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Gastro-Reservierung annehmen

Du nimmst eine neue Reservierung auf oder bearbeitest eine bestehende. Du legst fest, wann der Gast kommt, wie viele Plätze er braucht und an welchem Tisch er sitzen soll. Am Ende ist die Reservierung gespeichert und erscheint im Reservierungskalender.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste den Bereich Gastro-Reservierungen
Wähle das Restaurant in einem der Reiter oben
Klicke die Schaltfläche Reservierung

Alternativ klickst du auf einen freien Tisch im grafischen Plan oder einen Zeitslot im Kalender, um die Reservierung für diesen Platz zu erstellen.

Voraussetzungen

Du hast das Recht, Gastro-Reservierungen zu sehen und zu bearbeiten
Im Restaurant müssen Räume und Tische angelegt sein
Willst du eine bestehende Reservierung ändern, muss ihr Status noch bearbeitbar sein (also nicht erledigt, nicht durchgeführt und nicht „No-Show")

So gehst du vor

Entscheide, ob es eine Reservierung oder ein Walk-In ist. Klicke oben die Schaltfläche Reservierung oder Walk-In. Ein Walk-In ist ein Gast, der ohne Voranmeldung kommt und dem du am selben Tag einen Platz gibst.
Wähle die Personenanzahl. Klicke auf eine Schaltfläche von 1 bis 10 Personen. Brauchst du mehr als 10 Plätze, klicke 10+ und gib dann die genaue Anzahl ein.
Trage das Datum ein. Klicke das Feld Datum und wähle einen Tag. Für Walk-Ins ist standardmäßig heute vorausgewählt. Das früheste Datum, das du wählen kannst, ist heute; das späteste hängt von den Einstellungen des Restaurants ab.
Trage die Uhrzeit ein. Klicke das Feld Uhrzeit und wähle einen Zeitpunkt. Liegt dein ausgewähltes Datum in der Zukunft, kannst du eine beliebige Uhrzeit wählen. Für heute ist die aktuelle Uhrzeit das Minimum.
Wähle, wie lange der Gast voraussichtlich bleibt. Klicke eine der Schaltflächen – 30 min, 1 Std, 1,5 Std oder 2 Std. Brauchst du eine andere Dauer, klicke Andere, um ein Eingabefeld zu öffnen.
Prüfe die Verfügbarkeit. Sobald du alle Angaben gemacht hast, berechnet das System, ob freie Tische vorhanden sind.
- Sind Plätze verfügbar: Ein Bereich erscheint, in dem du die verfügbaren Tische und Tischkombinationen siehst. Der System schlägt den beste Tisch vor (gekennzeichnet mit einem Stern). Einzelne Tische sind grau, Kombinationen zeigen mehrere Tische gleichzeitig.
- Sind keine Plätze verfügbar: Eine Meldung zeigt KEIN PLATZ VERFÜGBAR. Klicke dann Vorheriger Tag oder Nächster Tag, um ein anderes Datum zu prüfen.
Wähle einen Tisch oder eine Kombination. Klicke auf einen Tisch oder eine Tischkombination. Die Schaltfläche wird dann farbig markiert. Der Bereich oben zeigt dir, ob genug Plätze vorhanden sind oder ob noch Plätze fehlen oder überschüssig sind.
- Du kannst mehrere einzelne Tische hintereinander klicken, um sie zu kombinieren – dann wird die Kombination automatisch erkannt.
- Wenn bereits genug Plätze besetzt sind, kannst du keine neuen einzelnen Tische mehr hinzufügen.
- Wenn du eine Kombination gewählt hast, kannst du danach keine einzelnen Tische mehr auswählen.
Gib die Kontaktdaten ein (nur für Reservierungen, nicht für Walk-Ins).
- Herkunft: Wähle aus, wie die Reservierung zustande kam (Telefon, E-Mail, Online, KI-Assistent, Sonstiges oder Walk-In).
- Kunde: Suche einen bestehenden Kunden. Wenn du einen Kunden auswählst, werden seine Daten automatisch übernommen und die Felder für Name, Telefon und E-Mail sind dann nicht mehr sichtbar.
- Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail: Wenn du keinen Kunden auswählst, trage die Daten des Gastes manuell ein. Das System sucht automatisch nach einem passenden Kunden in deiner Datenbank. Findest du einen, fragt das System, ob du ihn der Reservierung zuordnen möchtest.
- Notiz: Trage hier besondere Wünsche, Allergien oder andere Informationen ein.
Speichere die Reservierung. Klicke die Schaltfläche Speichern unten rechts. Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn du einen Tisch gewählt hast und mindestens eines der Datumsfelder, die Personenanzahl und die Dauer eingetragen sind.
Optional: Tausche den Tisch mit einer anderen Reservierung. Wenn du eine bestehende Reservierung bearbeitest, wird am Ende ein Bereich angezeigt, in dem du sehen kannst, welche anderen Reservierungen zur gleichen Zeit an ähnlichen Tischen stattfinden. Du kannst hier eine andere Reservierung auswählen und die Tische mit ihr tauschen – beide Reservierungen bekommen dann neue Plätze zugewiesen.

Aufbau des Fensters

Das Fenster ist in mehreren Bereiche aufgeteilt:

Wann & Wie viele Hier legst du Datum, Uhrzeit, Personenanzahl und Aufenthaltsdauer fest. Wenn nach deinen Einstellungen keine Tische frei sind, wird hier eine Meldung angezeigt.

Benötigte Plätze (oder Plätze reichen aus) Dieser Bereich erscheint nur, wenn Tische verfügbar sind. Oben siehst du den Namen des aktiven Raums und ggfs. Schaltflächen, um zwischen mehreren Räumen zu wechseln. Darunter folgt ein Gitter mit Tischen und Tischkombinationen zum Auswählen. Der erste Wert einer Schaltfläche ist die Tischnummer oder der Name der Kombination, der zweite Wert ist die Sitzplatzanzahl.

Kontakt (nur für Reservierungen) oder Walk-In Hier trägst du Informationen zum Gast ein oder verknüpfst ihn mit einem bestehenden Kundenkonto. Ein Feld Notiz steht in beiden Fällen zur Verfügung.

Was danach passiert

Die Reservierung wird gespeichert und sofort im Reservierungskalender angezeigt. Du kehrst zur Reservierungsübersicht zurück und siehst die neue oder geänderte Reservierung in deiner Liste. Der Gast wird außerdem automatisch in den Status Angekündigt versetzt.

Später kannst du die Reservierung jederzeit wieder bearbeiten – solange sie nicht als erledigt, durchgeführt oder „No-Show" markiert ist. Wenn der Gast ankommt, siehst du die entsprechenden Aktionen in der Reservierungsübersicht.

Weitere Schritte:

Gast als eingetroffen markieren
Mehr Informationen zu Reservierungsansichten und anderen Fenster: Weitere Fenster und Dialoge

Tipps und Hinweise

Automatische Kundenvorschläge: Wenn du beim manuellen Eintrag einen Namen, eine Telefonnummer oder eine E-Mail eingibst, die in deiner Kundendatenbank vorhanden ist, schlägt das System automatisch einen Kunden vor. Bestätige oder lehne den Vorschlag ab.
Tisch wechseln bei Tausch: Wenn du eine bestehende Reservierung bearbeitest, wird dir die Option angeboten, die Tische mit einer anderen Reservierung zu tauschen. Das ist nützlich, wenn der gebuchte Tisch plötzlich nicht mehr passt.
Räume wechseln: Hast du mehrere Räume, kannst du zwischen ihnen wechseln. Wenn du einen anderen Raum wählst, werden deine bisher ausgewählten Tische gelöscht, da sie zum neuen Raum nicht passen.
Verfügbarkeit prüfen: Wenn für dein gewähltes Datum und deine Uhrzeit kein Platz frei ist, nutze die Schaltflächen Vorheriger Tag und Nächster Tag, um schnell alternative Termine zu prüfen. Das Fenster bleibt offen und behält deine sonstigen Einstellungen.
Walk-Ins nur am selben Tag: Walk-Ins werden nur für den heutigen Tag akzeptiert. Willst du für einen zukünftigen Tag einen Gast ohne Reservierungsquelle eintragen, wähle Reservierung und wähle die Herkunft Sonstiges.