Manuelle Buchungsvorlagen anlegen und bearbeiten

Du legst hier Vorlagen für wiederkehrende Kassenbewegungen an – etwa für Bankeinzahlungen, Wechselgeld oder Inventurdifferenzen. Diese Vorlagen beschleunigen später die tägliche Kassenarbeit, weil du die häufigsten Buchungen schnell abrufen kannst.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste den Bereich System
2. Klicke auf Einstellungen
3. Wähle in der linken Spalte unter "Kasse & Zahlung" den Punkt Manuelle Buchungen

Voraussetzungen

Du benötigst das Kassensystem-Modul. Außerdem brauchst du Zugriff auf die Verwaltung – das ist normalerweise nur Administratoren möglich.

So gehst du vor

Eine neue Vorlage anlegen

1. Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen oben links
2. Ein Eingabefenster öffnet sich. Dort trägst du die Grunddaten der Vorlage ein:
   • Icon: Wähle ein Symbol, das die Buchung erkennbar macht. Klicke auf das Feld und suche dir ein passendes Icon aus – beispielsweise ein Geldschein-Symbol für Bankeinzahlungen.
   • Name: Gib einen aussagekräftigen Namen ein, unter dem du die Vorlage später erkennst – etwa "Bankeinzahlung" oder "Wechselgeld".
   • Beschreibung / Verwendungszweck: Notiere hier optional, wofür diese Vorlage gedacht ist oder welche Geldmenge sie meist umfasst.
   • Zahlungsart: Wähle aus der Liste die passende Zahlungsart – etwa "Bar", "Überweisung" oder "Kartenzahlung". Wenn die Buchung keiner Zahlungsart zugeordnet werden soll, lässt du das Feld leer.
   • Buchhaltungskonto: Ordne optional ein Buchhaltungskonto zu, auf das die Buchung automatisch gebucht wird. Du kannst hier nach Kontonummer oder Name suchen. Wenn du kein Konto zuweisen möchtest, lässt du das Feld leer.
3. Klicke auf Speichern

Die Vorlage wird gespeichert und erscheint jetzt in der Liste.

Eine vorhandene Vorlage bearbeiten

1. Klicke in der Liste auf das Bearbeitungs-Icon (Stift-Symbol) neben der Vorlage, die du ändern möchtest
   • Alternativ kannst du auch doppelt auf den Namen der Vorlage klicken
2. Das Eingabefenster öffnet sich und zeigt die bisherigen Daten
3. Nimm deine Änderungen vor
4. Klicke auf Speichern

Aufbau der Seite

Die Seite ist in zwei Bereiche aufgeteilt:

Oben: Eine Werkzeugleiste mit der Schaltfläche Hinzufügen

Unten: Die Liste aller angelegten Vorlagen

• Spalte Name: Der Name der Vorlage, unter dem du sie später auswählst
• Spalte Bearbeiten: Ein Symbol zum Öffnen der Vorlage – dort kannst du alle Daten ändern

Was danach passiert

Deine neue Vorlage ist jetzt bei der Kassenarbeit verfügbar. Wenn du später eine manuelle Buchung erfasst – beispielsweise eine Bankeinzahlung – kannst du die Vorlage auswählen, und weboffice füllt automatisch die Zahlungsart und das Konto aus.

Für die restliche Verwaltung der Kassensystem-Einstellungen siehe auch Buchungsgründe und Steuersätze und Zahlungsarten.

Tipps und Hinweise

• Die Felder Zahlungsart und Buchhaltungskonto sind optional. Du kannst Vorlagen auch ohne diese Zuordnung anlegen – sie helfen dir dann nur bei der Beschleunigung der Erfassung.
• Das Icon ist sichtbar, wenn du später die Vorlage in der Kasse auswählst – wähle also ein Symbol, das für deine Mitarbeiter sofort verständlich ist.
• Der Name der Vorlage ist die wichtigste Information für deine Kassierer – sei also aussagekräftig und präzise.