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Schichtplan mit Bedarf erstellen und Schichten zuweisen

Schichtplan mit Bedarf erstellen und Schichten zuweisen

Im Bedarfsplan siehst du, welche Schichten in deinem Bereich zu besetzen sind, und weist diese Schichten den Mitarbeitern zu. Du kannst dazu Vorschläge der KI nutzen oder manuell zuweisen. Am Ende sind alle geplanten Schichten mit Mitarbeitern besetzt – oder du hast festgestellt, welche sich nicht besetzen lassen.

So kommst du hierher

  1. Öffne die Seitenleiste und wähle Schichtplanung.
  2. Klicke auf Bedarf (der erste Reiter unter dem Bedarfsplan).

Wenn es mehrere Bereiche gibt, siehst du für jeden Bereich einen Reiter – wähle den Bereich aus, in dem du planen möchtest.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, den Schichtplan zu bearbeiten. Außerdem müssen Schichtreihen (Vorlagen) für deinen Bereich angelegt sein.

So gehst du vor

Schichten manuell zuweisen

Die Übersicht zeigt dir eine Tabelle mit Zeilen für jede Schichtreihe und Spalten für jeden Tag. In jeder Zelle siehst du:

  • Ein Badge mit „Besetzt/Soll" – wie viele Mitarbeiter dieser Schicht schon zugewiesen sind, und wie viele sein sollen.
  • Chips mit Namen – die bereits zugewiesenen Mitarbeiter.
  • Leere Slots oder ein Plus-Symbol – freie Plätze zum Füllen.

So weist du eine Schicht zu:

  1. Klicke auf einen leeren Slot oder auf das Plus-Symbol. Ein Fenster öffnet sich.
  2. Wähle eine Schichtreihe aus dem Auswahlfeld.
  3. Gib ggf. abweichende Zeiten ein:
    • Start abweichend (HH:mm): Wenn diese Schicht später oder früher starten soll als die Vorlage.
    • Dauer abweichend (Min): Die Arbeitsminuten (nicht die Pausenzeit).
    • Pause abweichend (Min): Die Pausenminuten, falls abweichend.
  4. Trage optional eine Notiz ein, z. B. „Homeoffice" oder „Früher gehen".
  5. Klicke Speichern. Das System prüft die Regeln – sind Verstöße vorhanden, werden sie rot angezeigt und du kannst nicht speichern.

Sobald du speicherst, erscheint der Mitarbeiter als Chip in der Zelle.

So bearbeitest oder entfernst du eine Zuordnung:

Klicke auf den Namen eines zugewiesenen Mitarbeiters. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich:

  • Ändere die Schichtreihe, die Zeiten oder die Notiz.
  • Klicke Absagen, um die Schicht abzusagen und zu archivieren (mit Grund).
  • Klicke Löschen, um die Zuordnung vollständig zu entfernen.
  • Klicke Speichern, um Änderungen zu übernehmen.

So ziehst du einen Mitarbeiter auf eine andere Schicht:

Neben der Tabelle ist eine Mitarbeiterliste. Suche den Mitarbeiter im Suchfeld oder scrolle. Du siehst neben jedem Namen:

  • Die Anzahl der Stunden und Schichten in diesem Zeitraum.
  • Ein Icon, wenn der Mitarbeiter in diesem Zeitraum abwesend ist.
  • Eine Farbcodierung: Grün = normal, Orange = überlastet (≥ 35 h), Rot = überlastet (≥ 45 h).

Ziehe einen Mitarbeiter aus der Liste in einen leeren Slot oder auf einen anderen Mitarbeiter, um ihn zu tauschen. Das System speichert die neue Zuordnung sofort.

KI-Vorschläge nutzen

  1. Klicke die Schaltfläche Vorschlag (oben in der Werkzeugleiste). Das System analysiert deine Schichten und Mitarbeiter.
  2. Wähle ein Profil aus dem Auswahlfeld, die dann erscheint:
    • Standard: Ausgeglichene Verteilung.
    • Wunsch-First: Berücksichtigt Mitarbeiterwünsche stärker.
    • Stabil: Bevorzugt stabile Teams.
  3. Die Vorschläge erscheinen als Chips mit einem Zauberstab-Icon. Jeder Vorschlag zeigt:
    • Den Namen des Mitarbeiters.
    • Ein Warnsymbol, wenn Regelverstoße drohen (z. B. zu lange Arbeitszeit).

So übernimmst oder verwirfst du Vorschläge:

  • Einen Vorschlag übernehmen: Klicke auf den Chip oder ziehe ihn auf eine andere Schicht.
  • Einen Vorschlag verwerfen: Klicke das X auf dem Chip.
  • Alle Vorschläge ohne Warnung übernehmen: Klicke die Schaltfläche Nur ohne Warnung in der Leiste oben.
  • Alle Vorschläge übernehmen: Klicke die Schaltfläche Alle übernehmen.
  • Alle Vorschläge verwerfen: Klicke Verwerfen.

Zeitraum ändern und verschiedene Ansichten nutzen

  • Vorherige/Nächste Woche: Klicke die Pfeile links und rechts in der Werkzeugleiste.
  • Heute: Klicke das Symbol mit dem Datum, um zur aktuellen Woche zu springen.
  • Datumsbereich auswählen: Klicke das Kalendersymbol in der Mitte, um direkt einen anderen Bereich zu wählen.

Drucken und weitere Aktionen

  1. Klicke die Schaltfläche Drucken (oben rechts).
  2. Wähle, was du drucken möchtest:
    • Gesamtübersicht: Der komplette Bedarfsplan für den Zeitraum.
    • Für einen Mitarbeiter: Nur der Schichtplan eines bestimmten Mitarbeiters.
  3. Wähle den Zeitraum mit dem Datumsbereich-Picker.
  4. Wenn du einen einzelnen Mitarbeiter druckst, wähle ihn aus dem Auswahlfeld.
  5. Klicke Drucken.

Die Schichtpläne öffnen sich zum Ausdrucken (oder zur PDF-Erstellung, je nach Browsereinstellung).

Für weitere Verwaltungsaufgaben wie das Anlegen von Schichtreihen oder das Festlegen von Regeln siehe Schichtplanung/Verwaltung.

Aufbau der Seite

Werkzeugleiste (oben):

  • Vorherige / Nächste: Navigation zwischen Wochen oder Monaten.
  • Aktionen: Öffnet ein Fenster für weitere Verwaltungsaufgaben.
  • Vorschlag: Erzeugt KI-gestützte Schichtzuweisungsvorschläge.
  • Drucken: Öffnet das Druckfenster.
  • Heute: Springt zur aktuellen Woche.

Bedarfsplan-Tabelle (Mitte):

  • Obere Reihe: Tage der Woche mit Wochentag und Datum. Heute ist farblich hervorgehoben, Wochenenden grau.
  • Linke Spalte: Schichtreihen, gruppiert nach Abteilung. Jede Reihe zeigt die Startzeit und Sollbesetzung.
  • Zellen: Besetzungsstatus, Chips der Mitarbeiter, Vorschläge, Slots.
  • Unten: Tägliche Gesamtbesetzung über alle Schichten hinweg.

Mitarbeiterliste (rechts):

  • Alle verfügbaren Mitarbeiter, durchsuchbar.
  • Farbcodierung nach Arbeitsbelastung.
  • Abwesenheitsmerkmal, falls vorhanden.

Vorschläge-Leiste (erscheint, wenn Vorschläge aktiv sind):

  • Profil-Auswahl: Wechsel zwischen Algorithmus-Varianten.
  • Statistiken: Anzahl der Vorschläge, Warnungen, nicht besetzbare Schichten.
  • Aktionsschaltflächen: Alle annehmen, nur saubere annehmen, verwerfen.

Was danach passiert

Die Schichtzuweisungen werden sofort gespeichert. Überprüfe vor Ende der Planungsperiode:

  • Sind alle Soll-Positionen besetzt?
  • Gibt es rote Meldungen („Nicht besetzbar")?
  • Sind Arbeitszeiten und Pausen korrekt?

Du kannst jederzeit zu einem früheren oder späteren Zeitraum wechseln und Zuweisungen ändern oder löschen. Gelöschte oder abgesagte Schichten sind archiviert und erscheinen nicht mehr in Auswertungen.

Danach kannst du den Plan weiter verfeinern oder ihn ausgeben und an die Mitarbeiter verteilen.

Tipps und Hinweise

  • Regelverstoße beim Speichern: Wenn rote Warnungen erscheinen, kann die Schicht nicht gespeichert werden. Ändere die Zeiten oder den Mitarbeiter. Diese Regeln sind in deiner Betriebskonfiguration festgelegt.
  • Abwesende Mitarbeiter: Chips mit einem durchgestrichenen Person-Icon zeigen Mitarbeiter, die an diesem Tag abwesend sind (z. B. Urlaub). Das System warnt dich beim Zuweisen.
  • Profil wechseln: Wenn ein Profil keine besseren Vorschläge liefert, versuche ein anderes. Die Profile berücksichtigen unterschiedliche Prioritäten.
  • Unfüllbare Schichten: Wenn eine Schicht rot bleibt und keine Mitarbeiter mehr verfügbar sind, klicke auf „nicht besetzbar" in der Vorschläge-Leiste, um den Grund zu sehen (z. B. fehlende Qualifikation).
  • Drag & Drop neu laden: Wenn du einen Mitarbeiter auf eine andere Schicht ziehst, speichert das System sofort. Warte kurz, bis die Liste aktualisiert wird.