E-Mail-Protokoll
In diesem Fenster siehst du die detaillierten Informationen zu einer versendeten E-Mail aus dem E-Mail-Protokoll. Du kannst alle wichtigen Details einsehen: wer die E-Mail erhalten hat, wann sie versendet wurde, ob sie gelesen wurde, welchen Inhalt sie hatte und welche Anhänge mitgesendet wurden.
Voraussetzungen
- Du hast eine E-Mail aus dem E-Mail-Protokoll zur Detailansicht ausgewählt
- Du benötigst entsprechende Berechtigungen zum Einsehen des E-Mail-Protokolls
Aufbau des Fensters
Überschrift: Zeigt die E-Mail-Adresse des Empfängers und das Versanddatum
E-Mail-Informationen
Kunde: Zeigt den Namen des Kunden an, an den die E-Mail gesendet wurde (falls zugeordnet)
Versendet am: Das genaue Datum und die Uhrzeit, wann die E-Mail versendet wurde
Gelesen am: Das Datum und die Uhrzeit, wann die E-Mail vom Empfänger geöffnet wurde (falls verfügbar). Bleibt leer, wenn die E-Mail noch nicht gelesen wurde
E-Mail-Adresse: Die vollständige E-Mail-Adresse des Empfängers
Betreff: Die Betreffzeile der versendeten E-Mail
Anhänge
Wenn die E-Mail Anhänge hatte, werden diese in einer Liste angezeigt:
- Dateiname: Der Name jeder angehängten Datei
- Download-Link: Klicke auf den Dateinamen, um die Datei herunterzuladen oder zu öffnen
E-Mail-Inhalt
Vollständige E-Mail: Der komplette Inhalt der E-Mail wird in einem eingebetteten Fenster angezeigt, genau so wie der Empfänger sie erhalten hat, inklusive aller Formatierungen, Bilder und Layouts
So arbeitest du mit diesem Fenster
- Informationen prüfen: Überprüfe die grundlegenden E-Mail-Informationen im oberen Bereich
- Lesestatus kontrollieren: Schaue nach, ob und wann die E-Mail gelesen wurde
- Anhänge einsehen: Klicke auf Dateinamen, um Anhänge herunterzuladen
- Inhalt überprüfen: Scrolle durch den E-Mail-Inhalt im unteren Bereich
- Vollbild-Ansicht: Der E-Mail-Inhalt wird in einem großen Bereich angezeigt
Tipps und Hinweise
- Lesestatus: Nicht alle E-Mail-Clients melden das Öffnen von E-Mails zurück, daher kann "Gelesen am" leer bleiben, obwohl die E-Mail gelesen wurde
- Anhänge: Anhänge werden sicher gespeichert und können jederzeit heruntergeladen werden
- Formatierung: Die E-Mail wird originalgetreu angezeigt, inklusive aller Formatierungen und Bilder
- Archivierung: E-Mail-Protokolle dienen der Dokumentation und können für rechtliche Zwecke wichtig sein
- Datenschutz: Behandle E-Mail-Protokolle vertraulich, da sie persönliche Kundendaten enthalten können
Verwendungszwecke
Kundenservice:
- Überprüfung, ob wichtige E-Mails angekommen sind
- Nachvollziehen der Kommunikation mit Kunden
- Beantwortung von Kundenanfragen zu nicht erhaltenen E-Mails
Qualitätskontrolle:
- Überprüfung des Inhalts automatisch versendeter E-Mails
- Kontrolle der korrekten Formatierung
- Sicherstellung der Vollständigkeit von Anhängen
Rechtliche Dokumentation:
- Nachweis des Versands wichtiger Mitteilungen
- Dokumentation der Kommunikation
- Erfüllung von Aufbewahrungspflichten
Fehleranalyse:
- Untersuchung von Zustellproblemen
- Analyse von E-Mail-Inhalten bei Beschwerden
- Überprüfung der technischen Korrektheit
Häufige E-Mail-Typen im Protokoll
- Rechnungen: Automatisch versendete Rechnungs-E-Mails
- Terminbestätigungen: Bestätigungen für gebuchte Termine
- Erinnerungen: Termin- oder Zahlungserinnerungen
- Marketing: Newsletter oder Werbe-E-Mails
- Systemnachrichten: Automatische Benachrichtigungen
- Kundenkorrespondenz: Manuelle E-Mails an Kunden
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