Kunde bearbeiten
Hier bearbeitest du alle Informationen zu deinen Kunden. Du kannst sowohl neue Kunden anlegen als auch bestehende Kundendaten pflegen. Die Seite ist übersichtlich in verschiedene Registerkarten unterteilt, damit du schnell zu den gewünschten Informationen gelangst.
Voraussetzungen
- Du benötigst die Berechtigung "Kunden anzeigen"
- Für neue Kunden wird automatisch eine Kundennummer generiert
- Je nach aktivierten Modulen stehen dir verschiedene Funktionen zur Verfügung
Aufbau der Seite
Die Seite ist in mehrere Registerkarten unterteilt:
Registerkarte "Allgemein"
Hier pflegst du die wichtigsten Stammdaten:
- Kundendaten: Name, Adresse, Kontaktdaten, Geburtstag
- Lieferadresse: Separate Lieferadresse oder gleich der Rechnungsadresse
- Zahlungsmodalitäten: Rechnungsmail, Skonto, Zahlungsziel, Besteuerung
- Buchhaltung: Zuordnung zu Buchhaltungskonten
Registerkarte "Zusatzdaten"
- Kundennotizen: Freie Notizen zum Kunden
- Marketingdaten: Newsletter-Einstellungen, SMS-Versand
- Artikelpreise: Individuelle Preise für diesen Kunden
- Rabatte: Kundenspezifische Rabatte
Registerkarte "Dokumente" (nur bei bestehenden Kunden)
- Dateiverwaltung: Upload und Verwaltung von Kundendokumenten
- Ordnerstruktur: Organisiere Dokumente in Ordnern
Registerkarte "Historie" (nur bei bestehenden Kunden)
- Aktivitätsverlauf: Chronologische Übersicht aller Kundenaktivitäten
- Änderungshistorie: Wer hat wann welche Änderungen vorgenommen
Registerkarte "Portal" (nur bei bestehenden Kunden)
- Kundenportal-Zugang: Verwaltung der Online-Zugangsdaten
- Passwort-Funktionen: Neues Passwort senden oder setzen
- Login-Historie: Letzter Login des Kunden
Registerkarte "Bild" (nur bei bestehenden Kunden)
- Kundenbild: Upload eines Fotos oder Logos
- Bildverwaltung: Bestehende Bilder bearbeiten oder löschen
Registerkarte "Ansprechpartner" (nur bei Geschäftskunden)
- Kontaktpersonen: Verwaltung mehrerer Ansprechpartner
- Kontaktdaten: Separate Telefonnummern und E-Mail-Adressen
So arbeitest du mit dieser Seite
Neuen Kunden anlegen
- Wähle zunächst den Kundentyp (Privatkunde oder Geschäftskunde)
- Gib die Kundennummer ein (wird automatisch vorgeschlagen)
- Fülle die Stammdaten aus: Name, Adresse, Telefon, E-Mail
- Bei Geschäftskunden: Trage Firmenname und Ansprechpartner ein
- Lege die Zahlungskonditionen fest (Skonto, Zahlungsziel)
- Wähle die Besteuerungsart aus dem Auswahlfeld
- Klicke auf die grüne Schaltfläche "Speichern"
Bestehenden Kunden bearbeiten
- Öffne den gewünschten Kunden aus der Kundenliste
- Wechsle zwischen den Registerkarten, um verschiedene Bereiche zu bearbeiten
- Ändere die gewünschten Daten in den entsprechenden Eingabefeldern
- Speichere deine Änderungen mit der grünen Schaltfläche
Lieferadresse verwalten
- Wechsle zur Registerkarte "Allgemein"
- Im Bereich "Lieferadresse" findest du den Schalter "Lieferadresse ist Rechnungsadresse"
- Aktiviere den Schalter, wenn beide Adressen identisch sind
- Deaktiviere den Schalter, um eine separate Lieferadresse einzugeben
- Fülle bei separater Lieferadresse alle Adressfelder aus
USt-ID prüfen (nur bei Geschäftskunden)
- Gib die USt-ID in das entsprechende Feld ein
- Klicke auf die orangefarbene Schaltfläche "USt-ID prüfen"
- Das System überprüft die Gültigkeit automatisch
- Du siehst das Prüfergebnis als grüne (erfolgreich) oder rote (fehlgeschlagen) Meldung
- Datum und Ergebnis der letzten Prüfung werden gespeichert
Kundenportal-Zugang verwalten
- Wechsle zur Registerkarte "Portal"
- Siehst du das Datum des letzten Logins
- Klicke "Neues Kennwort zusenden", um automatisch ein Passwort per E-Mail zu versenden
- Klicke "Neues Kennwort setzen", um manuell ein Passwort zu vergeben
- Der Kunde erhält die Zugangsdaten per E-Mail
Kundendokumente verwalten
- Wechsle zur Registerkarte "Dokumente"
- Du siehst die Ordnerstruktur für Kundendokumente
- Erstelle neue Ordner mit dem entsprechenden Symbol
- Lade Dateien hoch per Drag & Drop oder über die Upload-Schaltfläche
- Organisiere Dokumente durch Verschieben zwischen Ordnern
Tipps und Hinweise
- Kundennummer: Wird automatisch generiert, kann aber manuell geändert werden. Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden
- Pflichtfelder: Name und Kundennummer sind immer erforderlich. Bei Geschäftskunden ist der Firmenname Pflicht
- Automatische Speicherung: Deine Eingaben werden erst beim Klick auf "Speichern" dauerhaft gespeichert
- Besteuerung: Die verfügbaren Optionen hängen vom Land des Kunden ab. Bei ausländischen Kunden steht "Reverse Charge" zur Verfügung
- Modulabhängige Funktionen: Manche Bereiche sind nur sichtbar, wenn entsprechende Module aktiviert sind (z.B. Rechnungen, Kasse)
- Änderungshistorie: Im Kopfbereich siehst du, wann der Kunde zuletzt geändert wurde und von wem
- Datenvalidierung: Das System prüft automatisch E-Mail-Adressen und andere Eingaben auf Gültigkeit
- Sicherung: Alle Änderungen werden mit Zeitstempel und Benutzer protokolliert
Verwandte Seiten
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- Kundenrabatte verwalten - Rabatte für Kunden einrichten
- Kundenpasswort ändern - Portal-Passwort verwalten