Ein neues Projekt anlegen

Du erstellst hier ein Projekt, das als Sammelstelle für Buchungen von Arbeitszeit, Materialien und Auslagen dient. Projekte helfen dir, Aufwände zu überwachen und optional an Kunden zu verrechnen.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Projekte > Projekt-Verwaltung. In der Registerkarte Projekt-Verwaltung klickst du auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zur Projektverwaltung. Es gibt keine besonderen Voraussetzungen für Daten, die vorher da sein müssen.

Aufbau des Eingabefensters

Das Fenster ist in vier Bereiche unterteilt:

Stammdaten: Hier trägst du die grundlegenden Informationen des Projekts ein – Name, Standort, optionaler Kunde, Budget und Nachverfolgungsoptionen.

Notizen: Ein Freitextfeld für Hinweise und Beschreibungen zum Projekt.

Mitarbeiter-Verwaltung: Hier weist du Mitarbeiter dem Projekt zu.

Tätigkeiten-Verwaltung: Hier bestimmst du, welche Tätigkeitsarten auf diesem Projekt gebucht werden können. Für jede Kombination aus Mitarbeiter und Tätigkeit kannst du optional einen Artikel zuweisen.

So gehst du vor

Projekt-Name: Trage einen aussagekräftigen Namen ein, unter dem du das Projekt später wiederfindest.
Standort: Wähle den Standort aus, dem das Projekt zugeordnet sein soll. Der Standort bestimmt auch, welche Mitarbeiter und Artikel verfügbar sind.
Kunde (optional): Wähle einen Kunden, wenn das Projekt an diesen verrechnet werden soll. Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn du das Projekt nicht als intern markierst.
Zeit-Budget (Stunden) (optional): Gib die geplante Stundenanzahl ein. Dies hilft dir, gebuchte Stunden zu überwachen.
Internes Projekt: Aktiviere diese Schalter, wenn das Projekt intern ist und nicht an einen Kunden verrechnet wird. Dann wird das Kundenfeld ausgeblendet.
Fahrzeiterfassung: Aktiviere diese Schalter, falls Fahrtzeiten für dieses Projekt erfasst und abgerechnet werden sollen.
Kilometergeld (€/km) (wird nur sichtbar, wenn Fahrzeiterfassung aktiviert ist): Trage den Satz pro gefahrenem Kilometer ein.
Materialerfassung: Aktiviere diese Schalter, wenn Materialkosten auf diesem Projekt erfasst werden sollen.
Auslagenerfassung: Aktiviere diese Schalter, wenn sonstige Auslagen (z. B. Fahrkarten, Hotel) erfasst werden sollen.
Kosten-Budget (€) (optional): Gib die geplante Kostengrenze ein.
Buchungs-Rundung (Minuten): Gib an, auf welche Minutenanzahl Buchungen gerundet werden sollen (z. B. 15 Minuten). Dies ist sinnvoll, um Erfassungen zu vereinheitlichen.
Beschreibung: Trage optional längere Notizen zum Projekt ein.
Mitarbeiter hinzufügen: Öffne das Auswahlfeld und wähle einen Mitarbeiter. Klicke auf die Schaltfläche +, um ihn zur Liste hinzuzufügen. Der Mitarbeiter wird mit seinem Avatar angezeigt. Wiederhole diesen Schritt für alle Mitarbeiter, die auf diesem Projekt arbeiten sollen. Um einen Mitarbeiter zu entfernen, klicke auf die Schaltfläche Löschen neben seinem Namen.
Tätigkeiten hinzufügen: Öffne das Auswahlfeld Auswahl Tätigkeit und wähle eine Tätigkeitsart. Klicke auf die Schaltfläche +, um die Tätigkeit hinzuzufügen. Sie wird dann mit jedem bereits hinzugefügten Mitarbeiter verknüpft. Wiederhole diesen Schritt für alle Tätigkeitsarten, die auf diesem Projekt gebucht werden sollen.
Artikel pro Mitarbeiter und Tätigkeit zuweisen (optional): Für jede Kombination aus Mitarbeiter und Tätigkeit wird eine Zeile angezeigt. Wähle optional einen Artikel aus dem Auswahlfeld, um eine automatische Zuordnung beim Buchen zu ermöglichen. Wenn du hier nichts wählst, ist die Zeile mit „Keine Zuweisung" gekennzeichnet. Um eine Tätigkeit komplett zu entfernen, klicke auf die Schaltfläche Löschen neben der Tätigkeitsbezeichnung – das entfernt die Tätigkeit für alle Mitarbeiter.
Klicke unten auf Speichern.

Was danach passiert

Das Projekt wird gespeichert und ist sofort verfügbar. Du siehst es danach in der Projektliste in der Registerkarte Projekt-Verwaltung mit Informationen wie Zeitbudget, verbrauchte Stunden und Kostenbudget.

Nachdem ein Projekt angelegt ist, können deine Mitarbeiter Projektbuchungen erfassen.

Tipps und Hinweise

Standortwechsel löscht Auswahl: Wenn du den Standort änderst, werden Mitarbeiter, Tätigkeiten und Artikel-Zuordnungen gelöscht, weil die verfügbaren Daten vom Standort abhängen. Weise sie neu zu.
Interne vs. externe Projekte: Interne Projekte werden nicht an Kunden verrechnet. Nutze diesen Modus für interne Aufträge, Schulungen oder Wartungsarbeiten.
Tätigkeitsarten vorab anlegen: Bevor du Tätigkeitsarten auf ein Projekt zuweist, müssen diese bereits existieren. Du kannst sie über die Registerkarte Tätigkeiten-Verwaltung in der Projekt-Verwaltung anlegen.
Artikel-Zuordnung: Die Artikel-Zuordnung ist optional. Wenn du beim Buchen keinen Artikel brauchst, lass die Zuordnung leer.