Dokumente verwalten
Hier verwaltest du die Dokumente zu deinen Eingangsrechnungen. Du kannst Rechnungsbelege anzeigen, neue Dokumente hochladen und die Dateien in Ordnern organisieren.
Voraussetzungen
- Eine Rechnung ist im System erfasst
- Dokumente sind verfügbar (PDF, Bilder oder andere unterstützte Formate)
- Du hast die nötigen Berechtigungen zur Dokumentenverwaltung
Aufbau der Seite
Die Dokumentenverwaltung ist in zwei Registerkarten unterteilt:
Registerkarte "Dokumente"
- Dokumentenvorschau: Zeigt das Hauptdokument der Rechnung
- Seitennavigation: Bei mehrseitigen Dokumenten
- Vergrößerungsfunktion: Zum detaillierten Betrachten
- Buchungsmarkierungen: Zeigt zugeordnete Kostenstellen und Konten
Registerkarte "Hochladen"
- Ordnerstruktur: Hierarchische Dateiorganisation
- Upload-Bereich: Zum Hinzufügen neuer Dokumente
- Ordnerverwaltung: Erstellen und Verwalten von Unterordnern
So arbeitest du mit dieser Seite
Dokumente anzeigen
- Die Registerkarte "Dokumente" ist standardmäßig aktiv
- Das Hauptdokument der Rechnung wird automatisch angezeigt
- Bei mehrseitigen Dokumenten:
- Nutze die Seitennavigation am oberen Rand
- Klicke auf die Seitenzahlen zum Wechseln
- Dokument vergrößern:
- Klicke auf das Dokument
- Eine Vollbildansicht öffnet sich
- Nutze Zoom-Funktionen für Details
Neue Dokumente hochladen
- Wechsle zur Registerkarte "Hochladen"
- Ordner auswählen:
- Wähle einen bestehenden Ordner aus der Struktur
- Oder erstelle einen neuen Ordner
- Dateien hochladen:
- Klicke auf den Upload-Bereich
- Oder ziehe Dateien per Drag & Drop hinein
- Wähle eine oder mehrere Dateien aus
- Upload starten:
- Die Dateien werden automatisch hochgeladen
- Du siehst den Fortschritt
- Nach dem Upload sind die Dateien verfügbar
Ordner verwalten
- Neuen Ordner erstellen:
- Klicke auf "Neuer Ordner"
- Gib einen aussagekräftigen Namen ein
- Der Ordner wird in der Struktur angezeigt
- Ordner benennen:
- Das System schlägt automatisch Namen vor
- Format: "Datum_Referenznummer" (z.B. "2024-03-15_RE-12345")
- Du kannst den Namen anpassen
Dokumentenvorschau verstehen
In der Dokumentenvorschau siehst du:
- Kostenstellen-Markierungen: Farbige Bereiche zeigen Zuordnungen
- Buchungskonten: Verschiedene Farben für verschiedene Konten
- Beträge: Hervorgehobene Geldbeträge
- Lieferantendaten: Markierte Absenderinformationen
Tipps und Hinweise
Dokumentenorganisation
- Eindeutige Namen: Verwende sprechende Ordnernamen
- Chronologische Ordnung: Sortiere nach Datum oder Periode
- Kategorien: Erstelle Ordner nach Lieferanten oder Kostenstellen
- Backup: Wichtige Dokumente zusätzlich extern sichern
Upload-Optimierung
- Dateigröße: Komprimiere große Dateien vor dem Upload
- Dateiformat: PDF ist ideal für Rechnungen
- Qualität: Hochauflösende Scans für bessere Lesbarkeit
- Mehrere Dateien: Können gleichzeitig hochgeladen werden
Dokumentenvorschau
- Zoom-Funktion: Nutze die Vergrößerung für kleine Texte
- Seitennavigation: Überspringe leere oder unwichtige Seiten
- Markierungen: Helfen bei der Kontrolle der Buchungszuordnungen
- Vollbild: Ideal für die detaillierte Prüfung
Automatische Funktionen
- Ordnername: Wird basierend auf Rechnungsdaten vorgeschlagen
- Hauptdokument: Wird automatisch als erstes angezeigt
- Buchungsmarkierungen: Werden basierend auf den Kontenzuordnungen erstellt
Fehlerbehebung
Dokument wird nicht angezeigt:
- Prüfe, ob ein Dokument hochgeladen wurde
- Aktualisiere die Seite
- Kontrolliere die Dateiberechtigungen
Upload funktioniert nicht:
- Prüfe die Internetverbindung
- Reduziere die Dateigröße
- Verwende unterstützte Dateiformate