Einen Lieferschein einlesen und Wareneingang prüfen

Mit der KI-gestützten Lieferschein-Erkennung erfasst du Wareneingänge schneller: Fotografiere oder scanne einen Lieferschein, weboffice liest ihn automatisch aus und legt einen offenen Wareneingang zur Überprüfung an. Du kannst die erkannten Daten überprüfen und korrigieren, bevor du die Positionen ins Lager buchst. Alternativ erfasst du einen Wareneingang auch manuell ohne Datei.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste unter Lager den Punkt Wareneingang.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zur Lagerverwaltung.

So gehst du vor

Einen Lieferschein einlesen

1. Klicke auf die Schaltfläche Lieferschein einlesen.

2. Im folgenden Fenster wählst du die Datei aus oder ziehst sie hinein.

   • Akzeptiert werden PDF, Bilder (JPG, PNG) und andere gängige Bildformate.
   • weboffice liest den Lieferschein aus und schlägt Lieferant, Positionen und Mengen vor.

3. Überprüfe die erkannten Daten:

   • Lieferant: Falls falsch erkannt, korrigiere ihn aus der Liste der bekannten Lieferanten.
   • Lager: Das Ziellager für die Positionen (vorbelegt mit deinem Standard-Lager).
   • Positionen: Prüfe Artikelnummern, Mengen und Preise.

4. Korrigiere Fehler, die die KI gemacht hat – etwa wenn eine Zahl falsch gelesen wurde oder der Lieferant nicht erkannt wurde.

5. Speichere den Wareneingang. weboffice legt ihn als Offen an und zeigt ihn in der Übersicht.

Einen Wareneingang manuell erfassen

1. Klicke auf die Schaltfläche Neuer Wareneingang.

2. Gib ein:

   • Lieferant: Wähle einen aus der Liste oder lege einen neuen an.
   • Lager: Wo sollen die Waren eingelagert werden.

3. Speichere. Ein Fenster öffnet sich, in dem du Positionen hinzufügen kannst.

4. Trage für jede Position ein:

   • Artikel: Suche nach Artikelnummer oder Bezeichnung.
   • Menge: Wie viele Stück kommen an.
   • Weitere Felder wie Preis oder Chargennummer, sofern relevant.

5. Bestätige. Der Wareneingang wird angelegt und ist bereit zur Prüfung.

Positionen überprüfen und ins Lager buchen

1. In der Übersicht siehst du alle Wareneingänge. Doppelklick auf eine Zeile oder die Schaltfläche Bearbeiten öffnet die Detailansicht.

2. Überprüfe die Positionen noch einmal:

   • Stimmt die Menge überein mit dem physischen Lieferschein?
   • Sind Artikel und Chargennummern korrekt?

3. Korrigiere Mengen oder Positionen, falls nötig.

4. Klicke auf die Schaltfläche Positionen ins Lager buchen (nur wenn der Status noch „Offen" oder „In Bearbeitung" ist).

5. Ein Bestätigungsfenster fragt nach. Bestätige, um die Lagerbuchung durchzuführen.

   • Der Status wechselt zu Abgeschlossen.
   • Die Bestände im Lager werden erhöht.

Aufbau der Übersicht

Die Liste zeigt alle Wareneingänge mit diesen Spalten:

• Nummer: Fortlaufende Wareneingangs-ID
• Lager: In welches Lager die Waren gehen
• Erstelldatum / Letzte Änderung: Wann der Wareneingang angelegt oder zuletzt bearbeitet wurde
• Lieferscheinnummer: Die Nummer vom Lieferschein
• Rechnungsnummer: Zugehörige Rechnung
• Lieferant: Der Lieferant (als Link zur Lieferantenkarte)
• Bestellung: Falls der Wareneingang zu einer Bestellung gehört, wird die Bestellnummer angezeigt
• Erstellt von: Nutzer, der den Wareneingang angelegt hat
• Positionen: Anzahl der Warenpositionen
• Lieferung: Ob alle bestellten Mengen angekommen sind (Vollständig/Teilweise)
• Status:
  • Offen = noch keine Positionen erfasst
  • In Bearbeitung = Positionen sind da, aber noch nicht ins Lager gebucht
  • Abgeschlossen = Lagerbuchung ist fertig

Jede Zeile hat am Ende Aktionsschaltflächen:

• Positionen ins Lager buchen: Bucht alle Positionen und schließt den Wareneingang ab (nur wenn noch nicht abgeschlossen)
• Lagerbuchungen rückgängig machen: Macht die Lagerbuchung rückgängig und setzt den Status auf „In Bearbeitung" zurück (nur wenn abgeschlossen)
• Drucken: Gibt den Wareneingang aus
• Bearbeiten: Öffnet die Detailansicht zur Überprüfung und Änderung von Positionen
• Löschen: Entfernt den Wareneingang (Lagerbuchungen werden zugleich rückgängig gemacht)

Was danach passiert

Sobald du Positionen ins Lager gebucht hast, sind die Bestände aktualisiert und der Wareneingang abgeschlossen. Die Artikel stehen jetzt im Lager zur Verfügung.

Du kannst danach:

• Den Wareneingang weiterhin einsehen und drucken
• Die Lagerbuchung rückgängig machen, wenn du einen Fehler merkst
• Den Wareneingang löschen, wenn er nicht mehr gebraucht wird

Tipps und Hinweise

• KI-Erkennung nutzen: Die automatische Lieferschein-Erkennung spart Zeit – aber prüfe die Daten immer, besonders bei handschriftlichen oder schlecht gedruckten Scheinen.
• Chargennummern: Wenn Artikel chargenpflichtig sind, trage die Chargen-Nummer ein. Das ist wichtig für die Rückverfolgbarkeit.
• Lieferant nicht bekannt: Willst du einen neuen Lieferanten erfassen, ist das im Fenster möglich – du musst dann nur die nötigsten Daten eintragen.
• Bestellung zuordnen: Gehört der Wareneingang zu einer Bestellung, wird sie oft automatisch verlinkt, wenn Lieferant und Artikel passen.