Telefonanlage einrichten

Hier richtest du alle Elemente der Telefonanlage ein: Rufnummern, Nebenstellen für Mitarbeiter und Pool-Geräte, VoIP-Telefone und automatische Anrufabläufe. Diese Seite ist dein zentraler Verwaltungsort für die gesamte Telefonie-Infrastruktur.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und suche Telefonie-Verwaltung
2. Klicke darauf – die Verwaltungsseite mit fünf Registerkarten öffnet sich

Voraussetzungen

Du benötigst die Berechtigung zur Telefonie-Verwaltung. Außerdem muss mindestens eine Telefonnummer von deinem Support-Team zugewiesen sein, bevor du Nebenstellen anlegen kannst.

So gehst du vor

Rufnummern verwalten

1. Klicke auf die Registerkarte Nummern
2. Du siehst eine Liste aller Telefonnummern deines Unternehmens – wende dich an den Support, falls du eine neue benötigst
3. Doppelklick auf eine Nummer oder klick auf Bearbeiten, um sie zu konfigurieren:
   • Bezeichnung: ein Name zur Unterscheidung (z.B. „Hauptnummer", „Hotline Verkauf") – optional
   • Standort: der Profit-Center, dem die Nummer gehört – Pflicht
   • Anrufe standardmäßig aufzeichnen: Haken setzen, wenn alle eingehenden Anrufe automatisch aufgezeichnet werden sollen – optional
   • Ansage am Anfang der Aufzeichnung: Text, den der Anrufer zu Beginn hört (z.B. ein Hinweis auf die Aufzeichnung) – optional. Wenn leer, wird ein Standardtext verwendet
   • Default-Nebenstelle (Direct-Ring): wer den Anruf entgegennimmt, wenn die Nummer gewählt wird, aber kein automatischer Ablauf läuft – oder keine, falls jeder Anruf durch einen Ablauf laufen soll – optional
   • KI-Stimme: Stimme für alle Sprachausgaben dieser Nummer (Begrüßungen, Menüs, KI-Gespräche) – optional
   • Stil-Hinweis: kurze Anweisung an die KI für den Ton (z.B. „freundlich und ruhig wie eine Hotelrezeption") – optional
   • Sprechtempo: wie schnell die Ansagen vorgelesen werden (Normal ist Standard) – optional
4. Speichere mit Speichern

Nebenstellen anlegen und bearbeiten

Eine Nebenstelle ist ein SIP-Account – die Identität eines Mitarbeiters oder eines Pool-Geräts im Telefonsystem.

1. Klicke auf die Registerkarte Nebenstellen
2. Klicke Hinzufügen, um eine neue Nebenstelle zu erstellen
   • SIP-Username: eindeutige Kennung – Pflicht
   • Bezeichnung: Name zur Unterscheidung (z.B. „Empfang", „Büro 2.OG") – optional
   • Standard-Caller-ID-Nummer: die Telefonnummer, die bei ausgehenden Anrufen angezeigt wird – Pflicht. Du kannst später zwischen verfügbaren Nummern wechseln
   • Mitarbeiter: ordne diese Nebenstelle einem Mitarbeiter zu, damit sein Name in der Anruferliste auftaucht – optional. Lass dieses Feld leer für Pool-Geräte (z.B. Rezeption), die keinem festen Mitarbeiter gehören
3. Klicke Speichern – ein Passwort wird automatisch generiert und angezeigt. Kopiere es sofort, um es ins Endgerät einzutragen
4. Um eine vorhandene Nebenstelle zu ändern, doppelklick auf die Zeile oder klick auf Bearbeiten

Das SIP-Passwort selbst siehst du nur bei der Anlage. Später kannst du es über die Schaltfläche Passwort anzeigen oder rotieren neu erzeugen – das alte wird dann ungültig.

VoIP-Geräte registrieren

Telefone, die in deinem Netz angerufen werden, müssen hier angemeldet sein.

1. Klicke auf die Registerkarte VoIP-Geräte
2. Klicke Hinzufügen:
   • MAC-Adresse: die physische Adresse des Geräts – mit oder ohne Bindestriche, wird normalisiert – Pflicht
   • Bezeichnung: Name zur Unterscheidung (z.B. „Empfang", „Büro 2.OG") – optional
   • Hersteller: zur Zeit nur Yealink verfügbar
   • Modell: genaue Bezeichnung – optional
   • Nebenstelle (SIP-Account, Line 1): ordne die primäre Nebenstelle zu – Pflicht
   • Weitere SIP-Accounts (Line 2, 3, …): füge weitere Nebenstellen auf diesem Gerät hinzu (z.B. um mehrere Mitarbeiter an einem Telefon zu nutzen) – optional. Klick Account hinzufügen, maximal 16 Nebenstellen pro Gerät. Mit Entfernen kannst du sie wieder wegmachen
3. Speichere mit Speichern

Nach dem Speichern findest du in der Liste Schaltflächen für:

• Bearbeiten: ändere die Zuordnung oder Daten
• Provisioning-URL anzeigen: eine Adresse für die automatische Geräte-Konfiguration (falls der Admin ein Provisioning-System eingerichtet hat)
• Provisioning-Secret rotieren: erneuert das Zugriffsgeheimnis, z.B. wenn die URL aus Sicherheitsgründen neu erzeugt werden muss

Automatische Anrufabläufe gestalten

Anrufabläufe sind Regeln, wie die Telefonanlage auf eingehende Anrufe reagiert – z.B. Begrüßung spielen, Sprachmenü anbieten, an mehrere Nebenstellen klingeln, Geschlossen-Ansage spielen.

1. Klicke auf die Registerkarte Anrufabläufe
2. Klicke Hinzufügen:
   • Name: Beschreibung für dich (z.B. „Empfang", „Hotline Notfall") – Pflicht
   • Nebenstelle (Empfänger): zu welcher Nebenstelle gehört dieser Ablauf – jeder Anruf auf jede Rufnummer, die auf diese Nebenstelle geroutet ist, löst diesen Ablauf aus – Pflicht
3. Speichere mit Speichern
4. Der Ablauf wird angelegt, und der Detail-Editor öffnet sich. Dort baust du die Schritte zusammen (Ansagen, Sprachmenüs, Öffnungszeiten-Abfrage, KI-Gespräche usw.):
   • Schritt hinzufügen (oben links): neue Etappen des Ablaufs (z.B. eine Ansage, ein Sprachmenü)
   • Testanruf: spiele den kompletten Ablauf ab zur Kontrolle
   • Basisdaten: ändere den Namen oder die Empfänger-Nebenstelle
   • Graphik-Bereich (Mitte): visuelle Darstellung der Schritte und ihrer Übergänge
   • Detail-Bereich (rechts): wähle einen Schritt an, um ihn zu konfigurieren (Fragetext, Tasten-Optionen usw.)

Um einen bestehenden Ablauf zu ändern, doppelklick auf die Zeile oder klick auf Anrufablauf gestalten (Sitemap-Symbol).

Aufbau der Verwaltungsseite

Die Seite hat fünf Registerkarten. Du kannst sie mit Klick durchschalten oder oben rechts mit dem Suchfeld Inhalte suchen:

• Nummern: Alle Telefonnummern des Unternehmens. Jede ist Einstiegspunkt für Anrufe von außen
• Nebenstellen: SIP-Accounts – die Benutzer-Identitäten. Eine Nebenstelle gehört zu einer oder mehreren Nummern und kann an ein Gerät oder einen Mitarbeiter gebunden sein
• VoIP-Geräte: Physische Telefone, auf denen Nebenstellen registriert werden
• Anrufabläufe: Regelketten für eingehende Anrufe (automatische Begrüßung, Menüs, Weiterleitungen)
• Status: Zustands-Übersicht der Telefonanlage und angeschlossenen Geräte

Was danach passiert

Deine Änderungen werden sofort gespeichert. Alle neu angelegten Nebenstellen erhalten ein automatisch generiertes SIP-Passwort – notiere es sofort, es wird danach nicht mehr angezeigt. Neue VoIP-Geräte können sich mit der Provisioning-URL selbst konfigurieren, falls aktiviert. Anrufabläufe sind sofort aktiv und beeinflussen die nächsten eingehenden Anrufe auf die zugehörige Nummer.

Um einen kompletten Ablauf zu bauen, brauchst du:

1. Mindestens eine Rufnummer (vom Support zugewiesen)
2. Eine Nebenstelle als Empfänger
3. Einen Anrufablauf mit Schritten

Weitere Informationen: Telefonie: Was das Modul kann · Anrufe führen und verwalten · Endgeräte einrichten · Telefonie-Status überprüfen

Tipps und Hinweise

• Pool-Geräte ohne Mitarbeiter-Zuordnung: Lass das Feld Mitarbeiter bei Nebenstellen leer, wenn mehrere Kollegen das gleiche Telefon (z.B. die Rezeption) benutzen. So siehst du nicht die falsche Person in der Anruferliste
• Caller-ID wechseln: Eine Nebenstelle kann nur mit einer Standard-Caller-ID (Nummer) outbound gehen, aber im Ablauf kannst du sie auf Wunsch ändern – nutze das z.B. für Notfall-Hotlines, die eine spezielle Nummer anzeigen sollen
• Passwort vergessen: Das SIP-Passwort wird nur einmalig bei der Anlage angezeigt. Danach kannst du es über Passwort anzeigen oder rotieren (Registerkarte Nebenstellen) neu erzeugen. Das alte wird dann ungültig
• MAC-Adresse richtig eingeben: Yealink-Geräte akzeptieren die MAC mit oder ohne Bindestriche – das System normalisiert es automatisch
• Zu viele Accounts auf einem Gerät: Ein VoIP-Telefon kann maximal 16 Nebenstellen (Lines) verwalten. Wenn du mehr brauchst, nutze mehrere Geräte
• Öffnungszeiten und KI: Die KI-Stimme und das Tempo gelten global für die ganze Nummer – wenn du unterschiedliche Stimmen für verschiedene Abläufe brauchst, nutze jeweils eine eigene Nummer