicht klickst, öffnet sich ein neues Fenster mit einer noch ausführlicheren Übersicht. Hier kannst du einzelne Einträge doppelklicken, um sie zu bearbeiten.

Abwesenheit eintragen – die genauen Schritte

Wenn du z. B. Urlaub, Krankmeldung oder eine unbezahlte Abwesenheit eintragen willst:

1. Klicke auf die entsprechende Schaltfläche im Aktionsmenü (z. B. Urlaub eintragen)
2. Wähle die Art aus der Liste – die vorhandenen Typen sind schon vorkonfiguriert
3. Gib den Zeitraum an:
   • Bei Urlaub, Krankmeldung und Unterbrechungen: Datum von/bis
   • Bei unbezahlter Abwesenheit oder bezahlter Abwesenheit: Du kannst einen ganzen Tag oder einzelne Stunden wählen
4. Für einzelne Stunden bei unbezahlten Abwesenheiten gibt es schnelle Buttons: 1/4 Tag, 1/2 Tag und Ganzer Tag berechnen die Zeiten automatisch
5. Speichern mit Übernehmen

Aufbau der Mitarbeiterliste

• Zeitraum-Navigation (oben): Mit den Pfeilen wechselst du Monate und Jahre
• Statistik (unter der Toolbar): Zeigt Summen wie Gesamtarbeitszeit, Urlaub, Krankmeldung und aktuellen Saldo
• Tabelle der Buchungen: Jede Zeile ist entweder ein Tag oder ein einzelner Eintrag innerhalb eines Tages (z. B. eine Pausenzeit)
  • Bearbeiten-Schaltfläche: Öffnet das Bearbeitungsfenster für diesen Tag oder Eintrag
• Aktionsmenü (oben rechts): Alle weiteren Funktionen wie IST-Zubuchung, Abwesenheiten, Überstunden auszahlen, Drucken

Was danach passiert

Alle Änderungen werden sofort gespeichert. Der Zeitnachweis des Mitarbeiters wird aktualisiert. Wenn du Überstunden ausbezahlst oder Urlaub eintragen, werden die Salden neu berechnet.

Für Urlaub und Krankmeldungen, die über ganze Tage gehen, können automatisch E-Mails versendet werden – das hängt von der Konfiguration ab.

Tipps und Hinweise

• Wenn eine Schaltfläche ausgegraut ist, fehlt dem Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell oder Eintrittsdatum. Das musst du erst in der Mitarbeiterverwaltung eintragen.
• Doppelklick auf eine Zeile ist schneller als die Bearbeiten-Schaltfläche zu suchen.
• Die Soll-Zeit wird automatisch aus dem Arbeitszeitmodell berechnet – sie lässt sich für einzelne Tage überschreiben, wenn nötig.
• Bei unbezahlten Abwesenheiten gibt es eine maximale Dauer pro Tag. Der System warnt dich, wenn du sie überschreitest.
• Für häufig wiederkehrende Aufgaben wie Urlaub antragen oder Überstunden auszahlen gibt es separate Hilfeseiten.