Offene Posten überwachen

Du siehst hier alle Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt wurden. Die Seite zeigt dir auf einen Blick, wie viel Geld noch aussteht, und listet alle unbezahlten Rechnungen auf. So bleibst du über deine ausstehenden Zahlungen informiert und kannst bei Bedarf Mahnungen versenden oder andere Maßnahmen einleiten.

Voraussetzungen

Du brauchst das Modul Aufträge. Es gibt keine besonderen Voraussetzungen – die Übersicht ist leer, bis du erste Rechnungen erstellt hast.

Aufbau der Übersicht

Die Seite ist in zwei Bereiche aufgeteilt:

Oben: Ein Kasten zeigt die Gesamtsumme aller offenen Posten – einmal der Netto-Betrag und einmal der Brutto-Betrag.

Darunter: Eine Liste aller unbezahlten Rechnungen mit Spalten wie Auftragstyp, Nummer, Auftragsdatum, Kunde und aktuellem Status. Jede Zeile hat Schaltflächen für schnelle Aktionen.

So gehst du vor

Öffne die Übersicht „Offene Posten" – dort siehst du sofort die Gesamtsumme der ausstehenden Zahlungen.
Schau dir die Liste der Rechnungen an. Jede Zeile zeigt eine Rechnung, die noch nicht vollständig bezahlt wurde.
Klicke auf eine Rechnung in der Liste, um eine Aktion auszuführen:
- Bearbeiten (Stift-Symbol): Öffne die Rechnungsdetails.
- Drucken (Drucker-Symbol): Drucke die Rechnung aus.
- Aktionen (Rakete-Symbol): Öffne das Aktions-Menü.
Im Aktions-Menü stehen dir je nach Status der Rechnung verschiedene Optionen zur Verfügung:
- Zahlungen: Zeigt dir alle eingegangenen Zahlungen für diese Rechnung. Hier erfasst du neue Zahlungen, wenn ein Kunde bezahlt hat.
- Mahnstufe erhöhen: Wird angezeigt, wenn die Rechnung überfällig ist. Die Mahnstufe erhöht sich, und du kannst eine Mahnung drucken. Details dazu findest du unter Mahnwesen.
- "Dubios": Markiert die Rechnung als zweifelhaft. Danach kannst du keine Zahlungen mehr eintragen.
- Kopieren: Erstellt eine identische neue Rechnung als Vorlage.
- Folgeauftrag erstellen: Lege einen neuen Auftrag auf Basis dieser Rechnung an.
- Per E-Mail senden: Versende das Dokument per E-Mail an den Kunden.
- Storno: Storniere die Rechnung oder erstelle eine Gutschrift.
Wenn eine Rechnung lange überfällig ist, werden zusätzlich die Optionen Inkasso (zur Übergabe an eine Inkassostelle) und die Möglichkeit angezeigt, die Rechnung als uneinbringlich einzustufen.

Was danach passiert

Sobald du eine Zahlung erfasst hast oder andere Maßnahmen durchführst, aktualisiert sich die Liste automatisch. Rechnungen, die vollständig bezahlt wurden, verschwinden aus der Übersicht der offenen Posten. Die Gesamtsummen im Kasten oben werden ebenfalls neu berechnet.

Tipps und Hinweise

Die Summen zeigen immer nur die Rechnungen an, die noch nicht vollständig bezahlt wurden. Teilzahlungen werden berücksichtigt.
Nutze das Aktions-Menü regelmäßig, um überfällige Rechnungen zu bearbeiten.
Wenn dein System Stripe für Zahlungslinks nutzt, kannst du direkt einen Zahlungslink kopieren und dem Kunden zusenden – die Option Stripe-Zahlungslink kopieren wird dann im Aktions-Menü angezeigt.