Eine Lagerbestellung erstellen und abschließen

Mit einer Lagerbestellung bestellen Sie Waren bei einem Lieferanten nach. Sie legen fest, welche Artikel in welcher Menge Sie benötigen, und können die Bestellung anschließend als Dokument ausdrucken oder per E-Mail an den Lieferanten versenden.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste den Bereich Lager.
2. Wähle Bestellungen.
3. Klicke auf die grüne Schaltfläche + Neue Bestellung.

Voraussetzungen

Du benötigst die Berechtigung zum Erstellen von Lagerbestellungen. Es muss mindestens ein Lieferant in deinem System vorhanden sein.

So gehst du vor

Schritt 1: Grunddaten der Bestellung erfassen

1. Im Eingabefenster „Bestellung hinzufügen" füllst du zunächst die Grunddaten aus:

   • Lieferant: Wähle den Lieferanten, bei dem du bestellen möchtest. Dieses Feld ist erforderlich.
   • Zielort: Der Name des Lagers, in dem die Ware ankommen soll. Dieses Feld ist erforderlich.
   • Notiz: Optional kannst du hier eine Notiz zur Bestellung hinzufügen, die nur intern sichtbar ist.

2. Klicke auf Weiter. Die Bestellung wird gespeichert und du gelangst zum nächsten Schritt.

Schritt 2: Artikel zur Bestellung hinzufügen

Du siehst jetzt die Seite „Bestellung bearbeiten" mit zwei Registerkarten: Positionen und Informationen.

Auf der Registerkarte Positionen fügst du die Artikel hinzu, die du bestellen möchtest:

1. Klicke auf Artikel hinzufügen, um bestehende Artikel aus deinem Stamm zu suchen und auszuwählen. Du kannst mehrere Artikel auf einmal wählen.

   Alternativ kannst du auf Neuen Artikel erstellen klicken, wenn der gewünschte Artikel noch nicht in deinem System vorhanden ist.

2. Für jeden hinzugefügten Artikel erscheint eine neue Zeile in der Liste. Gib die gewünschte Menge ein – das ist die Anzahl, die du bestellen möchtest.

3. Optional kannst du eine Notiz pro Position hinzufügen, z. B. zur Qualität oder besonderen Anforderungen.

4. Falls du eine Position wieder löschen möchtest, klicke auf das Löschen-Symbol in dieser Zeile und bestätige die Sicherheitsabfrage.

Barcode-Eingabe: Wenn dein Lieferant oder deine interne Erfassung mit Barcodes arbeitet, kannst du Artikel auch direkt durch Barcode-Scan hinzufügen. Das System erkennt den Barcode und erhöht die Menge, falls der Artikel bereits in der Bestellung vorhanden ist. Sollte die Bestandsverfolgung für den gescannten Artikel deaktiviert sein, fragt dich das System, ob du sie aktivieren möchtest.

5. Klicke auf Speichern, um die Positionen zwischenzuspeichern. Du kannst später jederzeit weitere Artikel hinzufügen oder Mengen anpassen.

Schritt 3: Bestellung abschließen und versenden

Sobald die Bestellung vollständig ist und mindestens ein Artikel hinzugefügt wurde:

1. Klicke auf Bestellung abschließen. Das System fragt dich zur Sicherheit nach, ob du die Bestellung wirklich abschließen möchtest.

2. Nach der Bestätigung erstellt weboffice automatisch ein Bestelldokument und öffnet ein Fenster „Rückfrage" mit zwei Optionen:

   • An E-Mail senden: Das Bestelldokument wird direkt per E-Mail an den Lieferanten versandt (falls die E-Mail-Adresse des Lieferanten hinterlegt ist und das Versenden aktiviert ist).
   • Drucken: Du öffnest das Bestelldokument zum Ausdrucken oder zur Ansicht als PDF.

3. Wähle eine der Optionen oder schließe das Fenster. Die Bestellung ist jetzt abgeschlossen und registriert.

Aufbau der Bestellung

Registerkarte Positionen (Bestellzeilen)

Die Tabelle zeigt alle hinzugefügten Artikel mit folgenden Spalten:

• Artikelnummer: Die eindeutige Nummer des Artikels in deinem System.
• Herstellernummer: Die Artikelnummer des Herstellers (wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Artikel eine Herstellernummer hat).
• Artikel: Der Name und die Beschreibung des Artikels.
• Menge: Die bestellte Anzahl. Du kannst diese Zahl jederzeit ändern.
• Lager: Das Ziel-Lager, in dem die Ware eintreffen soll.
• Hinzugefügt von: Der Name des Nutzers, der die Position erfasst hat.
• Notiz: Ein Text-Feld für interne Vermerke zur Position.

Registerkarte Informationen

Hier siehst du alle Grunddaten der Bestellung nochmals übersichtlich: Lieferant, Zielort und deine allgemeine Bestellnotiz.

Was danach passiert

Nach dem Abschluss der Bestellung:

• Die Bestellung erhält einen Status und wird in der Bestellungsübersicht sichtbar.
• Wenn du die E-Mail-Versendung gewählt hast, wird die Bestellung an die E-Mail-Adresse des Lieferanten versendet (sofern eine hinterlegt ist).
• Wenn du den Druck gewählt hast, kannst du das Dokument ausdrucken oder abspeichern.
• Du kannst die Bestellung später noch bearbeiten, solange sie noch nicht als empfangen markiert wurde. Wechsle dazu in die Bestellungsübersicht und öffne die entsprechende Bestellung.

Nachdem der Lieferant die Ware versendet und sie in deinem Lager ankommt, wird diese als Wareneingang aus Bestellung erfasst.

Tipps und Hinweise

• Wiederholte Bestellungen: Du kannst eine frühere Bestellung als Vorlage nutzen, indem du die Bestellungsübersicht öffnest, eine abgeschlossene Bestellung auswählst und auf „Duplizieren" klickst (falls diese Option vorhanden ist). So sparst du Zeit bei ähnlichen Bestellungen.

• Mengen anpassen: Während du die Bestellung noch editierst, kannst du die Mengen beliebig ändern. Sobald die Bestellung abgeschlossen ist (ein Bestelldatum wurde gesetzt), können Menge und Zuordnung nicht mehr verändert werden – die Bestellung ist dann fest.

• Barcode-Fehler: Sollte ein Barcode nicht erkannt werden oder ein Artikel nicht im System existieren, fragt dich das System, ob du den Artikel neu anlegen möchtest. Achte darauf, dass du den neuen Artikel dem richtigen Profit-Center (Standort) zuordnest.

• Lager wechseln: Falls du während der Bestellung das Ziel-Lager änderst, werden alle bereits erfassten Positionen gelöscht – das System warnt dich davor, bevor es geschieht.