Gutscheine bearbeiten und verwalten

Hier legst du neue Gutscheine an oder bearbeitest vorhandene: Du bestimmst Betrag, Gültigkeitsdauer und den Kunden. Danach kannst du alle Einlösungen eines Gutscheins nachvollziehen.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Kasse/Warenkorb.
2. Öffne den Kassentag und dann den Warenkorb.
3. Wähle oben die Registerkarte Gutscheine und dann Übersicht.
4. Klicke auf einen vorhandenen Gutschein, um ihn zu bearbeiten, oder auf Neu, um einen neuen anzulegen.

Voraussetzungen

Du benötigst die Berechtigung zur Gutscheinverwaltung in der Kasse.

So gehst du vor

Neuen Gutschein anlegen oder vorhandenen bearbeiten

1. Das Eingabefenster öffnet sich – es zeigt oben, ob du einen neuen Gutschein anlegst oder einen bestehenden bearbeitest.

2. Trage die Angaben im Bereich Stammdaten ein:

   • Aktivierungsdatum und Aktivierungszeit: Wann wird der Gutschein gültig? Voreingestellt ist das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit.
   • Gutscheinnummer: Trage eine eindeutige Nummer ein – weboffice warnt dich, wenn diese Nummer bereits existiert.
   • Kunde (optional): Wähle einen Kunden aus, wenn der Gutschein an ein Kundenkonto gebunden sein soll. Wenn du einen Kunden auswählst, siehst du auch seine Kundennummer.
   • Gutscheinwert: Der Gesamtwert des Gutscheins. Mindestens 1 muss eingetragen sein.
   • Restwert: Was vom Gutschein noch übrig ist. Wenn du dieses Feld leer lässt, wird es automatisch mit dem Gutscheinwert gefüllt, sobald du das Feld „Gutscheinwert" verlässt.
   • Steuersatz: Wähle den Steuersatz für diesen Gutschein.
   • Notiz (optional): Trage eine Notiz ein, unter der du den Gutschein wiederfindest oder der du später noch etwas mitteilen möchtest.

3. Klicke Speichern.

Zahlungen und Einlösungen eines Gutscheins anschauen

Nach dem Speichern siehst du automatisch eine Übersicht aller bisherigen Einlösungen und Zahlungen zu diesem Gutschein. Die Tabelle zeigt dir:

• Datum: Wann wurde der Gutschein (teilweise) eingelöst?
• Kunde: Welcher Kunde hat ihn eingelöst?
• Beleg: Die Belegnummer – ein Klick öffnet den Originalbeleg.
• Bezahlter Betrag: Wie viel wurde pro Einlösung vom Gutschein abgezogen?
• Gutscheinwert nach Einlösung: Wie viel ist vom Gutschein nach dieser Zahlung noch übrig?

Du kannst die Tabelle durchsuchen, indem du oben im Suchfeld eine Belegnummer oder einen Kundennamen eingibst.

Aufbau des Eingabefensters

Das Fenster enthält nur die Felder, die zum Anlegen oder Bearbeiten eines Gutscheins gehören – bei der Bearbeitung eines bestehenden Gutscheins siehst du manchmal nur die Notiz (um zu verhindern, dass bereits vergebene Gutscheine versehentlich geändert werden).

Was danach passiert

Der Gutschein ist gespeichert und erscheint in der Gutscheinübersicht. Du kannst ihn jetzt einlösen oder später wieder öffnen, um die Notiz zu ergänzen oder seine Zahlungshistorie zu prüfen.

Tipps und Hinweise

• Restwert bei Teilzahlung: Der Restwert wird automatisch vermindert, sobald ein Kunde den Gutschein (teilweise) einlöst. Du kannst ihn auch manuell korrigieren, wenn z. B. ein Gutschein ungültig wird.
• Steuersatz: Der Steuersatz wird bei der Einlösung verwendet – wähle ihn sorgfältig aus.
• Gutschein ohne Kunde: Wenn du keinen Kunden auswählst, kann jeder den Gutschein einlösen.
• Doppelte Nummern: weboffice verhindert, dass zwei Gutscheine dieselbe Nummer bekommen – prüfe die Nummer, bevor du speicherst.