Doppelte Kunden zusammenführen

Du erkennst und bereinigst Kundeneinträge, die mehrfach angelegt wurden. Das Programm zeigt dir automatisch verdächtige Duplikate, vergleicht deren Daten und ermöglicht dir, sie zusammenzuführen oder als geprüft zu markieren.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Stammdaten > Kunden. Wechsle zur Registerkarte Kunden mit ähnlichen Daten (das Suchsymbol-Icon rechts in der Kopfzeile).

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht, Kunden zu verwalten. Das Programm muss bereits potenzielle Duplikate erkannt haben.

Aufbau der Übersicht

Die Seite ist zweiteilig:

Linke Seite: Eine Liste aller erkannten Duplikate, je Zeile ein Kundenpaar mit den Namen beider Kunden.
Rechte Seite: Eine Detailansicht des ausgewählten Paares, in der die Felder beider Kunden nebeneinander verglichen werden. Grüne Zeilen zeigen identische Werte, rote Zeilen unterschiedliche und gelbe Zeilen, dass nur einer der beiden Kunden einen Wert hat.

So gehst du vor

Wähle in der Liste links ein Kundenpaar aus. Die Details erscheinen auf der rechten Seite.
Vergleiche die Felder der beiden Kunden: Kundenart, Anzeigename, Standort, Kontaktdaten, Adresse, Bankverbindung, Steuernummern und weitere.
Entscheide, ob die Einträge tatsächlich dieselbe Person oder dasselbe Unternehmen darstellen:
- Sind viele Felder grün (identisch), sprechen viele Punkte für eine Zusammenführung.
- Rote Abweichungen (z. B. unterschiedliche Telefonnummern) können auf verschiedene Kontaktpersonen deuten – prüfe genau.
- Gelbe Felder (nur einer der Kunden hat einen Wert) sind kein Hindernis; beim Zusammenführen wählst du später aus, welche Daten behalten werden sollen.
Klicke auf die Schaltfläche Zusammenführen, um beide Einträge zu verbinden. Dir wird dann angeboten, die Daten beider Kunden zu überprüfen und auszuwählen, welche Werte in den neuen Eintrag übernommen werden sollen – siehe Stammdaten/Kunden - weitere Fenster und Dialoge.

Oder klicke auf Geprüft oder Markieren als gelöst, wenn die beiden Einträge nicht zusammengehören. Sie werden dann aus dieser Liste entfernt, damit du dich auf echte Duplikate konzentrieren kannst.
Nachdem du eine Aktion abgeschlossen hast, wählt das Programm automatisch das nächste Kundenpaar in der Liste aus – oder schließt die Übersicht, falls keine Duplikate mehr vorhanden sind.

Was danach passiert

Wenn du zwei Kunden zusammenführst, wird ein neuer Eintrag mit den von dir ausgewählten Daten angelegt. Beide ursprünglichen Einträge werden auf diesen neuen Kunden verwiesen, sodass Bestellungen und Belege nicht verloren gehen. Nach erfolgreichem Zusammenführen wird der Eintrag aus der Duplikatliste entfernt und die nächste potenzielle Verdopplung angezeigt.

Wenn du einen Eintrag als geprüft markierst, verschwindet er ebenfalls aus der Liste – du kannst ihn später selbst wiederherstellen, falls du deine Meinung änderst.

Sind alle Duplikate bearbeitet oder entfernt, schließt sich die Übersicht automatisch und eine Bestätigung erscheint.

Tipps und Hinweise

Vorsicht beim Zusammenführen: Überprüfe die Daten des neuen Eintrags sorgfältig, bevor du bestätigst. Eine falsche Zusammenführung ist schwer rückgängig zu machen.
Gelbe Felder nutzen: Wenn nur einer der Kunden eine Telefonnummer oder E-Mail hat, ist das ein gutes Zeichen – wähle beim Zusammenführen einfach den vollständigeren Datensatz aus.
Regelmäßig prüfen: Duplikate entstehen oft durch fehlerhafte Erfassung. Führe diese Aufgabe regelmäßig durch, um deine Kundendatenbank sauber zu halten.