Einen neuen Termin anlegen

Du erstellst hier einen neuen Termin für einen Kunden oder mehrere Kunden. Du legst fest, welche Dienstleistungen und Artikel beim Termin gebucht sind, wer den Termin betreut und wann er stattfindet.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und gehe zu Termine > Kalender. Auf der Seite findest du links das Kalendergitter. Klicke auf ein freies Zeitfenster oder auf die Schaltfläche Neuer Termin, um den Termin zu erstellen.

Voraussetzungen

Es müssen bereits Mitarbeiter in deinem System angelegt sein. Wenn du dem Termin Dienstleistungen hinzufügen möchtest, müssen diese vorher als Artikel angelegt worden sein.

So gehst du vor

1. Termindaten - Lege die Grundinformationen fest:

   • Mitarbeiter: Wähle den zuständigen Mitarbeiter aus oder lass das Feld leer, wenn der Termin noch niemand zugeordnet ist.
   • Terminherkunft: Wähle, über welchen Kanal der Termin gebucht wurde – telefonisch, über die App, als Walk-in oder über eine andere Quelle.
   • Kunde: Wähle den Kunden für den Termin aus. Du kannst nach Name, Telefonnummer, Stadt oder E-Mail suchen. Mit dem Stift-Symbol bearbeitest du den Kundendatensatz direkt; mit dem Plus-Symbol legst du schnell einen neuen Kunden an.
   • Datum: Wähle das Startdatum des Termins.
   • Von / Bis: Gib die Startzeit ein. Die Endzeit berechnet sich später automatisch aus der Gesamtdauer aller gebuchten Leistungen. Falls du noch keine Leistungen hinzugefügt hast, kannst du auch manuell eine Endzeit und ein Endatum eintragen.
   • Notizen (nur wenn kein Kunde ausgewählt): Trage hier beliebige Informationen zum Termin ein, wenn noch keine Kundenzuweisung erfolgt ist.

2. Dienstleistungen und Artikel hinzufügen:

   • Wähle aus dem Auswahlfeld Artikel die gewünschte Dienstleistung oder den Artikel aus, oder klicke auf das Lupe-Symbol, um per Touch-Auswahl zu suchen. Du kannst auch einen Barcode einscannen – der Artikel wird dann automatisch hinzugefügt.
   • Für jeden hinzugefügten Artikel kannst du einen Mitarbeiter zuweisen. Wenn du auf die Dauer klickst (angezeigt in Minuten), kannst du sie individuell anpassen – das ist hilfreich, wenn dieser Termin länger oder kürzer dauert als normalerweise.
   • Positionierst den Artikel per Drag & Drop neu, falls die Reihenfolge wichtig ist. Mit den Pfeilen-Schaltflächen verschiebst du Positionen auf und ab. Mit der Löschen-Schaltfläche entfernst du einen Artikel wieder.
   • Hat ein Artikel Optionen (z. B. Zusatzleistungen), kannst du diese mit der Zahnrad-Schaltfläche ändern.

3. Kundennotizen und Historie (nur wenn ein Kunde ausgewählt ist):

   • Unter der Registerkarte Kundennotizen siehst du wichtige Informationen zum Kunden.
   • Unter der Registerkarte Historie findest du, welche Leistungen der Kunde zuletzt gebucht hat. Das hilft dir bei der Vorbereitung – falls der Kunde das nächste Mal eine ähnliche Dienstleistung buchen möchte, werden dir diese Artikel empfohlen.

4. Speichern: Klicke auf Speichern, um den Termin zu erstellen. Danach wird er im Kalender angezeigt.

Wenn du einen Termin speicherst und später merkst, dass die gewählte Endzeit nicht passt, kannst du ihn jederzeit öffnen und ändern.

Aufbau des Fensters

Das Fenster ist in mehrere Bereiche unterteilt:

Kopfzeile: Hier siehst du, ob du einen neuen Termin anlegst oder einen bestehenden bearbeitest. Ein Info-Symbol zeigt weitere Zeitstempel an – etwa wann der Termin angelegt oder zuletzt bearbeitet wurde.

Termindaten: Der erste Bereich erfasst die Grundinformationen – Mitarbeiter, Terminherkunft, Kunde und Zeitraum.

Gebuchte Leistungen: Hier fügst du Dienstleistungen und Artikel hinzu und verwaltest sie. Die Summe aller Bruttostundensätze wird in der Kopfzeile dieses Bereichs angezeigt.

Kundennotizen & Terminhistorie: Dieser Bereich erscheint nur, wenn du einen Kunden ausgewählt hast. Er hilft dir mit bisherigen Buchungen des Kunden.

Fusszeile: Hier findest du die Schaltflächen zum Speichern und Schließen. Je nachdem, ob der Termin bereits angelegt ist, können zusätzliche Schaltflächen erscheinen:

• Kunde ist da: Markiert, dass der Kunde angekommen ist, und speichert automatisch die aktuelle Zeit.
• Kassieren: Leitet den Termin direkt an die Kasse weiter, falls das Kassenmodul freigeschaltet ist.
• Stornieren: Setzt den Termin auf gelöscht (nur bei bereits gespeicherten Terminen).
• Wiederherstellen: Stellt einen stornierten Termin wieder her.

Was danach passiert

Sobald du auf Speichern klickst, wird der Termin in der Datenbank gespeichert und erscheint im Kalender. Der Termin wird mit den eingegebenen Daten unter dem gewählten Mitarbeiter angezeigt. Du kannst ihn jederzeit öffnen und bearbeiten.

Falls du den Termin direkt kassieren möchtest, klicke auf Kassieren – die Dienstleistungen werden dann automatisch in den Warenkorb der Kasse übertragen und können dort abgerechnet werden.

Wenn du später feststellen möchtest, dass der Termin zu einem anderen Zeitpunkt stattfinden soll, kannst du ihn verschieben. Weitere Möglichkeiten zur Verwaltung wiederkehrender Termine findest du in der Dokumentation zu Serien und Ausnahmen.

Tipps und Hinweise

• Endzeit berechnet sich automatisch: Sobald du Dienstleistungen hinzufügst, wird die Endzeit aus ihrer Gesamtdauer errechnet. Änderst du sie manuell, wird sie erneut berechnet, sobald du eine Position hinzufügst oder löschst.
• Dauer anpassen: Klicke auf die Minutenangabe neben einer Dienstleistung, um die Dauer individuell anzupassen – das ist sinnvoll, wenn dieser Kunde eine längere oder kürzere Bearbeitungszeit braucht als üblich.
• Empfohlene Artikel: Nach der ersten Buchung sieht weboffice, welche Dienstleistungen ein Kunde regelmäßig bucht, und schlägt sie dir beim nächsten Termin vor.
• Barcode-Scan: Du kannst Artikel auch per Barcode einscannen – ideal, wenn du gerade an der Kasse oder im Lager arbeitest. Das Programm findet den Artikel automatisch.
• Paketartikel entfernen: Gehört ein Artikel zu einem Paket, wird das ganze Paket gelöscht, wenn du ihn entfernst – das schützt dich vor Inkonsistenzen.
• Kundeninfo: Wenn kein Kunde ausgewählt ist, kannst du eine freie Notiz zum Termin schreiben. Sobald du einen Kunden hinzufügst, verschwindet das Notizfeld – dafür siehst du dann die Kundennotizen und die Terminhistorie.