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Im Steuerberater-Portal verwaltest du die Finanzdaten deines Mandanten: Eingangsrechnungen, Bankbewegungen, Kassendaten und Buchhaltungsexporte. Du kannst Konten anlegen, Zuordnungen festlegen und alle Geschäftsvorfälle einsehen, die zwischen dir und deinem Mandanten ausgetauscht werden.

Voraussetzungen

Du benötigst einen gültigen Steuerberaterzugang mit Passwort.

Aufbau des Portals

Das Portal ist in mehrere Bereiche unterteilt, die du über Registerkarten auf der linken Seite erreichst. Die Bereiche sind nach Themen gruppiert:

Belege:

• Buchhaltungsexporte: Übersicht der Buchungen nach Geschäftsjahren und Perioden
• Eingangsrechnungen: Alle eingereichten Rechnungen deines Mandanten
• Ausgangsrechnungen: Rechnungen, die dein Mandant versendet hat

Finanzen:

• Kassendaten: Tagesabschlüsse der Kassen
• Bankbewegungen: Transaktionen von Bankkonten
• Offene Posten: Noch ausstehende Rechnungen
• Mitarbeiterumsätze: Umsätze je Mitarbeiter nach Zeitraum

Einstellungen:

• Kontenplan: Alle Konten, die Daten buchen können
• Kontenzuordnung: Zuordnung von Kategorien, Zahlungsmitteln und anderen Elementen zu Konten
• Export-Buchungsregeln: Strategie für den Datenaustausch mit der Buchhaltung
• Stammdaten: Kostenstellen und Steuersätze

So gehst du vor

Anmelden

1. Rufe das Portal auf und gib dein Passwort ein. Dein Name und der Name deines Mandanten werden angezeigt.
2. Klicke auf Anmelden.

Danach siehst du alle Bereiche des Portals.

Konten verwalten

Gehe zur Registerkarte Kontenplan unter Einstellungen.

Ein neues Konto anlegen:

1. Klicke auf Neues Konto.
2. Trage die Daten ein:
   • Kontonummer: Die Nummer, unter der das Konto in der Buchhaltung läuft
   • Bezeichnung: Der Name des Kontos
   • Kontenklasse: Die Klassifizierung (Aktiva, Passiva, Aufwendungen, Erträge)
   • Standard-Steuer (optional): Der vorgegebene Steuersatz für dieses Konto
   • BMD Steuercode (optional): Der Code für den BMD-Export
3. Klicke auf Speichern.

Ein bestehendes Konto bearbeiten:

1. Doppelklicke auf das Konto oder wähle es und klicke auf Bearbeiten.
2. Ändere die Daten nach Bedarf.
3. Klicke auf Speichern.

Ein Konto archivieren oder reaktivieren:

1. Markiere das Konto in der Liste.
2. Klicke auf Archivieren (um es auszublenden) oder auf Reaktivieren (um ein archiviertes Konto wieder zu nutzen).

Zuordnungen einrichten

Gehe zur Registerkarte Kontenzuordnung unter Einstellungen. Hier bestimmst du, welche Artikel, Zahlungsmittel und andere Elemente auf welche Konten buchen.

Artikelkategorien zuordnen:

1. Wähle die Registerkarte Artikelkategorien.
2. Klicke auf eine Kategorie in der Liste, um sie zu bearbeiten.
3. Wähle für jeden Bereich das passende Konto:
   • Konto Inland: Für Verkäufe im In- und Ausland (Standard)
   • Konto EU: Für Verkäufe in EU-Ländern (wenn abweichend)
   • Konto Drittland: Für Verkäufe außerhalb der EU (wenn abweichend)
4. Wähle auch einen Steuersatz, falls dieser von der Voreinstellung abweichen soll.
5. Die Änderung wird automatisch gespeichert.

Zahlungsmittel zuordnen:

1. Wähle die Registerkarte Zahlungsmittel.
2. Klicke auf ein Zahlungsmittel, um die Konten nach Regionen festzulegen.
3. Wähle die Konten analog zu den Artikelkategorien.

Manuelle Buchungen zuordnen:

1. Wähle die Registerkarte Manuelle Buchungen.
2. Klicke auf eine Buchungsvorlage, um ihr ein Buchhaltungskonto zuzuordnen.

Kassen zuordnen:

1. Wähle die Registerkarte Kassen & Gutscheine.
2. Klicke auf eine Kasse, um festzulegen:
   • Buchhaltungskonto: Das Konto, auf das Kasseneinnahmen buchen
   • Gutschein-Besteuerung: Der Steuersatz für Gutscheine

Lieferanten zuordnen:

1. Wähle die Registerkarte Lieferanten.
2. Klicke auf einen Lieferanten, um ihm ein Konto zuzuordnen.

Stammdaten pflegen

Gehe zur Registerkarte Stammdaten unter Einstellungen.

Kostenstellen anlegen:

1. Klicke auf die Registerkarte Kostenstellen.
2. Klicke auf Neue Kostenstelle.
3. Trage ein:
   • Nummer: Die Nummer der Kostenstelle
   • Bezeichnung: Der Name
4. Klicke auf Speichern.

Um eine bestehende Kostenstelle zu bearbeiten, doppelklicke auf sie oder wähle sie und klicke auf Bearbeiten.

Steuersätze anlegen:

1. Klicke auf die Registerkarte Steuersätze.
2. Klicke auf Neuer Steuersatz.
3. Trage ein:
   • Bezeichnung: Der Name des Satzes (z.B. "Regelsteuersatz")
   • Steuersatz (%): Der Prozentsatz
4. Klicke auf Speichern.

Um einen bestehenden Satz zu bearbeiten, doppelklicke auf ihn oder wähle ihn und klicke auf Bearbeiten.

Daten einsehen

Eingangsrechnungen:

Gehe zur Registerkarte Eingangsrechnungen unter Belege. Hier siehst du alle eingereichten Rechnungen mit Datum, Lieferant, Betrag und anderen Details. Du kannst jede Rechnung herunterladen, um das Original zu prüfen.

Bankbewegungen:

Gehe zur Registerkarte Bankbewegungen unter Finanzen. Hier erscheinen alle Transaktionen mit Datum, Betrag, Empfänger und Verwendungszweck. Die Spalte Zugeordnet zeigt, ob die Bewegung bereits einer Rechnung oder einem Geschäftsvorfall zugeordnet wurde.

Kassendaten:

Gehe zur Registerkarte Kassendaten unter Finanzen. Für jeden Tagesabschluss kannst du den Tagesabschluss herunterladen, falls ein Bericht verfügbar ist.

Offene Posten:

Gehe zur Registerkarte Offene Posten unter Finanzen. Hier siehst du alle noch ausstehenden Rechnungen mit Fälligkeitsdatum und offenen Betrag. Wenn eine Rechnung überfällig ist, wird die Anzahl der Tage in rot angezeigt.

Mitarbeiterumsätze:

Gehe zur Registerkarte Mitarbeiterumsätze unter Finanzen. Wähle einen Zeitraum aus (oben links) und sieh die Gesamtumsätze je Mitarbeiter – aufgeteilt nach Dienstleistungen und Produktverkäufen.

Ausgangsrechnungen:

Gehe zur Registerkarte Ausgangsrechnungen unter Belege. Hier erscheinen alle Rechnungen, die dein Mandant selbst versendet hat, mit ihrem Status (bezahlt, erwartet, teilweise bezahlt oder storniert).

Buchhaltungsexporte:

Gehe zur Registerkarte Buchhaltungsexporte unter Belege. Hier siehst du alle Geschäftsjahre und deren Perioden. Der Status zeigt, ob ein Export läuft, erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist. Ist ein Export abgeschlossen, kannst du ihn herunterladen. Mit dem Pfeil-Symbol kannst du einen Export wiederholen.

Was danach passiert

Alle Daten, die du im Portal eingibst oder änderst, werden sofort gespeichert. Sie beeinflussen, wie die Mandantendaten in die Buchhaltung exportiert werden. Eingangsrechnungen und Bankbewegungen werden automatisch nach den Zuordnungsregeln gebucht, die du hier festgelegt hast.

Für die Verwaltung der Belege selbst (Uploads, Bearbeitung, Freigabe) siehe Eingangsrechnungen verwalten.

Tipps und Hinweise

• Archivierte Konten: Konten, die du archivierst, verschwinden aus den Zuordnungs-Listen, können aber jederzeit reaktiviert werden. Nutze das, um alte Konten zu verbergen, ohne sie zu löschen.
• Zuordnungen speichern automatisch: Du musst nicht extra auf eine Schaltfläche klicken – die Änderungen gelten sofort, nachdem du ein anderes Feld gewählt hast oder die Auswahl bestätigst.
• Standardsteuersatz: Wenn du für ein Konto keinen Standard-Steuersatz wählst, wird bei der Buchung der Steuersatz aus der Kategorie oder dem Zahlungsmittel verwendet.
• Export-Status: Während ein Export läuft, wird der Status mit einem Fortschrittsbalken angezeigt. Du kannst in dieser Zeit an anderen Stellen arbeiten – der Export läuft im Hintergrund.