E-Mail-Vorlagen für einen Standort verwalten

Du legst hier wiederverwendbare E-Mail-Vorlagen an, die dein Team beim Versand von Belegen oder Dokumenten auswählen kann. Jede Vorlage enthält eine Betreffzeile und einen Text mit Platzhaltern – etwa für Anrede oder Kundennamen, die weboffice beim Versand automatisch einfügt.

So kommst du hierher

Öffne das Menü links und wähle System.
Klicke auf Standorte.
Wähle die Registerkarte des Standorts, für den du Vorlagen einrichten möchtest.
Scrolle nach unten zum Bereich E-Mail-Vorlagen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Verwaltung der Firmendaten und musst mindestens einen Standort eingerichtet haben.

So gehst du vor

Eine neue E-Mail-Vorlage anlegen

Klicke auf Hinzufügen.
Im Eingabefenster gibst du ein:
- Bezeichnung: Ein Name für die Vorlage, unter dem sie später in den Sendedialogen auftaucht – etwa „Rechnung Standard" oder „Mahnung mit Verzugszinsen". Erforderlich.
- Betreffzeile: Der Text, der in der E-Mail-Betreffzeile erscheint. Erforderlich.
- Vorschau/HTML-Inhalt: Der E-Mail-Text. Du kannst Platzhalter wie {Anrede} oder {Kundenname} eintragen, die weboffice beim Versand mit den tatsächlichen Daten ersetzt. Erforderlich.
Speichere die Vorlage mit Speichern. Sie erscheint sofort in der Liste.

Eine vorhandene E-Mail-Vorlage bearbeiten

Doppelklicke auf die Vorlage in der Liste, oder klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten (Stift-Symbol) am Ende der Zeile.
Ändere die gewünschten Felder.
Speichere mit Speichern.

Eine E-Mail-Vorlage löschen

Klicke auf die Schaltfläche Löschen (Papierkorb-Symbol) am Ende der Zeile der Vorlage, die du entfernen möchtest.
Bestätige die Sicherheitsfrage. Die Vorlage ist dann gelöscht und steht nicht mehr zur Verfügung.

Aufbau der Liste

Die Liste zeigt alle E-Mail-Vorlagen für den aktuellen Standort:

Bezeichnung: Der Name der Vorlage
Inhalt: Zeigt an, ob die Vorlage einen Text enthält oder leer ist

Was danach passiert

Die Vorlage ist gespeichert und steht sofort zur Verfügung. Wenn dein Team später einen Beleg oder ein Dokument per E-Mail versendet, können sie diese Vorlage aus einer Auswahliste laden und brauchen den Text nicht neu zu schreiben.

Tipps und Hinweise

Platzhalter verwenden: weboffice erkennt Platzhalter wie {Anrede}, {Kundenname}, {Datum} und {Belegnummer}. Welche genau möglich sind, erfährst du bei Automatische E-Mails, die weboffice verschickt.
Mehrere Standorte: Jeder Standort hat seine eigenen Vorlagen. Wenn du für einen anderen Standort arbeiten möchtest, wechsle die Registerkarte oben.
Testversand: Lege eine Testvorlage an und sende sie an dich selbst, um zu prüfen, wie die Platzhalter ersetzt werden.