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Doppelte Lieferanten zusammenführen oder ausschließen

Du hast mehrere Lieferanten in deinen Stammdaten, die dieselben oder sehr ähnliche Daten enthalten. Hier kannst du diese Duplikate vergleichen, zusammenführen oder als unterschiedliche Lieferanten kennzeichnen.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle Stammdaten > Lieferanten.
Klicke auf die Schaltfläche Nach Duplikaten suchen.
Das System sucht automatisch nach potenziellen Duplikaten und zeigt sie in einer Liste.

Voraussetzungen

Du brauchst Zugriff auf den Bereich Lieferanten und es müssen mindestens zwei ähnliche Lieferanten in deinen Stammdaten vorhanden sein.

Aufbau der Ansicht

Die Duplikat-Prüfung besteht aus zwei Teilen:

Linke Seite: Eine Liste aller gefundenen Lieferantenpaare. Jede Zeile zeigt zwei Lieferantennamen, die möglicherweise doppelt sind.
Rechte Seite: Ein detaillierter Vergleich der beiden ausgewählten Lieferanten in einer Tabelle. Die Spalten zeigen die Lieferantennummern oben, die Zeilen unterhalb listen alle relevanten Eigenschaften auf: Anzeigename, Standort, Telefon, E-Mail, Adresse, Bankdaten, USt-ID und weitere Felder.

Die Vergleichstabelle färbt die Zeilen farbig:

Grün: Die Werte sind identisch und beide sind ausgefüllt.
Gelb: Ein Wert ist vorhanden, der andere leer.
Rot: Beide Werte sind ausgefüllt, aber unterschiedlich.

So gehst du vor

Wähle ein Lieferantenpaar aus der linken Liste. Klicke auf eine Zeile, um die beiden Lieferanten auf der rechten Seite im Detail zu vergleichen.
Entscheide, welcher Lieferant behalten werden soll. Schau dir die farbig markierten Unterschiede an:
- Wessen Daten sind aktueller oder vollständiger?
- Welche Lieferantennummer werden du und dein Team häufiger verwenden?
Zusammenführen: Klicke auf eine der beiden Schaltflächen [Lieferantennummer] akzeptieren, um diese Nummer als Haupteintrag zu bewahren. Das andere Duplikat wird archiviert und alle zugehörigen Bestellungen und Rechnungen werden zum Haupteintrag verschoben. Das System fragt eine Bestätigung ab, da diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann.
Oder als unterschiedlich kennzeichnen: Falls die beiden Lieferanten trotz ähnlicher Daten tatsächlich verschiedene Unternehmen sind, klicke auf Es handelt sich nicht um ein Duplikat. Das Paar wird aus der Liste entfernt und nicht mehr als Duplikat angezeigt.
Das nächste Paar wird automatisch angezeigt. Nach jeder Aktion springt die Ansicht zum nächsten Lieferantenpaar. Du kannst so alle verdächtigen Paare nacheinander durchgehen.
Wenn alle Duplikate bearbeitet oder ausgeschlossen sind, schließt sich die Ansicht automatisch.

Was danach passiert

Nach einer Zusammenführung:

Der akzeptierte Lieferant behält alle seine Daten.
Das archivierte Duplikat wird nicht mehr in aktiven Listen angezeigt, bleibt aber in den Belegen (Bestellungen, Rechnungen) erhalten.
Alle Belege, die dem archivierten Lieferanten zugeordnet waren, werden auf die Hauptnummer umgestellt.
Eine Erfolgsmeldung bestätigt, dass die Lieferanten zusammengeführt wurden.

Nach dem Ausschließen:

Das Paar wird aus der Duplikat-Liste entfernt.
Du wirst nicht mehr darauf hingewiesen, dass es sich um ein Duplikat handelt.
Beide Lieferanten bleiben aktiv und unverändert.

Tipps und Hinweise

Reihenfolge ist flexibel: Du musst die Paare nicht in einer bestimmten Reihenfolge bearbeiten. Nutze die Liste auf der linken Seite, um zu springen.
Besondere Vorsicht bei Bankdaten: Prüfe vor der Zusammenführung genau, ob die IBAN und BIC identisch sind. Falls nicht, notiere dir die Unterschiede, bevor du zusammenführst.
Aktuelle Stammdaten bevorzugen: Wenn du mehrere Versionen desselben Lieferanten hast, bewahre immer diejenige, deren Kontaktdaten am aktuellsten sind.
Nachträgliche Änderungen: Nach der Zusammenführung kannst du den übernommenen Lieferanten noch anpassen, falls einzelne Daten des archivierten Lieferanten wichtig waren. Öffne die Lieferantenstammdaten, um Details zu ändern.