Portalanbindung einrichten und verwalten

Mit der Anbindung an Buchungsportale wie booking.com oder Expedia gehen deine Preise und freien Zimmer automatisch an die Portale, und deren Buchungen landen direkt in deinem Belegungsplan. Hier richtest du die Verbindung ein, ordnest deine Zimmerkategorien den Zimmertypen im Portal zu und verwaltest eingehende Portalbuchungen.

So kommst du hierher

1. Klick in der Seitenleiste auf Web.Office.Hotel > Hotel-Portale.

Das System zeigt dir die Übersicht mit drei Bereichen: Portalbuchungen, die Anbindung und die Übertragungswarteschlange.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Hotel verwalten (ManageHotelMasterData), um die Anbindung einzurichten. Um Portalbuchungen zu übernehmen, brauchst du das Recht Hotel Empfang (WorkHotelReception).

So gehst du vor

Anbindung neu einrichten

Du brauchst eine Anbindung nur einmal pro Standort. Wenn der Bereich „Anbindung" noch leer ist:

1. Klick auf Portalanbindung einrichten (oder später auf die Schaltfläche Anbindung und dann auf Bearbeiten).

Ein Fenster öffnet sich. Trage folgende Angaben ein:

• Standort: Wähle den Profit-Center aus, für den die Portale freigegeben sind. Das System zeigt dir nur Standorte an, für die du die entsprechenden Rechte hast.
• Objekt: Wähle das Haus aus, unter dem dieses Portal bei deinen Betreibern bekannt ist. Ohne Objekt bleibt die Anbindung inaktiv — ein Objekt wird vom Support freigeschaltet.
• Anbindung aktiv: Schalte den Schieber an, damit Preise und freie Zimmer an die Portale gehen. Später kannst du die Anbindung pausieren, ohne sie zu löschen.

2. Klick auf Speichern.

Die Anbindung ist jetzt eingerichtet. Das System zeigt dir ihren Status: wie viele Zuordnungen aktiv sind, ob Übertragungen unterwegs oder fehlgeschlagen sind, wie viele Portalbuchungen warten.

Zuordnungen anlegen

Eine Zuordnung sagt dem Portal, welcher deiner Ratenplan zu welchem Zimmertyp im Portal und zu welcher Belegung gehört. Ohne Zuordnungen geht nichts hinaus, und Portalbuchungen können nicht übernommen werden.

1. Klick auf Neu (oben im Bereich „Anbindung").

Ein Fenster öffnet sich. Unter „Im Haus" trägst du ein, was bei dir heißt:

• Zimmerkategorie: Die Kategorie deiner Zimmer (z.B. Doppelzimmer, Einzelzimmer).
• Ratenplan: Der Ratenplan mit dem Preis für diese Kategorie.
• Belegung (Personen): Wie viele Gäste in diesem Zimmer untergebracht werden — der Preis für zwei Personen ist ein anderer als für eine.

Unter „Auf der Portalseite" ordnest du die entsprechenden Gegenstücke im Portal zu:

• Zimmertyp im Portal: Der Name, unter dem das Portal dein Zimmer führt.
• Preis im Portal: Der Ratenplan, unter dem das Portal diesen Preis verkauft.
• Zuordnung aktiv: Schalte den Schieber an, damit diese Kategorie an das Portal geht.

2. Klick auf Speichern.

Die Zuordnung wird sofort an das Portal übertragen. Im Bereich „Übertragung" kannst du sehen, ob sie angekommen ist.

Wiederhole diesen Schritt für jede Kombination aus Kategorie, Ratenplan und Belegung, die du an das Portal schicken möchtest.

Portalbuchungen übernehmen

Buchungen, die über die Portale hereinkommen, erscheinen im Bereich „Portalbuchungen".

1. Öffne den Bereich „Portalbuchungen".

Die Liste zeigt alle eingegangenen Buchungen mit Gast, Anreise, Abreise, Zimmertyp und Status.

2. Um eine Buchung zu übernehmen, klick auf die Schaltfläche Übernehmen (grünes Häkchen) in der Zeile.

Das System prüft, ob alle Zuordnungen vorhanden sind. Wenn ja, wird daraus eine Reservierung. Das Eingabefenster für die Reservierung öffnet sich sofort — dort kannst du sie noch ergänzen (z.B. Kontaktdaten, Besonderheiten).

Wenn eine Zuordnung fehlt, sagt dir die Fehlermeldung, was noch eingerichtet werden muss. Richte dann die fehlende Zuordnung ein und versuche es erneut.

3. Speichere die Reservierung.

Die Portalbuchung verschwindet aus der Liste, die Reservierung liegt jetzt in deinem Belegungsplan.

Portalbuchungen verwalten

Buchung als von Hand erledigt kennzeichnen: Wenn du eine Portalbuchung manuell bearbeitet hast oder nicht übernehmen möchtest, klick auf die Schaltfläche Von Hand erledigt (Häkchen im Kreis). Das System fragt dich zur Bestätigung — sobald du bestätigst, verschwindet die Buchung aus der Liste.

Stornierungen verarbeiten: Storniert der Gast über das Portal, zeigt dir das System die Stornierung hier. Klick auf Reservierung stornieren (Kalender mit X), um die entsprechende Reservierung zu stornieren. Das System wendet deine Stornoregel an.

Fehlgeschlagene Buchungen erneut abrufen: Manchmal schlägt der Abruf fehl. Klick auf Erneut abrufen (Pfeil-Symbol), um einen neuen Versuch zu starten.

Nur offene anzeigen: Oben rechts kannst du mit dem Schieber Nur offene die Liste filtern — dann siehst du nur noch Buchungen, die nicht als Reservierung übernommen wurden.

Aufbau der Portalbindung

Die Seite besteht aus drei Bereichen, die du über Registerkarten umschaltest:

Portalbuchungen (Betrieb) Liste aller Buchungen, die vom Portal hereinkommen. Der Status zeigt, ob die Buchung schon übernommen wurde, fehlgeschlagen ist oder eine Stornierung darstellt.

Anbindung (Einrichtung) Status der Verbindung zum Portal und die Liste deiner Zuordnungen. Hier siehst du auch, ob die Übertragungen laufen oder stocken.

Übertragung (Einrichtung) Warteschlange aller Daten, die an das Portal gehen (freie Zimmer, Preise, Verkaufsregeln, Stammdaten). Der Status zeigt, ob die Übertragung wartet, unterwegs, angekommen oder fehlgeschlagen ist. Mit Nur Stockungen filterst du auf fehlerhafte Übertragungen.

Was danach passiert

Sobald du die erste Zuordnung speicherst, gehen deine Preise und freien Zimmer an das Portal. Das System arbeitet im Hintergrund weiter — neue Reservierungen, Preisänderungen und verfügbare Zimmer werden automatisch übertragen.

Portalbuchungen kommen üblicherweise innerhalb von Minuten an. Du kannst sie direkt übernehmen oder sie als von Hand erledigt kennzeichnen.

Im Bereich „Übertragung" kannst du jederzeit sehen, ob die Synchronisation läuft, steckt oder erfolgreich war. Stockungen entstehen meist durch fehlerhafte Zuordnungen — die Fehlermeldung sagt dir, was falsch ist.

Tipps und Hinweise

Status auf einen Blick: Die Statuskarte in der Anbindung zeigt dir sofort, wie es um die Verbindung steht. „Anbindung läuft" bedeutet alles OK. „Übertragung hakt" bedeutet, dass einzelne Daten nicht angekommen sind — schau im Bereich „Übertragung" nach, welche.

Alle Preise neu senden: Klick auf Alles neu senden, um deine kompletten Preise und freien Zimmer der nächsten zwölf Monate erneut an das Portal zu schicken. Das brauchst du selten — meist nur, wenn das Portal Daten verloren hat.

Anbindung pausieren: Mit dem Schieber Anbindung aktiv oben rechts pausierst du die Verbindung, ohne sie zu löschen. Neue Buchungen kommen dann nicht mehr an, Preisänderungen gehen nicht raus.

Zuordnungen bearbeiten oder löschen: Doppelklick auf eine Zuordnung in der Liste oder klick auf die Schaltfläche Zuordnung entfernen (X). Wenn du eine Zuordnung löschst, geht diese Kategorie nicht mehr an das Portal — bestehende Reservierungen sind davon nicht betroffen.

Mehrere Kombinationen pro Kategorie: Du kannst die gleiche Zimmerkategorie mehrfach mit unterschiedlichen Ratenplan/Belegung-Kombinationen zuordnen. Das brauchst du, wenn das Portal dieselbe Zimmertyp unter verschiedenen Preisen mit unterschiedlichen Belegungen verkauft.