Lagerbestellung per E-Mail versenden

Du verschickst eine Lagerbestellung als PDF-Datei per E-Mail an den Lieferanten. Das Fenster öffnet sich, nachdem du eine Bestellung ausgedruckt oder angesehen hast.

So kommst du hierher

1. Öffne im Menü Lager > Bestellungen > Alle Bestellungen
2. Wähle eine Bestellung aus der Liste
3. Klicke oben auf Hinzufügen oder öffne die Bestellung
4. Klicke auf das Symbol zum Drucken oder Ansehen (oben rechts im Fenster)
5. Im angezeigten Fenster klickst du auf Per E-Mail senden

Voraussetzungen

Der Lieferant muss eine E-Mail-Adresse in seinen Stammdaten eingetragen haben.

So gehst du vor

1. E-Mail: Trage die E-Mail-Adresse des Lieferanten ein oder bestätige die vorausgefüllte Adresse. Du kannst mehrere Adressen durch Komma getrennt eingeben.

2. Druckgröße: Wähle das Papierformat – meist bleibt es auf A4.

3. Betreff: Gib einen Betreffzeile ein, unter der der Lieferant die E-Mail schnell erkennt. Das Feld ist optional; ohne Eintrag wird kein Betreff versendet.

4. Vorlage: Wähle, wenn vorhanden, eine vordefinierte Textvorlage aus. Ohne Auswahl nutzt weboffice den Standardtext.

5. Mail-Inhalt: Überprüfe und bearbeite den Nachrichtentext nach Bedarf. weboffice schlägt einen Standardtext vor; du kannst ihn anpassen oder ganz neu formulieren.

6. Klicke auf Versenden, um die E-Mail mit der Bestellung als PDF-Anhang zu verschicken.

Die E-Mail wird sofort versendet. Du kannst sie danach nicht mehr ändern.

Aufbau des Fensters

• E-Mail: Eingabefeld für eine oder mehrere Empfängeradressen
• Druckgröße: Auswahlfeld für das Papierformat der PDF-Datei
• Betreff: Textfeld für die E-Mail-Betreffzeile (optional)
• Vorlage: Auswahlfeld für gespeicherte E-Mail-Vorlagen (optional)
• Mail-Inhalt: Großes Textfeld mit dem Nachrichtentext
• Datei hochladen: Schaltfläche, um weitere Dokumente als Anhänge hinzuzufügen
• Versenden: Schaltfläche, um die E-Mail zu verschicken
• Testweise an mich versenden: Schaltfläche, um die E-Mail an deine Adresse zu schicken und vorher zu prüfen
• Schließen: Schaltfläche, um das Fenster zu schließen, ohne zu versenden

Was danach passiert

Die E-Mail mit der PDF-Bestellung wird sofort an den Lieferanten versendet. Die Bestellung behält ihren Status und kann später noch bearbeitet oder nachgedruckt werden.

Tipps und Hinweise

• Vorher testen: Nutze Testweise an mich versenden, um zu prüfen, ob der Text richtig aussieht und die PDF korrekt eingefügt ist.
• Vorlage speichern: Wenn du häufig den gleichen Text nutzt, spare Zeit durch eine Vorlage (in den Einstellungen).
• Mehrere Lieferanten: Sende die Bestellung nacheinander an verschiedene Adressen – jede E-Mail wird einzeln versendet.