Lieferung aus einer Bestellung erfassen

Du erfasst hier die Artikel und Mengen, die du von einem Lieferanten erhalten hast. weboffice gleicht danach automatisch ab, ob die gelieferten Mengen den bestellten Mengen entsprechen, und aktualisiert deinen Lagerbestand.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü Lager > Wareneingang.
2. Suche die Bestellung, von der du eine Lieferung erhalten hast, und klicke auf die Zeile.
3. Es öffnet sich ein Fenster mit den bestellten Artikeln. Klicke auf Artikel hinzufügen, um die Erfassung zu starten.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zum Bearbeiten von Wareneingängen. Die Bestellung muss bereits angelegt sein.

So gehst du vor

1. Artikel erfassen: Klicke auf die Schaltfläche Artikel hinzufügen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du einen oder mehrere Artikel aussuchen kannst. Wähle die Artikel aus, die angekommen sind, und bestätige deine Auswahl.

   Alternativ kannst du auch einen Barcode-Scanner verwenden: Scanne den Barcode des Artikels ein – weboffice findet den Artikel automatisch und fügt ihn hinzu.

2. Gelieferte Menge eintragen: Für jeden Artikel siehst du nun eine Zeile in der Tabelle. Trage in der Spalte Gelieferte Menge ein, wie viel du erhalten hast.

   • Wenn der Artikel Seriennummern hat, kannst du die Menge nicht direkt ändern – gib stattdessen die Seriennummern an. Die Menge wird automatisch gezählt.

3. Bestellte Menge überprüfen: Die Spalte Bestellte Menge zeigt dir, wie viel bestellt wurde. Du kannst sie hier korrigieren, falls bei der Bestellung ein Fehler war.

4. Status prüfen: Die Spalte Status sagt dir, ob die Lieferung vollständig ist:

   • Vollständig: Die gelieferte Menge ist gleich oder größer als die bestellte Menge.
   • Unvollständig: Es kam weniger an als bestellt.
   • Bestellte Menge unbekannt: Die bestellte Menge wurde nicht eingetragen.

5. Notizen hinzufügen (optional): Falls etwas nicht stimmt – Beschädigungen, Abweichungen – schreib einen kurzen Vermerk in die Spalte Notiz.

6. Artikel löschen (falls nötig): Hast du einen Artikel versehentlich hinzugefügt, klicke auf das Papierkorb-Symbol am Ende der Zeile.

7. Seriennummern eintragen (nur bei Bedarf): Wenn du Artikel mit Seriennummern erfasst, öffnet sich automatisch ein Fenster zum Eintragen der Nummern. Gib alle Seriennummern ein, die mit dieser Lieferung angekommen sind.

8. Speichern: Klicke unten auf Speichern, um die Erfassung zu sichern. weboffice speichert deine Einträge ab – du kannst später noch Änderungen vornehmen, wenn nötig.

9. Lieferung abschließen: Wenn alle Artikel erfasst sind und alles stimmt, klicke auf Lieferung abschließen. weboffice bucht die Artikel ins Lager, aktualisiert deinen Bestand und speichert die Lieferung als abgeschlossen. Diese Aktion kannst du nicht rückgängig machen, ohne sie später noch einmal zu stornieren.

Aufbau der Erfassungsseite

Die Seite besteht aus zwei Registerkarten:

• Positionen: Hier siehst du eine Tabelle mit allen erfassten Artikeln. Jede Zeile zeigt dir den Artikel, die gelieferte und bestellte Menge, wer den Artikel hinzugefügt hat, den Status und eine Notiz-Spalte.

• Informationen: Hier siehst du Daten zum Wareneingang selbst – etwa zu welchem Lager und Kostenplatz die Lieferung gehört.

• Dokumente (falls vorhanden): Hier kannst du Lieferscheine oder Rechnungen hochladen und speichern.

Was danach passiert

Nachdem du Lieferung abschließen geklickt hast:

• Die Artikel werden sofort ins Lager gebucht.
• Dein Lagerbestand wird automatisch erhöht.
• Der Wareneingang ist abgeschlossen und wird in der Übersicht der Wareneingänge als erledigt markiert.
• Die Bestellung wird als teilweise oder vollständig geliefert gekennzeichnet.

Falls du nach dem Abschließen noch Änderungen vornehmen musst, kannst du die Lieferung öffnen – weboffice bucht die bisherigen Buchungen automatisch aus, sodass du neu beginnen kannst. Am Ende musst du sie dann erneut abschließen.

Tipps und Hinweise

• Barcode-Scanner nutzen: Wenn du viele Artikel erfassst, ist ein Barcode-Scanner viel schneller als manuelle Eingabe. Scanne jeden Artikel ein und gib dann die Menge ein.

• Seriennummern mit Barcode: Artikel mit Seriennummern (etwa Elektronik oder Maschinen) kannst du auch per Barcode scannen – gib dann die Seriennummern ein. Die Anzahl der eingegebenen Nummern ist die Menge.

• Bestellte Menge korrigieren: Stimmt die bestellte Menge nicht (weil die Bestellung falsch war), kannst du sie hier korrigieren – das beeinflusst den Status-Check.

• Etiketten drucken (nur auf dem Büro-PC): Hast du einen Etikettendrucker angeschlossen, kannst du sofort Lagenetiketten für den Artikel drucken.

• Wareneingänge stornieren: Merkst du später, dass etwas nicht stimmt, öffne den Wareneingang erneut. weboffice fragt dich, ob du die bisherigen Lagerbuchungen ausbuchen willst – dann kannst du neu erfassen.