Belegungsplan nutzen

Der Belegungsplan zeigt dir alle Zimmer deines Hotels mit ihren Aufenthalten – jede Zeile ist ein Zimmer, jede Spalte eine Nacht. Hier reservierst du neue Aufenthalte, wechselst Zimmer, checkst Gäste ein und aus und stornierst Reservierungen, ohne mehrere Fenster zu öffnen.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Belegungsplan
2. Wenn dein Betrieb mehrere Hotels hat, wähle die Registerkarte mit dem Hotel aus

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, das Hotel zu sehen. Zum Einchecken, Auschecken oder Stornieren brauchst du zusätzlich das Recht für die Hotelrezeption.

So gehst du vor

Eine neue Reservierung erfassen

1. Klicke Reservierung – das Eingabefenster für eine neue Reservierung öffnet sich
2. Trage die Daten ein: Standort, Anreise und Abreise, Kategorie und Verpflegung, Gast
3. Klicke Speichern – die Reservierung steht jetzt im Plan und der Aufenthalt wird als Balken angezeigt

Schneller per Drag & Drop: Zeige mit der Maus auf ein freies Zimmer für eine Nacht und ziehe über so viele Nächte, wie der Aufenthalt dauern soll – das Erfassungsfenster öffnet sich direkt mit den vorgegebenen Daten.

Einen Aufenthalt öffnen und bearbeiten

1. Klicke auf den Balken des Aufenthalts im Plan
2. Das Fenster zeigt alle Daten: Gast, Zeitraum, Zimmer, Preis – alles lässt sich ändern
3. Klicke Speichern

Den Zeitraum eines Aufenthalts verschieben oder verlängern

1. Zeige auf einen Balken, bis der Mauszeiger sich in einen Doppelpfeil verwandelt
2. Ziehe den Rand nach links oder rechts, um Anreise oder Abreise zu verschieben
3. Das Fenster fragt nach, ob weboffice Verfügbarkeit und Preis für die neuen Nächte neu berechnen soll
4. Klicke Zeitraum übernehmen

Ein Zimmer zuteilen oder wechseln

Ein Aufenthalt ohne zugeteiltes Zimmer steht in der Warteliste und wird dort als Balken angezeigt.

1. Klicke auf den Balken (im Plan oder in der Warteliste)
2. Öffne das Kontextmenü (Rechtsklick)
3. Klicke Zimmer zuteilen
4. Das Fenster schlägt dir ein freies Zimmer vor
5. Wähle die Optionen:
   • Preis beibehalten: Der Preis des Aufenthalts ändert sich nicht, auch wenn das neue Zimmer eine andere Kategorie hat
   • Kategoriewechsel erlauben: Wenn aktiviert, darf das neue Zimmer eine andere Kategorie sein
6. Klicke Zuteilen

Um ein Zimmer zu wechseln, ziehst du den Balken einfach per Drag & Drop auf ein anderes Zimmer – es erscheint das gleiche Fenster.

Den Zustand eines Zimmers setzen

Der Reinigungszustand eines Zimmers zeigt an, ob es schmutzig, in Arbeit, gereinigt oder geprüft ist (kleine farbige Punkte neben dem Zimmernamen).

1. Klicke auf den Punkt neben dem Zimmernamen
2. Das Menü zeigt die vier Zustände
3. Klicke auf den gewünschten Zustand

Einen Aufenthalt stornieren

1. Klicke auf den Balken des Aufenthalts
2. Öffne das Kontextmenü (Rechtsklick)
3. Klicke Stornieren
4. Wähle die Stornogebühr:
   • Gebühr erlassen: Keine Gebühr fällig
   • Abweichende Gebühr brutto: Eine selbst bestimmte Gebühr statt der Stornogebühr
5. Trage einen Grund der Stornierung ein
6. Klicke Stornieren und bestätige

Die Reservierung ist jetzt als storniert gekennzeichnet. Ist die Anreise schon vorbei, wird die Stornierung als Nichtanreise bewertet.

Mit dem Zeitraum arbeiten

Oben im Plan kannst du:

• Mit den Pfeilen blättern: Ein Zimmer nach links oder rechts bewegen, um andere Nächte zu sehen
• «Heute» klicken: Zur aktuellen Nacht springen
• 7, 14, 31 oder 92 Tage wählen: Den Zeitraum umschalten – der Plan zeigt dann eine Woche, zwei Wochen, einen Monat oder drei Monate auf einmal

Zimmer und Aufenthalte suchen und filtern

1. Klicke Filter und Darstellung
2. Der Seitenpanel öffnet sich mit deinen Filteroptionen:
   • Kategorie: Wähle eine oder mehrere Kategorien – es werden nur Zimmer dieser Kategorien angezeigt
   • Etage: Filtere nach Stockwerk
   • Reinigung: Zeige nur Zimmer mit einem bestimmten Reinigungszustand
   • Belegung: Wähle, ob alle Zimmer, nur belegte oder nur freie Zimmer angezeigt werden
3. Im Suchfeld oben rechts kannst du nach Gastname, Zimmer oder Kategorie suchen

Der Plan zeigt jetzt nur noch die Zimmer und Aufenthalte, die zu deinen Kriterien passen. Mit Filter zurücksetzen löschst du alle Einstellungen.

Die Darstellung anpassen

Im Seitenpanel unter Darstellung kannst du einstellen:

• Farbgebung: Nach Zustand (reserviert, eingecheckt…), Buchungskanal oder Verpflegung färben
• Kompakte Zeilen: Zimmerzeilen schmaler darstellen, um mehr Nächte auf einmal zu sehen
• Zeile „Frei" zeigen: Eine Zusammenfassung, wie viele Zimmer pro Nacht noch verkäuflich sind
• Abgereiste Aufenthalte zeigen: Ausgecheckte Aufenthalte mit anzeigen
• Warteliste „Ohne Zimmer" zeigen: Aufenthalte ohne Zimmer in einer eigenen Zeile
• Legende zeigen: Farbschlüssel am oberen Rand des Plans

Aufbau des Belegungsplans

Der Plan ist wie eine Tabelle aufgebaut: Zimmer und Kategorien stehen links, Nächte von links nach rechts. Jeder Aufenthalt wird als farbiger Balken dargestellt. Farben zeigen den Zustand (reserviert, eingecheckt, storniert…) oder wahlweise den Buchungskanal oder die Verpflegung.

Am oberen Rand siehst du:

• Belegung heute: Der Prozentsatz der belegten Zimmer
• Anreisen heute: Wie viele Gäste einchecken
• Abreisen heute: Wie viele Gäste auschecken
• Frei heute: Wie viele Zimmer noch frei sind

In der Kopfzeile jeder Nacht:

• Wochentag und Datum
• Anreisen (↓): Gäste, die diese Nacht einchecken
• Abreisen (↑): Gäste, die diese Nacht auschecken

Auf einem Balken kannst du diese Symbole sehen:

• 👥 Gruppe: Der Aufenthalt ist eine Gruppe
• 📝 Notiz: Es gibt eine Notiz zum Aufenthalt
• € (orange): Der Aufenthalt hat einen offenen Betrag

Was danach passiert

Der Belegungsplan aktualisiert sich sofort. Die neue oder geänderte Reservierung ist jetzt sichtbar. Du kannst direkt weiterarbeiten – den nächsten Aufenthalt erfassen, einchecken oder stornieren.

Wenn du etwas änderst (zum Beispiel einen Aufenthalt verschiebst), wird die Änderung sofort gespeichert. Es gibt kein separates Speichern für den ganzen Plan.

Tipps und Hinweise

• Schnell einen Aufenthalt finden: Nutze die Suchleiste statt zu blättern – gib den Gastnamen, die Zimmernummer oder die Kategorie ein
• Warteliste beachten: Wenn Zimmer ohne Zuordnung fehlen, zeigt das ein gelbes Feld oben an – nutze Zimmer zuteilen, um sie zu vergeben
• Farben verstehen: Ein grüner Balken bedeutet eingecheckt, ein hellgrauer ist eine Option – schau in die Legende, wenn du unsicher bist
• Drag & Drop in der Warteliste: Auch Aufenthalte ohne Zimmer kannst du per Drag & Drop auf ein freies Zimmer ziehen
• Einstellungen speichern: Deine Filterung, Farben und der Zeitraum werden gespeichert – beim nächsten Besuch siehst du den Plan wie beim letzten Mal
• An- und Abreisen: Für größere Check-in- oder Check-out-Prozesse öffne die separate Ansicht Hotel/Anreise