Rechnungsentwürfe aus Dateien erstellen

Du kannst Rechnungen fotografieren oder als PDF hochladen und lässt weboffice sie automatisch analysieren. Das Programm erkennt Lieferant, Betrag, Datum und weitere Daten und erstellt daraus einen Entwurf einer Eingangsrechnung, den du dann prüfst und freigibst.

So kommst du hierher

Klicke in der Seitenleiste auf Buchhaltung > Eingangsrechnungen > oben auf Neue Eingangsrechnung.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Anforderungen. Du brauchst nur eine Bilddatei oder PDF der Rechnung.

So gehst du vor

Datei hochladen: Klicke auf das Feld Datei hochladen, oder ziehe eine Datei hinein. weboffice unterstützt gängige Bildformate (JPG, PNG) und PDF.

Das Programm analysiert die Datei automatisch. Während die Verarbeitung läuft, siehst du einen Fortschrittsbalken.
Warte auf die Analyse: Die erkannte Rechnung erscheint in der Tabelle Rechnungsentwürfe unten. Dort zeigt die Spalte Status, ob die Verarbeitung noch läuft (Fortschrittsbalken), verarbeitet wurde (grüner Haken) oder fehlgeschlagen ist (rotes X).

Wenn die Analyse fehlschlägt, kannst du oben auf Automatische Verarbeitung erneut versuchen klicken, um es noch einmal zu versuchen – das kann bei schlechten Scans hilfreich sein.
Entwurf überprüfen: Klicke auf Analysieren neben der Rechnung. Das Programm öffnet ein Fenster, in dem du die erkannten Daten (Lieferant, Betrag, Datum usw.) siehst. Hier kannst du fehlende oder falsche Angaben korrigieren, bevor die Eingangsrechnung erfasst wird.
Speichern und Fertig: Sobald die Daten stimmen, speicherst du die Rechnung. Sie wird dann in deine Eingangsrechnungen aufgenommen.

Willst du einen Entwurf verwerfen, klicke auf Löschen.

Aufbau der Seite

Datei hochladen (Bereich oben)

Interaktiver Bereich, in den du klickst oder eine Datei ziehst. Das Programm akzeptiert Bilder und PDF-Dateien.

Rechnungsentwürfe (Tabelle unten)

Datum: Der Tag, an dem die Datei hochgeladen wurde.
Hochgeladen von: Der Name des Benutzers, der die Datei hochgeladen hat.
Status:
- Warteschlange: Die Datei wartet noch auf Verarbeitung.
- Verarbeitet: Die Analyse ist fertig – klicke auf Analysieren.
- Fehlgeschlagen: Die automatische Analyse konnte die Rechnung nicht lesen. Versuche es erneut oder bearbeite die Rechnung manuell.
- Fortschrittsbalken: Analyse läuft gerade.
Automatische Verarbeitung erneut versuchen (Symbol mit Pfeil): Startet die Analyse neu.
Analysieren (Lupe): Öffnet die Bearbeitung des Entwurfs.
Löschen (Papierkorb): Entfernt den Entwurf.

Was danach passiert

Der Entwurf wird in der Liste der Rechnungsentwürfe gespeichert. Wenn du auf Analysieren klickst, öffnet sich ein Fenster zur Eingangsrechnung erfassen, in dem weboffice die erkannten Daten vorausfüllt. Du prüfst die Angaben, ergänzt fehlende Informationen und speicherst die Rechnung dann in deinem Buchhaltungssystem.

Tipps und Hinweise

Scanqualität: Je klarer das Foto oder PDF, desto besser erkennt weboffice die Daten. Sorge für gute Beleuchtung und einen geraden Blickwinkel.
Mehrere Dateien auf einmal: Du kannst mehrere Rechnungen nacheinander hochladen – sie landen alle in der Warteschlange und werden der Reihe nach verarbeitet.
Manuelle Eingabe: Kommt weboffice mit einer Rechnung nicht zurecht, kannst du die Daten auch manuell eingeben. Klicke auf Analysieren und trage die Werte selbst ein.
Versehentlich gelöscht?: Gelöschte Entwürfe sind weg – lad die Datei nötigenfalls erneut hoch.