Kundendaten und Felder einrichten

Du legst hier fest, welche Informationen weboffice von Kunden erfasst, welche davon Pflichtfelder sind und wie neue Kunden schnell angelegt werden können. Diese Einstellungen gelten für deinen gesamten Betrieb.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle System
2. Klicke auf Standorte
3. Wähle deinen Standort aus
4. Gehe zur Registerkarte Einstellungen
5. Unter Stammdaten findest du den Bereich mit den Kundendaten-Einstellungen

Voraussetzungen

Du benötigst Administratorrechte, um diese Einstellungen zu ändern.

So gehst du vor

Die Kundendaten-Einstellungen sind in vier Bereiche aufgeteilt. Du kannst sie alle bearbeiten oder nur einzelne, je nachdem, was du ändern möchtest.

Benutzerdefinierte Felder für Kunden, Lieferanten und Artikel

Mit benutzerdefinierten Feldern erweiterst du die Standard-Datenfelder um Informationen, die für deinen Betrieb wichtig sind.

1. Öffne den Bereich Kunden-Felder, Lieferanten-Felder oder Artikel-Felder
2. Klicke auf + Hinzufügen, um ein neues Feld zu erstellen
3. Gib einen Feldname ein – das ist die Bezeichnung, die später in Formularen und Listen angezeigt wird
4. Wähle einen Feldtyp (z. B. Text, Zahl oder Datum)
5. Setzt du Pflichtfeld auf an, muss dieses Feld immer ausgefüllt werden
6. Speichern erfolgt automatisch

Wenn du ein bestehendes Feld ändern möchtest, klicke auf den Feldnamen und bearbeite die Einstellungen. Um die Reihenfolge der Felder zu ändern, nutze die Pfeile Nach oben verschieben und Nach unten verschieben. Mit dem Papierkorb-Symbol entfernst du das Feld – ist es bereits in Datensätzen verwendet, werden diese Daten unwiderruflich gelöscht.

Notwendige Kundendaten

Hier legst du fest, welche Standard-Kundendaten bei einer Neuregistrierung verpflichtend verlangt werden.

1. Öffne den Bereich Notwendige Kundendaten
2. Aktiviere die Kontrollkästchen neben den Feldern, die Pflichtangaben sein sollen – z. B. Telefon, E-Mail, Adresse oder Land
3. Mit dem Kontrollkästchen in der Kopfzeile der Spalte aktivierst oder deaktivierst du alle Felder auf einmal

Die hier markierten Felder werden später verlangt, wenn ein Kunde sich neu registriert. Fehlen Daten beim Bezahlen, bietet weboffice automatisch an, diese nachzutragen.

Standardeinstellungen für neue Kunden

Hier bestimmst du, welche Vorgabewerte neue Kunden automatisch erhalten.

1. Öffne den Bereich Standardeinstellungen Neuanlage
2. Wähle eine Standard-Kundenart – dies ist der Kundentyp (z. B. Einzelperson oder Unternehmen), den neue Kunden standardmäßig bekommen
3. Schalte die Schalter für folgende Optionen um, falls gewünscht:
   • Marketingzusendungen erlauben: neue Kunden erhalten automatisch die Berechtigung für Werbemitteilungen
   • SMS-Terminerinnerung und -Zufriedenheitsumfrage: neue Kunden können automatisch per SMS erinnert und befragt werden
   • E-Mail-Terminerinnerung und -Zufriedenheitsumfrage: neue Kunden können automatisch per E-Mail erinnert und befragt werden

Schnellanlage für neue Kunden

Die Schnellanlage erlaubt es, Kunden mit minimalen Daten sehr schnell anzulegen – z. B. an der Kasse, wenn gerade kein Zeitpuffer ist.

1. Öffne den Bereich Schnellanlage Kunde
2. Schalte Schnellanlage aktiv an
3. Jetzt werden zusätzliche Kontrollkästchen angezeigt – markiere die Felder, die beim schnellen Anlegen auf jeden Fall ausgefüllt werden müssen
4. Alle markierten Felder werden verlangt, wenn jemand die Schnellanlage nutzt

Beispiel: Du könntest für die Schnellanlage nur Name, Telefon und E-Mail erzwingen, damit es schnell geht – weitere Details können später ergänzt werden.

Aufbau der Seite

Die Seite besteht aus vier Bereichen, die nebeneinander oder untereinander angeordnet sind:

• Kunden-Felder, Lieferanten-Felder, Artikel-Felder: In jedem Bereich siehst du eine Liste der bereits angelegten benutzerdefinierten Felder mit ihren Eigenschaften. Mit einem Klick auf den Feldnamen kannst du ihn bearbeiten.
• Notwendige Kundendaten: Eine Tabelle mit allen Standard-Kundendatenfeldern und Kontrollkästchen zum Aktivieren
• Standardeinstellungen Neuanlage: Ein Formularbereich mit Auswahlfeld und Schaltern
• Schnellanlage Kunde: Ein Bereich mit einer Aktivierungsschaltfläche und einer versteckten Liste von Pflichtfeldern, die sichtbar wird, sobald du die Schnellanlage einschaltest

Was danach passiert

Deine Änderungen werden sofort gespeichert. Neue und geänderte Felder sind ab dem nächsten Moment verfügbar – überall, wo Kunden, Lieferanten oder Artikel angelegt werden. Die neuen Vorgaben gelten auch für künftige Registrierungen von außen (z. B. über deinen Shop).

Wenn du mit dieser Aufgabe fertig bist, kannst du die Einstellungen auch für andere Bereiche vornehmen – z. B. Pflichtfelder allgemein konfigurieren oder Standort-Einstellungen festlegen.

Tipps und Hinweise

• Felder mit Bedacht löschen: Wenn du ein benutzerdefiniertes Feld löschst, das bereits in vielen Kundendaten eingetragen ist, gehen diese Werte verloren und können nicht wiederhergestellt werden. Deaktiviere das Feld lieber, wenn du es nur vorübergehend nicht mehr brauchst.
• Schnellanlage sparsam konfigurieren: Je weniger Pflichtfelder du für die Schnellanlage definierst, desto schneller geht es. Du kannst die Daten später immer noch ergänzen.
• Testlauf mit benutzerdefiniertem Feld: Wenn du unsicher bist, ob ein neues Feld sinnvoll ist, lege es an und teste es zunächst ohne es zur Pflicht zu machen.