Kontobewegungen den Rechnungen zuordnen

Du ordnest Bankbuchungen den eingegangenen Rechnungen zu – entweder automatisch oder manuell. So siehst du auf einen Blick, welche Zahlungen bereits eingegangen sind und welche Rechnungen noch offen sind.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Buchhaltung > Bankkonten. Wähle ein Bankkonto aus. Du siehst nun alle Kontobewegungen dieses Kontos.

Voraussetzungen

Du brauchst Zugriffsrecht auf das Modul Buchhaltung und mindestens ein Bankkonto, das bereits angelegt ist. Eingangsrechnungen müssen bereits im System erfasst sein, damit sie zugeordnet werden können.

Aufbau der Übersicht

Die Übersicht zeigt alle Transaktionen des gewählten Bankkontos in einer Tabelle:

Erledigt: Häkchen, ob diese Buchung bereits bearbeitet wurde
Datum: Das Transaktionsdatum
Name: Der Empfänger oder Auftraggeber (Kontogegenpart)
Verwendungszweck: Der Zweck der Zahlung
Betrag: Die Höhe der Buchung (in Währung des Kontos)
Rechnungen: Eingangsrechnungen, die dieser Buchung bereits zugeordnet wurden
Aktionsspalte: Bearbeiten, als erledigt markieren oder löschen

Oben findest du Schaltflächen zum Hinzufügen neuer Transaktionen, zum Importieren von Kontoauszügen und zur automatischen Zuordnung. Der Schalter Zeige alle Transaktionen filtert zwischen offenen und allen Buchungen.

So gehst du vor

Automatische Zuordnung (schnellste Methode)

Klicke die Schaltfläche Automatisch zuordnen.
Das Fenster Automatische Zuordnung zeigt gefundene Vorschläge – eine Liste mit offenen Rechnungen, deren Betrag und Empfänger zur Bankbuchung passen. Oben siehst du die Anzahl der gefundenen Vorschläge.
- Jeder Vorschlag hat ein Kontrollkästchen, einen Link zur Rechnungsvorschau und Details wie Rechnungsnummer, Betrag und Kreditor.
Aktiviere die Kontrollkästchen für alle Zuordnungen, die du übernehmen möchtest. Klicke auf den Link ER/[Nummer] unter Eingangsrechnung, um die Rechnung vorab zu prüfen.
Klicke die grüne Schaltfläche Ausgewählte zuordnen unten. Die Schaltfläche zeigt in Klammern, wie viele Zuordnungen du ausgewählt hast.
Die Zuordnungen sind nun gespeichert. Betroffene Transaktionen und Rechnungen sind jetzt verbunden.

Manuelle Zuordnung (für Spezialfälle)

Klicke in der Transaktionsliste auf eine Buchung, um sie zu öffnen, oder klicke die Schaltfläche Bearbeiten in der Aktionsspalte.
Das Fenster Transaktion bearbeiten öffnet sich mit zwei Bereichen:
- Links (Daten): Die Transaktionsdaten – Datum, Empfänger, Empfänger-IBAN, Betrag und Verwendungszweck. Diese stammen aus dem Kontoauszug und können angepasst werden.
- Rechts (Offene Rechnungen): Eine Liste mit Eingangsrechnungen, die zum Betrag und Empfänger passen.
In der Rechnungsliste kannst du:
- Eine Rechnung anklicken, um mehr Details zu sehen (Doppelklick öffnet die vollständige Bearbeitung)
- Die Schaltfläche Mit Transaktion verbinden in der Aktionsspalte klicken, um diese Rechnung der Buchung zuzuordnen
- Den Schalter Zeige alle Eingangsrechnungen an nutzen, um auch bereits bezahlte oder erledigte Rechnungen zu sehen (falls die richtige Rechnung nicht in der Standardliste steht)
Speichere mit der Schaltfläche Speichern oben rechts.

Solltest du eine Rechnung nicht finden: Klicke Eingangsrechnung hinzufügen, um eine neue Rechnung auf Basis einer Datei zu erfassen und direkt zuzuordnen.

Was danach passiert

Sobald du Transaktionen und Rechnungen verbunden hast:

Die Transaktion zeigt unter Rechnungen die Namen der zugeordneten Kreditoren.
Die zugeordneten Rechnungen sind automatisch als „bezahlt" gekennzeichnet – du kannst das in der Eingangsrechnungsliste sehen.
Markiere die Transaktion optional mit der Schaltfläche Als fertig markieren (grüner Haken), um anzuzeigen, dass diese Buchung vollständig bearbeitet ist. Das hilft dir beim Überblick über offene und erledigte Buchungen.
Die Transaktionsliste filtert standardmäßig nach offenen Buchungen. Aktiviere den Schalter Zeige alle Transaktionen, um auch erledigte Einträge zu sehen.

Weitere Informationen zur Erfassung von Eingangsrechnungen findest du unter Eingangsrechnung erfassen.

Tipps und Hinweise

Automatische Zuordnung nutzen: Sie ist die schnellste Methode und findet korrekt alle gängigen Fälle. Nutze die manuelle Zuordnung nur, wenn ein Vorschlag nicht passt (z. B. weil der Rechnungsbetrag vom überwiesen Betrag abweicht).
Rechnungen vorab prüfen: Klicke auf die Rechnungsnummer im Fenster Automatische Zuordnung, um die PDF-Vorschau zu öffnen, bevor du die Zuordnung übernimmst.
Kontoauszüge importieren: Wenn keine Transaktionen angezeigt werden, müssen Kontoauszüge zunächst hochgeladen werden. Nutze dazu die Schaltfläche Bankdateien importieren oben in der Liste.
Abweichende Beträge: Manchmal unterscheidet sich der Überweisungsbetrag vom Rechnungsbetrag (z. B. bei Skonto oder Nachbelastungen). In solchen Fällen schlägt die automatische Zuordnung möglicherweise nichts vor – ordne dann manuell zu und prüfe die Differenz.
Duplikate: Falls du eine Rechnung mehrfach im System siehst, warnt dich das System beim Zuordnen. Prüfe, ob es sich tatsächlich um ein Duplikat handelt.