Eine IST-Zubuchung eintragen

Du hast Urlaub, Krankenstand oder eine andere Abwesenheit, die manuell ins System einzutragen ist? Mit einer IST-Zubuchung dokumentierst du diese Tage für einen Mitarbeiter, ohne einen formalen Antrag durchlaufen zu müssen.

So kommst du hierher

Öffne das Menü Arbeitszeit in der Seitenleiste.
Wähle Verwaltung.
Suche den Mitarbeiter über das Suchfeld und wähle ihn aus.
Klicke auf die Registerkarte Buchungsübersicht.
Klicke die Schaltfläche Zubuchung hinzufügen (oder füge über die Liste eine neue Buchung ein).

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, Arbeitszeitbuchungen zu bearbeiten. Das Datum der Zubuchung muss innerhalb des aktuellen Arbeitsverhältnisses des Mitarbeiters liegen.

So gehst du vor

Art – Wähle im Auswahlfeld die Buchungsart, z. B. Urlaub oder Krankenstand. Das Feld zeigt dir alle verfügbaren Abwesenheitsarten.
Datum – Trage das Datum ein, an dem die Abwesenheit beginnt oder auf das sie fällt. Das System erlaubt dir nur Daten innerhalb des Arbeitsverhältnisses.
Tage – Gib die Anzahl der Tage ein, die gutgeschrieben werden sollen. Trage hier z. B. 1 für einen Tag ein. Optional – brauchst du nur, wenn die Buchungsart Tage zählt (z. B. bei Urlaub).
Kommentar (optional) – Notiere kurz, warum du diese Zubuchung einträgst. Das hilft später beim Nachvollziehen: z. B. „Kulanzurlaub Juni" oder „Betriebsratssitzung".
Klicke Übernehmen.

Die Zubuchung erscheint jetzt in der Buchungsübersicht des Mitarbeiters. Dort kannst du sie später bearbeiten oder wieder löschen, falls sich etwas ändert.

Aufbau der Buchungsübersicht

Nach dem Speichern öffnet sich die Buchungsübersicht – eine Tabelle mit allen Zeitbuchungen des Mitarbeiters:

Datum: Der Tag der Buchung
Buchungsart: Der Name der Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankenstand)
Von / Bis: Uhrzeit-Details bei Stunden-Buchungen (z. B. Pausen); bei Abwesenheitsarten leer
Dauer: Wie lange die Abwesenheit dauert; bei Urlaub wird zusätzlich die Gutschrift in Tagen angezeigt
Aktionen: Zwei Schaltflächen pro Eintrag:
- Bearbeiten (Stift-Symbol) – öffnet die Buchung zum Ändern
- Löschen (Papierkorb-Symbol) – entfernt die Buchung mit Bestätigung

Du kannst auch doppelt auf einen Eintrag klicken, um ihn zu bearbeiten.

Was danach passiert

Die Zubuchung ist sofort im System und wird bei Abschlüssen, Genehmigungen und Berechnungen berücksichtigt. Der Mitarbeiter sieht sie in seinen eigenen Übersichten. Solltest du einen Fehler bemerken, bearbeite die Buchung über die Aktionsspalte oder lösche sie, falls sie gar nicht hätte sein sollen.

Tipps und Hinweise

Datum überprüfen: Das System akzeptiert nur Daten im aktuellen Vertragszeitraum. Gehört die Abwesenheit in die Vergangenheit oder Zukunft, prüfe die Gültigkeit des Arbeitsverhältnisses.
Tage oder Stunden?: Manche Buchungsarten (z. B. Urlaub) zählen in Tagen, andere (z. B. Pausen) in Minuten oder Stunden. Das Feld Tage gilt nur für Buchungsarten, die Tage verwalten.
Kommentar nutzen: Ein aussagekräftiger Kommentar spart dir später Zeit, wenn du erklären musst, woher eine Buchung kommt.
Bearbeitung jederzeit möglich: Hast du dich verschrieben, korrigiere die Buchung jederzeit durch einen Doppelklick in der Liste.

Für formale Urlaubsanträge oder zur Verwaltung von Jahresurlaubsansprüchen verwende stattdessen die Urlaubsverwaltung.