Mitarbeiter verwalten
Die Mitarbeiterverwaltung ist das Herzstück deiner Personalorganisation in weboffice. Hier verwaltest du alle Informationen zu deinen Mitarbeitern - von den Grunddaten über Kontaktinformationen bis hin zu Arbeitszeiten und Berechtigungen. Diese zentrale Übersicht ermöglicht es dir, dein Team effizient zu organisieren und alle wichtigen Mitarbeiterdaten an einem Ort zu verwalten.
Voraussetzungen
- Berechtigung zur Mitarbeiterverwaltung
- Verfügbare Mitarbeiterplätze im System
- Grundkenntnisse über Personalverwaltung
Aufbau der Seite
Die Seite ist übersichtlich in verschiedene Bereiche unterteilt:
Werkzeugleiste
- Hinzufügen-Schaltfläche: Erstellt einen neuen Mitarbeiter (nur bei aktiven Einträgen)
- Archiv-Schalter: Wechselt zwischen aktiven und archivierten Mitarbeitern
Mitarbeitertabelle
Die Tabelle zeigt umfassende Informationen zu jedem Mitarbeiter:
- Bild: Profilbild oder farbiger Avatar mit Initialen
- Personalnummer: Eindeutige Mitarbeiterkennung
- E-Mail: Geschäftliche E-Mail-Adresse
- Anrede: Herr/Frau/Divers
- Vor- und Nachname: Vollständiger Name
- Anzeigename: Name für die Darstellung im System
- Ausweisnummer: Interne Identifikationsnummer
- Telefon/Handy: Kontaktmöglichkeiten
- Geburtsdatum: Persönliche Information
- Eintrittsdatum: Beginn der Beschäftigung
- Sozialversicherungsnummer: Für die Lohnbuchhaltung
- Online buchbar: Verfügbarkeit für Online-Terminbuchungen
- Standort: Zugeordneter Geschäftsstandort
- Adressdaten: Vollständige Anschrift
- Bankdaten: Kontoinformationen für Gehaltsauszahlungen
- Arbeitszeitmodell: Zugeordnetes Zeiterfassungsmodell
Aktions-Schaltflächen
- Aktionen: Zusätzliche Mitarbeiter-Aktionen
- Bearbeiten: Öffnet das Bearbeitungsfenster
- Archivieren/Wiederherstellen: Verwaltet den Mitarbeiterstatus
So arbeitest du mit dieser Seite
Neuen Mitarbeiter hinzufügen
- Klicke auf die grüne "Hinzufügen"-Schaltfläche
- Prüfe zunächst, ob noch Mitarbeiterplätze verfügbar sind
- Fülle das Eingabefenster mit allen erforderlichen Daten aus:
- Grunddaten (Name, E-Mail, Telefon)
- Personalnummer vergeben
- Abteilung und Standort zuordnen
- Arbeitszeitmodell auswählen
- Bei Bedarf Bankdaten hinterlegen
- Speichere den neuen Mitarbeiter
Mitarbeiter bearbeiten
- Doppelklicke auf den gewünschten Mitarbeiter in der Tabelle
- Oder klicke auf die Schaltfläche mit dem Stift-Symbol
- Ein umfassendes Bearbeitungsfenster öffnet sich
- Ändere die gewünschten Informationen
- Speichere deine Änderungen
Mitarbeiter-Aktionen durchführen
- Klicke auf die "Aktionen"-Schaltfläche (Raketen-Symbol)
- Wähle aus verschiedenen verfügbaren Aktionen:
- Passwort zurücksetzen
- Berechtigungen verwalten
- Arbeitszeiten einsehen
- Weitere spezielle Funktionen
Mitarbeiter archivieren
- Klicke auf die Schaltfläche mit dem Archiv-Symbol
- Bestätige die Sicherheitsabfrage
- Der Mitarbeiter wird archiviert (nicht gelöscht)
- Hinweis: Du kannst dich nicht selbst archivieren
Archivierte Mitarbeiter verwalten
- Aktiviere den "Zeige archivierte Einträge"-Schalter
- Du siehst nun alle archivierten Mitarbeiter
- Klicke auf das Uhren-Symbol, um einen Mitarbeiter wiederherzustellen
- Prüfe vorher, ob noch Mitarbeiterplätze verfügbar sind
Tabelle anpassen
- Nutze die Spaltenauswahl, um relevante Informationen anzuzeigen
- Sortiere nach verschiedenen Kriterien
- Verwende die Suchfunktion für schnelles Finden
- Exportiere die Mitarbeiterliste bei Bedarf
Tipps und Hinweise
- Vollständige Daten: Fülle alle relevanten Felder aus für optimale Funktionalität
- Eindeutige Personalnummern: Verwende ein logisches System für Personalnummern
- Regelmäßige Updates: Halte Mitarbeiterdaten aktuell, besonders Kontaktdaten
- Datenschutz beachten: Stelle sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben
- Backup vor Änderungen: Bei größeren Änderungen erstelle vorher ein Backup
- Arbeitszeiten zuordnen: Weise jedem Mitarbeiter das passende Arbeitszeitmodell zu
- Online-Buchbarkeit: Aktiviere diese nur für Mitarbeiter mit Kundenkontakt
- Archivierung statt Löschung: Archiviere ausgeschiedene Mitarbeiter für die Nachverfolgbarkeit