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Automatische E-Mails verstehen und testen

weboffice versendet automatische E-Mails für verschiedene Ereignisse – von Rechnungen über Reservierungen bis hin zu Anfragen. Diese Seite zeigt dir, welche E-Mails das System automatisch verschickt und wie sie aufgebaut sind.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Die E-Mails werden automatisch versendet, wenn die entsprechenden Ereignisse in weboffice eintreten.

So gehst du vor

Die automatischen E-Mails erscheinen in deinem Postfach oder dem deines Teams, sobald das auslösende Ereignis eintritt. Du musst nichts tun – weboffice versendet sie nach fest vorgegebenen Mustern. Je nachdem, welche Art von E-Mail ankommt, erkennst du sofort, was zu tun ist:

Bei Anfragen von außen (Angebotsanfrage, Rückrufanfrage, Kontaktanfrage) erhältst du die Daten, die der Absender über ein Formular eingegeben hat. Prüfe die Angaben und nimm zeitnah Kontakt auf – besonders bei Rückrufanfragen sollte der Anruf schnell erfolgen.

Bei Rechnungen und Ausgaben (Eingangsrechnung verarbeitet, Eingangsrechnung mit unbekannter Adresse) prüfe die E-Mail, ob weboffice die Rechnung automatisch auslesen konnte. War es erfolgreich, siehst du Belegnummer, Lieferant, Betrag und Rechnungsdatum direkt in der E-Mail – und die Warnung, falls noch ein Zahlungslauf nötig ist. Konnte weboffice die Rechnung nicht automatisieren, liegt sie trotzdem im System unter Ausgaben bereit zur manuellen Erfassung.

Bei Reservierungen sieht der Kunde sofort, ob die Reservierung bestätigt wurde oder nicht – weboffice zeigt Tisch, Uhrzeit und Restaurantdaten in der Bestätigung an.

Bei Zeitbuchungs-Anfragen erhält der Vorgesetzte eine E-Mail mit einem Link – darüber kann er den Antrag direkt im System aufrufen und bearbeiten.

Bei Bestellungen, Kassenbons und Gutscheinen verschickt weboffice die Belege meist als PDF-Anlage.

Um zu testen, ob die E-Mail-Konfiguration funktioniert, nutze die Test-E-Mail – sie zeigt dir, ob weboffice E-Mails überhaupt versenden kann.

Aufbau der E-Mails

Jede automatische E-Mail folgt demselben Schema:

Betreffzeile: Ein aussagekräftiger Titel, zum Beispiel „Neue Angebotsanfrage eingegangen" oder „✅ Deine Rechnung wurde erfolgreich verarbeitet" – damit erkennst du sofort, worum es geht.
Inhalt: Strukturierte Informationen – Listen mit Feldnamen und Werten, Kontaktdaten, Links oder Anlage mit Belegen.
Unterschrift (falls relevant): Bei Anfragen und Reservierungen oft mit Firmennamen oder Restaurantdaten.

Die Inhalte sind nicht frei gestaltbar – weboffice befüllt jede E-Mail automatisch mit den Daten aus dem System. Das bedeutet, dass du die E-Mails immer im gleichen Format erhältst.

Die automatischen E-Mails im Überblick

Anfragen von außen

Angebotsanfrage: Ein Kunde hat über ein Formular eine Angebotsanfrage eingereicht. Du erhältst die Kontaktdaten (Vorname, Nachname, Unternehmen, Telefon, E-Mail), die Website und die ausgewählten Optionen.
Rückrufanfrage: Ein Kunde hat um Rückruf gebeten. Die E-Mail enthält die Telefonnummer – rufe so bald wie möglich zurück.
Kontaktanfrage: Ein Besucher hat das Kontaktformular ausgefüllt. Du erhältst alle Formulardaten und solltest zeitnah Kontakt aufnehmen.

Rechnungen und Ausgaben

Rechnung: Die E-Mail enthält ein Dokument mit der Rechnungsnummer, meist als PDF-Anlage.
Eingangsrechnung verarbeitet: weboffice hat eine eingereichte Rechnung automatisch ausgelesen und verarbeitet. Die E-Mail zeigt die Belegnummer, den Lieferanten, den Betrag und das Rechnungsdatum. Falls ein Zahlungslauf nötig ist, wird auch das angezeigt.
Eingangsrechnung – Adresse unbekannt: weboffice konnte deine E-Mail-Adresse nicht zuordnen und hat die Rechnung nicht automatisch verarbeitet. Sie liegt aber im System bereit zur manuellen Bearbeitung.
Mahnung: Die E-Mail enthält die Mahnung und eine Kopie der Rechnung.
Gutschein: weboffice verschickt den Gutscheinbeleg.

Reservierungen und Termine

Reservierungsbestätigung oder Absage: Der Kunde erhält eine Bestätigung mit Tisch, Uhrzeit und Restaurantdaten – oder die Nachricht, dass die Reservierung abgelehnt wurde.
Zeitbuchungs-Anfrage: Ein Mitarbeiter hat einen Antrag eingereicht. Der Antragsteller erhält eine E-Mail mit einem Link, um den Antrag im System aufzurufen und zu bearbeiten.

Bestellungen und andere Vorgänge

Bestellung: weboffice versendet die Bestellung an den Lieferanten – meist mit Bestelldaten im Dokument.
Kassenbon: Nach einer Zahlung kann der Bon per E-Mail versendet werden.
Test-E-Mail: weboffice verschickt eine Test-E-Mail, um die E-Mail-Konfiguration zu prüfen.

Was danach passiert

Die E-Mails werden automatisch versendet – du musst nicht aktiv werden, sobald das Ereignis eintritt. Das bedeutet:

Anfragen: Landen in deinem Postfach oder dem deines Teams und erfordern meist eine schnelle Reaktion (Rückruf, Kontaktaufnahme).
Rechnungen: Werden automatisch verbucht oder zur manuellen Prüfung bereitgestellt. An der E-Mail erkennst du, ob alles geklappt hat oder ob Handlung nötig ist.
Reservierungen: Der Kunde sieht sofort, ob seine Reservierung angenommen oder abgelehnt wurde.
Zeitbuchungen: Der Vorgesetzte wird benachrichtigt und kann über den Link in der E-Mail direkt reagieren.

Die Empfänger dieser E-Mails sind in den entsprechenden Modulen und Prozessen vorkonfiguriert – zum Beispiel deine Buchhaltung bei Eingangsrechnungen oder die Restaurantleitung bei Reservierungen.

Weitere Einstellungen zum E-Mail-Versand findest du unter E-Mail-Versand konfigurieren.

Tipps und Hinweise

Test-E-Mail nutzen: Wenn du die E-Mail-Konfiguration prüfen möchtest, versende eine Test-E-Mail. Sie zeigt dir, ob weboffice E-Mails korrekt versenden kann.
Fehlgeschlagene Zustellung bei unbekannter Adresse: Wenn du die Meldung „Adresse unbekannt" erhältst, wurde die Eingangsrechnung trotzdem gespeichert. Sie wartet unter Ausgaben auf manuelle Bearbeitung.
Zahlungslauf: Bei erfolgreich verarbeiteten Eingangsrechnungen siehst du in der E-Mail, wenn ein Zahlungslauf nötig ist – handele entsprechend.