Rechnung und ihre Folgeaufträge nachverfolgen

In dieser Übersicht siehst du, ob eine Rechnung bezahlt ist, wie lange der Kunde noch Zeit hat zu zahlen, und welche weiteren Aufträge damit zusammenhängen – zum Beispiel Mahnungen, Gutschriften oder Lieferscheine.

Voraussetzungen

Du brauchst Zugriff auf den Bereich Aufträge und das Recht, Rechnungen zu sehen.

So gehst du vor

Die Statusanzeige einer Rechnung zeigt dir immer:

Der Zahlungsstatus

Bezahlt: Die Rechnung ist vollständig beglichen.
Offen: Der Kunde schuldet noch Geld. Daneben siehst du, wie viele Tage noch bis zur Fälligkeit verbleiben. Hat er bereits einen Teil bezahlt, steht dort zusätzlich „Teilzahlung erhalten".
Überfällig: Der Zahlungstermin ist verstrichen. Die Anzeige sagt dir, um wie viele Tage die Zahlung zu spät ist. Auch hier wird eine Teilzahlung eigens erwähnt.
Storniert: Die Rechnung wurde gelöscht und ist ungültig.
Weitere Zustände: Manche Rechnungen werden als zweifelhaft, uneinbringlich oder in Inkasso eingestuft – auch das siehst du hier mit einem Symbol.

Vorgänger und Folgeaufträge Wenn es zu dieser Rechnung vorherige Aufträge gibt (etwa ein Angebot oder eine Bestellung), siehst du diese mit ihrer Nummer und einem Pfeil nach links. Klicke darauf, um den Vorgänger zu öffnen.

Ebenso zeigt die Übersicht alle Folgeaufträge – zum Beispiel eine Gutschrift, einen Lieferschein oder eine Mahnung. Gibt es nur einen, kannst du ihn direkt anklicken. Sind es mehrere, klickst du auf Folgeaufträge und wählst aus der Liste den aus, den du sehen möchtest.

Mahnungen Jede offene Mahnung zu dieser Rechnung wird hier einzeln aufgelistet. Ein Symbol zeigt, in welcher Stufe der Mahnung sich der Vorgang befindet. Klicke auf eine Mahnung, um sie zu öffnen.

Aufbau der Statusanzeige

Die Anzeige arbeitet mit Farben und Symbolen:

Grün mit Häkchen: Die Rechnung ist beglichen – kein Handlungsbedarf mehr.
Orange mit Uhr: Die Zahlung steht noch aus, der Termin ist aber realistisch erreichbar.
Rot mit Ausrufezeichen: Der Zahlungstermin ist überschritten.
Grau mit durchgestrichenem Kompass: Die Rechnung wurde storniert oder ist nicht eintreibbar.

Was danach passiert

Du kannst von hier aus direkt zu einem Vorgänger oder Folgeauftrag springen. So bleibst du in der Übersicht über den gesamten Geschäftsvorfall.

Wenn du eine Mahnung versenden möchtest oder eine Zahlung erfassen willst, brauchst du nicht umzuschalten – die Funktionen sind direkt von hier aus erreichbar.

Tipps und Hinweise

Die Anzeige „Tage bis Fälligkeit" oder „Tage überfällig" berechnet sich automatisch aus dem Zahlungsziel der Rechnung. Das Zahlungsziel selbst stellst du beim Anlegen oder Bearbeiten der Rechnung ein.
Wenn eine Teilzahlung sichtbar ist, bedeutet das nicht automatisch, dass die Rechnung offen bleibt – sie kann auch als „Bezahlt" markiert sein, wenn die Differenz zu deinen Konditionen passt. Das hängt von deinen Einstellungen ab.
Folgeaufträge können auch Aufträge sein, die du selbst gar nicht direkt erstellt hast, sondern die über Schnittstellen zu dieser Rechnung verbunden wurden.