Gäste bei der Anreise einchecken

Bei der Anreise weist du einem Gast sein Zimmer zu, erfasst ihn melderechtlich und verarbeitest seine Kaution. Danach ist der Aufenthalt registriert und der Gast kann das Zimmer beziehen.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste, wähle Hotel und dann Anreise.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zur Hotelrezeption. Es muss mindestens eine Reservierung für heute vorhanden sein.

So gehst du vor

Die Liste zeigt die erwarteten Gäste von heute. Klicke auf den Gast, den du einchecken möchtest.
Klicke auf Zimmer zuteilen, um dem Gast ein Zimmer zuzuweisen.
- Zimmer: Wähle ein freies Zimmer in der passenden Kategorie. Das Auswahlfeld zeigt auch den Reinigungsstatus – beachte, ob ein Zimmer noch gereinigt werden muss.
- Preis beibehalten: Ist normalerweise aktiviert – der Zimmerpreis ändert sich nicht, wenn du das Zimmer wechselst.
- Kategoriewechsel erlauben: Aktiviere das nur, wenn der Gast ausdrücklich ein anderes Zimmertyp gewünscht hat.
Klicke Zuteilen, um die Zuweisung zu speichern.
Klicke auf Notizen, um Gastwünsche oder besondere Anforderungen zu erfassen. Diese werden im Team sichtbar und helfen der Rezeption und Hauswirtschaft.
Klicke auf Meldeschein, um die erforderlichen Daten zu erfassen:
- Für jeden Gast: Wähle die Ausweisart (Reisepass, Personalausweis o. ä.), trage die Ausweisnummer ein und das Gültig-bis-Datum.
- Klicke Ausweis speichern.
- Wenn alle Ausweise eingetragen sind, lass den Gast in das Unterschrift-Feld unterschreiben und klicke Unterschrift übernehmen.
- Der Meldeschein ist danach signiert und abgeschlossen.
Klicke auf Check-in:
- Zimmer: Ist normalerweise schon vorbelegt. Ändere es nur, wenn der Gast spontan ein anderes Zimmer bekommen soll.
- Gast: Wähle den Hauptgast aus dem Kundenstamm – ohne Kunde geht kein Check-in. Füge Mitreisende über Mitreisenden erfassen hinzu und wähle auch sie als Kunden aus.
- Staatsangehörigkeit: Für jeden Gast nötig zur Meldepflicht.
- Ortstaxenpflichtig: Aktiviere das für jeden Gast, der Ortstaxe entrichten muss.
- Kaution brutto: Trage die Kaution ein, die der Gast hinterlegt (falls erforderlich).
- Art: Wähle, ob die Kaution vorautorisiert, bar oder per Karte genommen wurde.
- Beleg oder Freigabenummer: Wenn du eine Kartennummer oder Referenznummer hast, trage sie hier ein.
- Meldeschein anlegen: Ist normalerweise aktiviert – der Meldeschein wird beim Check-in erzeugt.
Klicke Einchecken. Der Gast ist jetzt registriert.

Aufbau der Anreiseliste

Die Anreiseliste zeigt die Gäste, die heute erwartet werden, und ihren aktuellen Status:

Nummer: Die Reservierungsnummer
Gast: Name des Gastes
Zimmer: Zugewiesenes Zimmer (leer, wenn noch nicht zugeteilt)
Kategorie: Zimmertyp der Reservierung
Anreise/Abreise: Ankunfts- und Abreisedatum
Erwachsene: Anzahl der Personen
Verpflegung: Art der Halbpension (Frühstück, Halbpension etc.)
Zustand: Status des Aufenthalts (z. B. „Erwartet", „Eingecheckt", „Abreise fällig")
Meldeschein: Zeigt, ob der Meldeschein offen, unterschrieben oder nicht vorhanden ist

Mit den Reitern oben schaltest du zwischen Anreisen (heute erwartet), Im Haus (derzeit eingecheckt) und Abreisen (Checkout fällig) um.

Was danach passiert

Der Gast ist eingecheckt und kann sein Zimmer beziehen. Die Rezeption sieht ihn in der Liste „Im Haus". Wenn er sich wieder abmeldet, nutzt du den Punkt Check-out zum Abschluss des Aufenthalts.

Du kannst mehrere Gäste gleichzeitig einchecken – klick einfach den nächsten Gast in der Liste und wiederhole die Schritte. Nutze Automatisch zuteilen, wenn du viele offene Anreisen hast und das System alle verfügbaren Zimmer automatisch verteilen soll.

Tipps und Hinweise

Zimmer nicht verfügbar? Wenn ein Zimmer der richtigen Kategorie nicht angezeigt wird, ist es entweder schon belegt oder wird noch gereinigt. Wähle ein anderes Zimmer in der Kategorie oder warte, bis die Reinigung abgeschlossen ist.
Gast ohne Kunde? Jeder Gast muss im Kundenstamm erfasst sein, bevor er eingecheckt werden kann. Nutze die Suchfunktion oder lege einen neuen Kunden an.
Ausweis-Daten vergessen? Der Check-in funktioniert auch ohne vollständige Meldescheindaten – diese kannst du nachträglich nachtragen. Vergiss aber nicht, den Meldeschein irgendwann zu unterschreiben.
Kaution vergessen? Du kannst die Kaution auch nach dem Check-in noch bearbeiten – sie steht in den Konten des Gastes.