Buchungsportale anbinden und verwalten

Mit der Anbindung an Buchungsportale wie booking.com oder Expedia gehen deine Preise und verfügbaren Zimmer automatisch an die Portale. Buchungen, die dort eingehen, landen direkt in deinem Belegungsplan – ohne dass du sie von Hand eintragen musst. Diese Seite zeigt dir, wie du die Verbindung aufbaust und verwaltest.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Web.Office.Hotel.
2. Klicke auf Hotel-Portale.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht „Hotel verwalten", um eine Portalanbindung einzurichten oder zu ändern. Zum Annehmen von Portalbuchungen reicht das Recht „Hotel-Rezeption".

So gehst du vor

Portalanbindung einrichten

Die Anbindung verbindet deinen weboffice-Betrieb mit den Zugangsdaten, die dir ein Buchungsportal gegeben hat.

1. Öffne die Registerkarte Anbindung.
2. Klicke auf Portalanbindung einrichten.
3. Wähle unter Standort den Betrieb aus, für den die Anbindung gelten soll.
4. Wähle unter Objekt die Unterkunft, die das Portal kennt. Das Portal teilt dir mit, unter welchem Namen es deine Unterkunft führt – mit dieser Bezeichnung suchst du.
   • Wenn kein Objekt in der Liste steht, ist für deinen Zugang noch keine Unterkunft freigeschaltet. Wende dich an den Support des Portals.
5. Aktiviere Anbindung aktiv, wenn die Verbindung sofort laufen soll.
6. Klicke Speichern.

Die Anbindung ist jetzt eingerichtet, aber noch nicht aktiv im Betrieb, solange es keine Zuordnungen gibt (siehe nächster Abschnitt).

Zuordnungen erstellen

Eine Zuordnung sagt dem Portal, welche deiner Zimmertypen und Ratenplöne zu welchen Angeboten des Portals gehören. Das Portal kann erst Zimmer und Preise senden, wenn mindestens eine Zuordnung aktiv ist.

1. Öffne die Registerkarte Anbindung.
2. Klicke Neu, um eine Zuordnung hinzuzufügen.
3. Im Bereich Im Haus wählst du:
   • Zimmerkategorie: Die Kategorie deiner Zimmer (z. B. „Doppelzimmer")
   • Ratenplan: Der Tarif, der für diese Kategorie gelten soll
   • Belegung (Personen): Wie viele Personen in diesem Zimmer zu diesem Preis übernachten (z. B. 2 für zwei Personen). Pro Belegungszahl brauchst du eine separate Zuordnung – der Preis für eine Person ist ein anderer als der für zwei.
4. Im Bereich Auf der Portalseite ordnest du diese Daten dem Angebot des Portals zu:
   • Zimmertyp im Portal: Welcher Zimmertyp auf der Portal-Website deinem Zimmer entspricht
   • Preis im Portal: Welcher Preisname auf dem Portal zu diesem Ratenplan gehört
   • Zuordnung aktiv: Schalte die Zuordnung an, damit das Portal sie nutzt
5. Klicke Speichern.

Wiederhole diesen Vorgang für jede Kombination aus Kategorie, Ratenplan und Belegung, die du ans Portal schicken möchtest.

Portalbuchungen bearbeiten

Wenn Gäste über das Portal buchen, landen diese Buchungen unter der Registerkarte Portalbuchungen.

1. Öffne die Registerkarte Portalbuchungen.
2. Die Liste zeigt alle eingegangenen Buchungen. Du kannst mit dem Schalter Nur offene filtern, um nur Buchungen zu sehen, die noch nicht in deinen Belegungsplan übernommen wurden.
3. Für jede Buchung, die noch offen ist:
   • Klicke Als Reservierung übernehmen, um die Portalbuchung in eine Reservierung in deinem Belegungsplan umzuwandeln. Falls etwas nicht passt (z. B. die Zuordnung fehlt), sagt dir weboffice, was nicht stimmt.
   • Oder klicke Von Hand erledigt, wenn du die Buchung manuell bearbeitest und weboffice sie aus der Liste nehmen soll.
   • Oder klicke Reservierung öffnen, um eine bereits übernommene Buchung zu bearbeiten.

Stornierungen vom Portal behandelt weboffice genauso: Klicke Reservierung stornieren, um die gebuchte Reservierung mit den Portal-Regeln zu stornieren.

Anbindung überwachen

Unter der Registerkarte Anbindung zeigt die Statuskarte, wie es um die Verbindung steht:

• Anbindung läuft: Alles funktioniert; Preise und verfügbare Zimmer gehen regelmäßig an die Portale.
• Anbindung pausiert: Die Anbindung ist ausgeschaltet. Schalte sie mit dem Schalter Anbindung aktiv wieder an.
• Übertragung hakt: Es gibt Übertragungen, die nicht angekommen sind. Das Portal bekommt möglicherweise veraltete Daten. Die Statuskarte zeigt dir, wie viele Übertragungen fehlgeschlagen sind.

Die Übertragung-Registerkarte (nur mit Recht „Hotel verwalten") zeigt alle Daten im Detail, die weboffice an die Portale geschickt hat oder noch schicken wird: Verfügbarkeiten, Preise, Verkaufsregeln. Hier siehst du auch, welche Übertragungen hängen geblieben sind und kannst sie mit Erneut senden neu versuchen.

Anbindung bearbeiten oder deaktivieren

1. Öffne die Registerkarte Anbindung.
2. Klicke Anbindung, um die Verbindungsdaten zu ändern (z. B. den Standort oder das Objekt).
3. Um die Anbindung vorübergehend zu stoppen, ohne sie zu löschen, nutze den Schalter Anbindung aktiv oben rechts.

Alle Daten erneut an Portale senden

Falls die Verbindung unterbrochen war oder du mehrere Preise änderst, kannst du alle Preise und Verfügbarkeiten der nächsten zwölf Monate auf einmal neu versenden:

1. Öffne die Registerkarte Anbindung.
2. Klicke Alles neu senden.
3. Bestätige die Abfrage.

Die Übertragung läuft dann im Hintergrund. Du siehst den Fortschritt unter der Registerkarte Übertragung.

Aufbau der Seite

Die Seite hat drei Registerkarten:

Portalbuchungen (oben, Gruppe „Betrieb") Zeigt alle Buchungen, die über die Portale hereingekommen sind. Jede Buchung hat einen Status: entweder wurde sie bereits in eine Reservierung umgewandelt, oder sie wartet noch auf deine Aktion.

Anbindung und Übertragung (oben, Gruppe „Einrichtung") Hier richtest du alles ein. Die Anbindung verwaltet die Verbindung zu den Portalen und die Zuordnungen deiner Zimmer und Preise. Die Übertragung zeigt, welche Daten gerade übermittelt werden.

Was danach passiert

Sobald die Anbindung aktiv ist und mindestens eine Zuordnung läuft, sendet weboffice deine Preise und Verfügbarkeiten regelmäßig an die Portale. Diese zeigen dein Angebot an – Gäste können dort buchen. Ihre Buchungen landen automatisch bei dir unter Portalbuchungen und warten auf deine Bestätigung. Sobald du sie übernimmst, erscheinen sie als Reservierung in deinem Belegungsplan.

Tipps und Hinweise

• Fehlende Portal-Daten: Wenn unter Auf der Portalseite eine Warnung erscheint, dass die Angebotsdaten nicht abrufbar sind, warte einen Moment und aktualisiere die Seite. Das Portal antwortet möglicherweise gerade nicht.

• Zuordnung löschen: Wenn du eine Zuordnung unter Anbindung entfernst, sendet weboffice diese Kombination nicht mehr an die Portale. Gäste können sie dort dann nicht mehr buchen.

• Mehrere Portale: Wenn du mit mehreren Portalen arbeiten möchtest, richte zunächst eine weitere Anbindung ein (Klick auf Portalanbindung einrichten, wenn bereits eine existiert) und wiederhole dann die Zuordnungen für jedes Portal.

• Stornierungen: Wenn das Portal eine Stornierung meldet, versucht weboffice, die zugehörige Reservierung in deinem Belegungsplan zu stornieren. Das funktioniert nur, wenn die Reservierung dort auch wirklich aus dieser Buchung entstanden ist.