Tischreservierung annehmen

Du nimmst eine neue Tischreservierung entgegen: für wie viele Personen, an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit, und an welchem Tisch. Du kannst den Gast erfassen oder eine bestehende Kundennummer zuordnen.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü und wähle Gastro-Reservierungen.
2. Klicke auf die Schaltfläche Reservierung.

Das Fenster „Neue Reservierung" öffnet sich.

Voraussetzungen

Du benötigst das Modul Gastro und die Berechtigung, Reservierungen zu verwalten. Im Restaurant müssen mindestens ein Raum und ein Tisch eingerichtet sein.

So gehst du vor

1. Wähle die Reservierungsart: Klicke auf Reservierung (vorausgewählt) oder Walk-In.

   • Bei einer Reservierung wird der Gast erfasst und kann vorab bestätigt werden.
   • Bei Walk-In kommt der Gast spontan herein – hier genügt eine optionale Notiz.

2. Trage die Personenanzahl ein: Klicke auf eine Zahl von 1 bis 10, oder wähle 10+ und gib eine höhere Zahl ein.

3. Gib Datum und Uhrzeit an:

   • Datum: Wähle einen Tag aus dem Kalender (mindestens heute).
   • Uhrzeit: Stelle die Ankunftszeit ein – die vorgeschlagene Uhrzeit ist die aktuelle Zeit.

4. Lege fest, wie lange der Gast bleibt: Wähle eine der Schaltflächen 30 min, 1 Std, 1,5 Std oder 2 Std – das ist die geschätzte Aufenthaltsdauer. Willst du eine andere Dauer, klicke auf Andere und gib sie an.

5. Das System prüft jetzt, welche Tische verfügbar sind.

   • Sind Plätze frei, zeigt das Fenster die verfügbaren Tische an.
   • Ist kein Platz frei, erscheint der Hinweis KEIN PLATZ VERFÜGBAR – du kannst dann auf Vorheriger Tag oder Nächster Tag klicken, um ein alternatives Datum zu prüfen.

6. Wähle einen Tisch oder eine Tischgruppe (nur wenn Plätze verfügbar sind):

   • Jede Schaltfläche zeigt die Tischnummer oder Bezeichnung und die Sitzplatzanzahl.
   • Ein Stern kennzeichnet die optimale Empfehlung – wähle sie für schnelle Entscheidungen.
   • Du kannst mehrere Tische kombinieren, solange nicht genug Plätze für die gewünschte Personenanzahl vorhanden sind.
   • Sobald genug Plätze belegt sind, ist die Reservierung bereit zum Speichern.

7. Erfasse Gastinformationen (nur bei Reservierung, nicht bei Walk-In):

   • Herkunft: Wähle, wie die Reservierung eingegangen ist (z. B. Telefon, E-Mail, Online, sonstiges).
   • Kunde: Such einen bestehenden Kunden – gib eine Nummer ein oder wähle aus der Liste.
   • Ist kein Kunde zugeordnet, trage stattdessen Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail ein. Das System schlägt automatisch einen passenden Kunden vor.
   • Notiz: Ergänze Besonderheiten (Allergie, Feiergrund, Sitzplatzwunsch).

8. Klicke auf Speichern.

Die Reservierung wird gespeichert und erscheint sofort im Plan. Der Gast ist nun eingetragen und der Tisch blockiert.

Aufbau des Reservierungsfensters

Wann & Wie viele – Abschnitt für Datum, Uhrzeit, Personenanzahl und Aufenthaltsdauer.

Erforderliche/Verfügbare Plätze – zeigt, wie viele Sitzplätze du brauchst und wie viele die ausgewählten Tische haben.

• Grüne Schaltflächen sind verfügbar.
• Der Stern zeigt den empfohlenen Tisch.
• Eine Tischgruppe (mehrere Tische zusammen) wird als eine Einheit mit Gesamtplatzanzahl angeboten.

Kontakt – Abschnitt für Kundendaten (Reservierung) oder nur Notiz (Walk-In).

Was danach passiert

Die Reservierung wird gespeichert und ist sofort im Reservierungsplan sichtbar. Der Tisch ist für den gewählten Zeitraum und die Personenanzahl blockiert.

Später, wenn der Gast eintrifft, erfasst du den Ankunft und weist optional einen anderen Tisch zu.

Mehr zu weiteren Aktionen mit Reservierungen (Bearbeiten, Absagen, Verschieben, Tauschen) findest du unter Reservierungen verwalten.

Tipps und Hinweise

• Kunde automatisch erkennt: Trag mindestens einen Namen, eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse ein. Wenn ein Kunde mit gleichen Daten im System existiert, fragt weboffice nach, ob dieser zugeordnet werden soll.

• Keine Plätze frei: Der Hinweis erscheint, wenn alle Tische für das gewählte Datum und die Uhrzeit belegt sind. Nutze Vorheriger Tag oder Nächster Tag, um andere Tage zu prüfen, oder verkürze die geschätzte Aufenthaltsdauer.

• Tisch ist plötzlich nicht mehr verfügbar: Das kann vorkommen, wenn jemand zeitgleich eine andere Reservierung speichert. Wähle einen anderen Tisch oder ändere das Datum/die Uhrzeit.

• Walk-In ohne Voranmeldung: Walk-In-Reservierungen haben keine Kundendaten – nutze die Notiz, um den Namen oder besondere Wünsche festzuhalten.