Einen Teamtermin erstellen und verwalten
Ein Teamtermin ist ein Ereignis, das gleichzeitig für mehrere Mitarbeiter gilt – etwa eine Besprechung, einen Schulungstag oder eine Betriebsfeier. Du legst Datum, Uhrzeit, beteiligte Mitarbeiter und optionale Notizen fest.
So kommst du hierher
Öffne in der Seitenleiste den Bereich Termine und wähle Kalender. Klicke auf die Schaltfläche Neuer Teamtermin, um einen neuen Termin zu erstellen. Um einen vorhandenen Termin zu bearbeiten, öffne die Liste Teamtermine (über die Schaltfläche Neuer Teamtermin) und doppelklicke auf den gewünschten Termin, oder nutze die Schaltfläche Bearbeiten in der Zeile.
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du benötigst Zugriff auf den Bereich Termine und Schreibberechtigung für Kalendereinträge.
So gehst du vor
Öffne das Eingabefenster für einen neuen oder bestehenden Teamtermin (siehe oben).
Lege das Datum fest: Nutze das Feld Zeitraum. Du kannst einen einzelnen Tag oder einen Datumsbereich eintragen – der Termin gilt dann für alle Tage dazwischen.
Gib die Uhrzeit ein:
- Von: Startzeit des Termins (im Format hh:mm)
- Bis: Endzeit des Termins
Beide Felder sind optional – wenn du sie leer lässt, gilt der Termin für den ganzen Tag.
Trage optionale Notizen ein: Im Feld Notizen kannst du Informationen zum Termin erfassen – etwa das Thema, den Ort oder Besonderheiten. Das Feld ist optional.
Wähle die betroffenen Mitarbeiter: In der Tabelle Mitarbeiterauswahl siehst du alle Mitarbeiter. Schalte den Schalter in der Spalte Auswahl um, um einen Mitarbeiter hinzuzufügen oder zu entfernen. Du kannst auch auf eine Zeile doppelklicken, um schnell umzuschalten. Mindestens ein Mitarbeiter muss ausgewählt sein – sonst kann der Termin nicht gespeichert werden.
Speichern: Klicke auf die grüne Schaltfläche Speichern, um den Termin zu sichern.
Danach kehrt das System zur Übersicht zurück und der neue oder geänderte Termin wird angezeigt.
Aufbau des Fensters
Das Eingabefenster ist in zwei Abschnitte gegliedert:
Termindaten
Hier trägst du Datum, Uhrzeit und allgemeine Informationen ein. Der Zeitraum bestimmt, an welchen Tagen der Termin gilt; die Uhrzeit präzisiert den Zeitpunkt innerhalb dieser Tage.
Mitarbeiterauswahl
Die Tabelle zeigt alle verfügbaren Mitarbeiter mit Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Der Schalter in der ersten Spalte bestimmt, ob dieser Mitarbeiter vom Termin betroffen ist.
Was danach passiert
Nach dem Speichern erscheint der neue Teamtermin in der Liste Teamtermine. Er ist dort für alle beteiligten Mitarbeiter sichtbar. Die Liste zeigt Datum, Uhrzeit, Notiz und die Namen der Mitarbeiter.
Du kannst einen gespeicherten Termin jederzeit bearbeiten oder stornieren: Öffne die Teamtermine-Liste, suche den Termin und klicke auf Bearbeiten oder Stornieren. Ein stornierter Termin wird in der Liste grau angezeigt und kann über Wiederherstellen erneut aktiviert werden. Standardmäßig werden nur zukünftige Termine angezeigt – aktiviere den Schalter Alle anzeigen, um auch abgelaufene oder stornierte Termine zu sehen.
Tipps und Hinweise
Mehrere Tage: Wenn der Termin mehrere Tage dauert, gib im Feld Zeitraum Start- und Enddatum ein. Der Termin wird dann für alle Tage dazwischen angezeigt.
Mitarbeiter schnell auswählen: Doppelklick auf eine Zeile schaltet den Mitarbeiter um – schneller als den Schalter zu treffen.
Suche in der Mitarbeitertabelle: Nutze das Suchfeld unter der Tabelle, um lange Mitarbeiterlisten zu filtern.
Stornieren statt Löschen: Gelöschte Termine können über Wiederherstellen wiederhergestellt werden. Das ist sicherer, als Daten zu verlieren.
Einzelne Termine: Um nur einen einzelnen Mitarbeiter zu planen, nutze stattdessen einen regulären Termin.