Bestellung per E-Mail an den Lieferanten versenden

Du verschickst eine Bestellung als PDF-Datei an deinen Lieferanten per E-Mail. Das Fenster öffnet sich, wenn du eine Bestellung abschließen möchtest.

So kommst du hierher

Öffne das Seitenmenü und wähle Lager > Bestellungen.
Suche die Bestellung, die du versenden möchtest, und öffne sie.
Klicke auf Hinzufügen (oder das entsprechende Aktionsmenü in der Bestellung).
Wähle die Option zum Versand per E-Mail – das Eingabefenster öffnet sich.

Voraussetzungen

Du brauchst die Berechtigung zum Verwalten von Bestellungen. Der Lieferant muss eine E-Mail-Adresse in seinen Kontaktdaten hinterlegt haben.

So gehst du vor

Im Feld E-Mail prüfe die Adresse des Lieferanten – sie wird automatisch eingetragen. Falls sie leer ist oder falsch, trage die korrekte Adresse manuell ein.
Wähle unter Druckgröße das Format aus, in dem die PDF erzeugt werden soll (Standard: A4).
(Optional) Wähle unter Vorlage eine Gestaltungsvorlage für das Dokument. Bleibt das Feld leer, wird die Standardvorlage verwendet.
Im Feld Mail-Inhalt steht ein vorgefertigter Text. Du kannst ihn bei Bedarf anpassen – er wird genau wie hier mit zur Bestellung verschickt.
Klicke auf Datei hochladen, falls du zusätzliche Anhänge (z. B. Spezifikationen oder Zahlungsbedingungen) mitschicken möchtest.
Klicke auf Versenden, um die E-Mail mit der Bestellung als Anlage sofort abzuschicken.

Sobald du auf Versenden klickst, erstellt weboffice automatisch eine PDF der Bestellung und versendet sie an die eingetragene E-Mail-Adresse.

Aufbau des Fensters

E-Mail: Adressfeld für den Lieferanten. Die Adresse wird automatisch aus den Kontaktdaten geladen – du kannst sie aber jederzeit korrigieren.

Druckgröße: Auswahlfeld für das PDF-Format. Standard ist A4.

Vorlage: Auswahlfeld für eine Gestaltungsvorlage des Dokuments. Leerfeld bedeutet Standardvorlage.

Mail-Inhalt: Textfeld mit dem E-Mail-Text, den der Lieferant erhält. Der Text ist vorbelegt und editierbar.

Datei hochladen: Schaltfläche zum Anhängen zusätzlicher Dateien.

Versenden: Schaltfläche zum Abschicken der E-Mail mit PDF.

Testweise an mich versenden: Schaltfläche zum Testen – die E-Mail kommt an deine Adresse, damit du das Dokument vorher siehst.

Schließen: Schaltfläche zum Abbrechen ohne zu versenden.

Was danach passiert

Die E-Mail mit der Bestellung im Anhang wird versendet. Der Lieferant erhält das Dokument und kann die Bestellung in seinen Systemen bearbeiten. In weboffice wird die Bestellung als versendet gekennzeichnet.

Du kannst die E-Mail jederzeit erneut versenden, falls der Lieferant die Bestellung nicht erhalten hat – öffne die Bestellung erneut und starte den Versand neu.

Tipps und Hinweise

Falls die E-Mail-Adresse des Lieferanten fehlt, musst du sie zuerst in der Lieferantenverwaltung nachtragen, bevor du die Bestellung versenden kannst.
Eine Testmail kannst du mit Testweise an mich versenden verschicken – so siehst du, wie das Dokument beim Empfänger ankommt, bevor du es offiziell versendest.
Du kannst den vorgefertigten Mailtext anpassen oder ganz ersetzen, bevor du versendest.