Automatische E-Mails für einen Standort einrichten

Hier legst du fest, welche automatischen E-Mails weboffice von diesem Standort aus versendet – beispielsweise Terminbestätigungen, Verkaufsmitteilungen oder Erinnerungen. Du bestimmst auch, von welcher E-Mail-Adresse diese Nachrichten kommen und kannst optional deine eigene Domain nutzen.

So kommst du hierher

Öffne im Menü System den Bereich Standorte.
Wähle einen Standort aus.
Gehe auf die Registerkarte Kommunikation.

Voraussetzungen

Du musst das Recht haben, Firmendaten zu verwalten.
Um automatische Bestätigungen für Termine zu nutzen, muss das Modul Kalender aktiviert sein.
Um automatische Verkaufsmitteilungen zu nutzen, muss das Modul Kasse aktiviert sein.

So gehst du vor

E-Mail-Versand aktivieren und konfigurieren

Aktiviere den Schalter E-Mail-Benachrichtigung aktivieren, um automatische E-Mails von diesem Standort zu erlauben.
Trage die E-Mail-Adresse ein, von der weboffice die Nachrichten versendet.
Trage einen E-Mail-Sendernamen ein – das ist der Name, der dem Empfänger angezeigt wird, beispielsweise dein Geschäftsname oder eine Funktionsbezeichnung.
Klicke auf Test E-Mail versenden, um zu prüfen, dass der Versand funktioniert. Du erhältst die Test-E-Mail an deine Benutzer-E-Mail-Adresse.

Eigene Domain für den Versand nutzen (optional)

Wenn du möchtest, dass E-Mails über deine eigene Domain versendet werden, um professioneller zu wirken und bessere Zustellbarkeit zu erreichen:

Trage im Feld Domain deine Domain ein.
Klicke auf Domaineinstellungen prüfen. Weboffice zeigt dir die DNS-Einträge, die du bei deinem Domain-Anbieter eintragen musst.
Kopiere jeden DNS-Eintrag in die Verwaltung deines Domain-Anbieters. Die Einträge heißen normalerweise SPF, DKIM und DMARC. Das kann bis zu 48 Stunden dauern, bis die Einstellungen weltweit gültig sind.
Sobald alle Einträge grün mit einem Häkchen (✓) angezeigt werden, aktiviere den Schalter Eigene Domain für den Versand verwenden.
Versende wieder eine Test-E-Mail, um sicherzustellen, dass der Versand über deine Domain funktioniert.

Automatische Nachrichten für Termine einrichten (wenn Kalender aktiv ist)

Terminbestätigung

Aktiviere den Schalter E-Mail-Bestätigungsnachricht senden.
Schreibe die Nachricht in das Feld E-Mail-Bestätigungsnachricht. Sie wird automatisch versendet, sobald ein Termin gebucht wird. Du kannst Variablen wie Name, Datum und Uhrzeit verwenden – die verfügbaren Platzhalter sind in der Nachricht selbst angegeben.
Klicke auf Test-E-Mail senden, um eine Vorschau zu bekommen.

Terminerinnerung

Aktiviere den Schalter E-Mail-Erinnerungsnachricht senden.
Schreibe die Nachricht in das Feld E-Mail-Erinnerungsnachricht. Sie wird automatisch kurz vor dem gebuchten Termin versendet.
Klicke auf Test-E-Mail senden, um die Vorlage zu prüfen.

Automatische Nachrichten für Verkäufe einrichten (wenn Kasse aktiv ist)

Aktiviere den Schalter E-Mail-Verkaufsnachricht senden.
Schreibe die Nachricht in das Feld E-Mail-Verkaufsnachricht. Sie wird automatisch nach jedem Verkauf an den Kunden versendet. Du kannst auch hier Variablen verwenden.
Klicke auf Test-E-Mail senden, um die Vorlage zu prüfen.

Aufbau des Fensters

Das Fenster ist in zwei Spalten aufgeteilt:

Linke Spalte – E-Mail-Versand:

E-Mail-Benachrichtigung aktivieren: Schalter, um alle automatischen E-Mails dieses Standorts ein- oder auszuschalten.
E-Mail: Die Absenderadresse.
E-Mail-Sendername: Der Name, der dem Empfänger angezeigt wird.
Eigene Domain nutzen: Bereich für optionale Domain-Konfiguration. Erscheint nur, wenn E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind.

Rechte Spalte – E-Mail-Nachrichten:

E-Mail-Bestätigungsnachricht senden (nur wenn Kalender aktiv): Schalter und Textfeld für Terminbestätigungen.
E-Mail-Verkaufsnachricht senden (nur wenn Kasse aktiv): Schalter und Textfeld für Verkaufsbestätigungen.
E-Mail-Erinnerungsnachricht senden (nur wenn Kalender aktiv): Schalter und Textfeld für Terminerinnerungen.

Was danach passiert

Deine Einstellungen werden automatisch gespeichert. Sobald du einen Schalter aktivierst, beginnt weboffice, entsprechende E-Mails zu versenden:

Terminbestätigungen gehen an Kunden, die über dein Online-Terminbuchungssystem einen Termin buchen.
Terminerinnerungen werden vor Terminen versendet.
Verkaufsmitteilungen gehen an Kunden, deren Kassenbons eine E-Mail-Adresse enthalten.

Alle verschickten E-Mails werden im E-Mail-Protokoll protokolliert. Dort kannst du sehen, ob Mails zugestellt wurden, von wem sie gelesen worden sind und kannst den Inhalt nachschlagen.

Informationen zur automatischen SMS-Benachrichtigung für diesen Standort findest du unter Automatische SMS einrichten.

Tipps und Hinweise

DNS-Einträge und Spam-Ordner: Wenn deine Domain-Einträge falsch konfiguriert sind, landen E-Mails möglicherweise im Spam-Ordner oder werden gar nicht zugestellt. Überprüfe die Einträge regelmäßig und warte nach Änderungen bis zu 48 Stunden, bis diese weltweit übernommen wurden.
Test vor dem Start: Versende immer eine Test-E-Mail, nachdem du Änderungen vornimmst. So prüfst du, dass E-Mails von deiner Domain ankommen.
Variablen in Nachrichttexten: In den Nachrichtentexten kannst du Platzhalter verwenden, um Daten wie Kundennamen, Termin oder Bestellnummer einzufügen. Die verfügbaren Variablen sind in der Nachricht selbst angegeben.
Mehrere Standorte: Jeder Standort kann eigene E-Mail-Einstellungen und Nachrichten haben. So können verschiedene Filialen von unterschiedlichen E-Mail-Adressen versenden.