Doppelte Lieferanten zusammenführen

Wenn du Lieferanten in deinem System doppelt eingegeben hast, erkennt weboffice diese automatisch und schlägt sie dir zur Zusammenführung vor. Du vergleichst die Stammdaten beider Lieferanten nebeneinander und entscheidest dann, welchen du behalten möchtest. Der andere wird archiviert und kann später nicht mehr verwendet werden.

So kommst du hierher

1. Öffne Stammdaten > Lieferanten in der Seitenleiste.
2. Klicke auf die Schaltfläche Nach Duplikaten suchen.
3. Wähle aus der Liste links ein Lieferantenpaar aus, das du überprüfen möchtest.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht, Lieferanten zu verwalten.

So gehst du vor

1. Vergleich ansehen: Sobald du ein Lieferantenpaar auswählst, erscheint rechts daneben eine Vergleichstabelle. Jede Zeile zeigt eine Eigenschaft (Name, Anschrift, Telefon, Bankdaten usw.) der beiden Lieferanten nebeneinander.

   • Grüne Zeilen: Beide Lieferanten haben denselben Wert – ein Zeichen für ein echtes Duplikat.
   • Gelbe Zeilen: Nur ein Lieferant hat diesen Wert hinterlegt, der andere Feld ist leer.
   • Rote Zeilen: Beide haben unterschiedliche Werte eingetragen – das könnte auf zwei verschiedene Lieferanten hindeuten.

2. Entscheide dich für einen der beiden Lieferanten: Über den Lieferantennummern stehen zwei Schaltflächen mit Zusammenführen-Symbol. Klicke auf [Lieferantennummer] akzeptieren für denjenigen, den du behalten möchtest. Der andere wird dann archiviert.

   Vor dem Zusammenführen fragt weboffice dich zur Bestätigung, welcher Lieferant behalten werden soll. Die Meldung weist dich darauf hin, dass diese Aktion nicht rückgängig zu machen ist.

3. Oder: Markiere als geprüft: Falls die beiden Einträge tatsächlich unterschiedliche Lieferanten sind, klicke auf die Schaltfläche Es handelt sich nicht um ein Duplikat. Der Eintrag wird dann aus der Liste entfernt und später nicht mehr als Duplikat vorgeschlagen. Du wirst vorher zur Bestätigung gefragt.

Sobald du ein Paar abgearbeitet hast, springt weboffice automatisch zum nächsten Duplikat in der Liste. Sind alle Einträge bearbeitet, schließt sich das Fenster und du siehst die Meldung „Keine doppelten Lieferanten gefunden".

Aufbau der Vergleichstabelle

Die Tabelle zeigt die wichtigsten Stammdaten beider Lieferanten:

• Eigenschaft: Der Name des Datenfeldes (zum Beispiel Anzeigename, Telefon, Straße).
• Spalten für beide Lieferanten: Jeweils die Lieferantennummer als Spaltenüberschrift, darunter der Wert aus dem System.

Die Färbung der Zeilen hilft dir schnell zu erkennen, wo Unterschiede liegen: grün für Übereinstimmungen, gelb für fehlende Werte, rot für Abweichungen.

Was danach passiert

Nach dem Zusammenführen wird der archivierte Lieferant aus der normalen Liste entfernt. Wenn du später in der Lieferantenliste den Schalter Zeige archivierte Einträge aktivierst, siehst du ihn dort. Eine Zusammenführung kann nicht rückgängig gemacht werden – stelle daher sicher, dass du den richtigen Lieferanten behältst.

Weitere Informationen zum Verwalten von Lieferanten findest du unter Stammdaten/Lieferant.

Tipps und Hinweise

• Achte auf die Farben: Die Farbcodierung der Vergleichstabelle zeigt dir auf einen Blick, wo die größten Unterschiede liegen. Viele rote Zeilen können bedeuten, dass es sich um zwei unterschiedliche Lieferanten handelt.
• Anlagedatum prüfen: Der Eintrag mit dem älteren Anlagedatum ist oft der ursprüngliche – überprüfe diesen zuerst, um zu sehen, ob darin die vollständigeren Informationen stecken.
• Nach dem Zusammenführen: Der gelöschte Lieferant wird nicht aus Dokumenten entfernt, die bereits auf ihn verweisen. Du kannst diese Belege nachträglich bearbeiten und auf den beibehaltenen Lieferanten umleiten, wenn nötig.