Eingangsrechnung aus einer Datei erfassen

Du scannst oder erhältst eine Rechnung als PDF oder Bild und möchtest sie in weboffice erfassen. weboffice analysiert die Datei automatisch, erkennt Lieferant, Betrag und Datum und erstellt daraus einen Rechnungsentwurf, den du dann prüfst und freigibst.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Buchhaltung > Eingangsrechnungen.
Klicke oben im Bereich auf die Schaltfläche Manuelle Erfassung (orange).
Ein Fenster mit dem Titel „Neue Eingangsrechnung" öffnet sich.

Voraussetzungen

Du benötigst das Modul Buchhaltung und das Recht zum Erfassen von Eingangsrechnungen.

So gehst du vor

Lade die Rechnungsdatei hoch. Klicke in den Bereich „Datei hochladen" oder ziehe eine PDF- oder Bilddatei (z. B. ein Scan oder Foto) hinein. weboffice verarbeitet die Datei automatisch.
Warte, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist. Unter dem Upload-Bereich erscheint eine Liste der hochgeladenen Entwürfe mit ihrem Status:
- Warteschlange: Die Datei steht zur Verarbeitung an.
- Verarbeitet: weboffice hat die Rechnung analysiert und die Daten erkannt.
- Fehlgeschlagen: Die Datei konnte nicht verarbeitet werden (z. B. weil der Text nicht lesbar war). Du kannst dann die Schaltfläche Automatische Verarbeitung erneut versuchen (mit Pfeil) anklicken oder manuell erfassen.
Öffne den Entwurf zur Prüfung. Klicke auf die Schaltfläche Analysieren (Lupe) in der Zeile des Entwurfs. Ein Fenster öffnet sich, in dem weboffice die erkannten Daten zeigt: Lieferant, Rechnungsdatum, Betrag und weitere Informationen aus der Datei.
Prüfe und ergänze die Daten. Kontrolliere, ob weboffice alle Felder richtig erkannt hat. Korrigiere oder ergänze fehlende oder falsche Einträge – beispielsweise wenn der Lieferant nicht gefunden wurde oder das Datum nicht stimmt.
Speichere die Eingangsrechnung. Bestätige mit der Schaltfläche am Ende des Fensters. Die Rechnung wird nun als reguläre Eingangsrechnung erfasst und ist zur Verarbeitung bereit.

Wenn du einen Entwurf nicht brauchst, kannst du ihn löschen: Klicke auf die Schaltfläche Löschen (Papierkorb) in der Zeile des Entwurfs.

Aufbau der Liste der Rechnungsentwürfe

Die Tabelle zeigt alle hochgeladenen Dateien, die noch nicht erfasst wurden:

Datum: Der Zeitpunkt des Uploads.
Hochgeladen von: Der Name des Benutzers, der die Datei hochgeladen hat.
Status: Zeigt an, ob die Datei verarbeitet wird, verarbeitet wurde oder fehlgeschlagen ist.

Was danach passiert

Nach dem Speichern ist die Eingangsrechnung erfasst und in weboffice verfügbar. Sie wird aus der Liste der Entwürfe entfernt. Du kannst sie jetzt wie jede andere Eingangsrechnung bearbeiten, buchen oder bezahlen.

Erfahre mehr über die weitere Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Tipps und Hinweise

Dateiformate: weboffice akzeptiert PDF-Dateien und gängige Bilddateien (z. B. PNG, JPG). Die Rechnungsdaten sollten gut lesbar sein – verschwommene oder sehr schräg eingescannte Bilder werden möglicherweise nicht richtig erkannt.
Mehrere Dateien auf einmal: Du kannst mehrere Dateien gleichzeitig hochladen. weboffice verarbeitet sie nacheinander.
Fehlerhafte Entwürfe: Wenn die automatische Analyse fehlschlägt, nutze die Schaltfläche Automatische Verarbeitung erneut versuchen, oder öffne den Entwurf mit Analysieren und trage die Daten manuell ein.